SMART Document Distribution gör det enkelt för er som avsändare att distribuera en försändelse (information, meddelanden och fakturor) på det sätt som medborgaren önskar. Distributionen kan ske till en digital brevlåda (Skatteverkets ”Mina meddelanden”), via e-post, era "Mina sidor" eller som kuverterad försändelse till den fysiska brevlådan. Om det är en faktura kan den även skickas som en eFaktura via Internetbank.

Till tjänsten levererar ni endast en (1) fil innehållande de dokument som skall distribueras samt adressinformation som används för att avgöra på vilket sätt som försändelsen smartast kan levereras till medborgaren. Om medborgarens personnummer finns tillgängligt görs en registerslagning för att se om medborgaren har en digital brevlåda dit dokumentet kan levereras. Om information för att kunna distribuera digitalt helt saknas kan dokumentet istället skrivas ut och postas till medborgaren på traditionellt sätt.

SMART Document Distribution skapas genom att våra befintliga tjänster för elektronisk förmedling kopplas ihop med en registerfunktion som avgör vilken distributionskanal som är mest lämpad för respektive dokument.

Som avsändare väljer ni vilka distributionskanaler som ni vill använda er av. Tjänsten avgör sedan vilken av dessa kanaler som är smartast att använda för respektive dokument som ni skickar.

Om många dokument kan distribueras elektroniskt finns det även en möjlighet för er som avsändare att reducera er distributionskostnad. Genom reducerade portokostnader kan ni även minska utgifterna för de dokument som skickas ut med vanlig papperspost.

Följande kanaler är tillgängliga via SMART Document Distribution

  • Mina meddelanden

    • Säker distribution till digital brevlåda i enlighet med Skatteverkets regelverk.

    • Endast möjligt för myndigheter, landsting och kommuner att vara avsändare.

  • E-post med bilaga

  • eFaktura via Internetbank

    • Distribution av fakturor till mottagarens bank.

  • Printat och kuverterat dokument via post

Följande kanaler är exempel på andra tänkbara distributionskanaler som kan komma att erbjudas i tjänsten i framtiden:

  • Facebook

  • E-post/SMS med länk till dokument (åtkomst skyddad med BankID)

  • Postnords digitala brevlåda

  • Dropbox

Som specifik kundanpassning är det även möjligt för oss att erbjuda er ytterligare önskvärda kanaler.

Övrig funktionalitet i tjänsten

  • Om en elektronisk distribution skulle misslyckas finns det möjlighet att automatiskt låta tjänsten skicka en papperskopia till medborgaren via post.

  • Som avsändare får ni i efterhand veta vilken distributionskanal som användes för respektive dokument. Ni har även möjlighet att koppla på ett arkiv så er kundtjänst kan söka fram de dokument som distribuerats via SMART Document Distribution.

  • Om ni själva inte har möjlighet att skapa det filformat som tjänsten kräver kan vi lösa det genom att göra en kundunik lösning via vår document processing-tjänst. Ni kan då skicka in någon annan typ av underlag, exempelvis en .xml-fil.