Département américain du Logement et de l’Urbanisme

En confiant à CGI l’administration des contrats, le département du Logement et de l’Urbanisme améliore son niveau de rendement

« CGI a fait face à la réglementation complexe du département du Logement et de l’Urbanisme et a réussi à en faire un programme efficace qui fonctionne vraiment. Les locateurs de l’Ohio peuvent maintenant parler à une vraie personne parce que CGI s’est engagée envers le service à la clientèle et la satisfaction de leurs besoins. »

Suzanne Cochran, Directrice générale de l’administration des contrats, Columbus Metropolitan Housing Authority

Le département américain du Logement et de l’Urbanisme supervise des milliers de propriétés multifamiliales et de la Section 8 au pays. Section 8 est un programme du Département qui fournit des logements abordables aux personnes et aux familles à faible revenu. Le département du Logement et de l’Urbanisme lançait un appel d’offre pour lui permettre de faire face aux difficultés prévues de gestion de ses propriétés dues principalement au manque de personnel. L’agence de logement Columbus Metropolitan Housing Authority (CMHA), en partenariat avec CGI, s’est vu confier en impartition l’administration des contrats pour toutes les propriétés du programme Section 8 du Département en Ohio. Depuis que CGI a pris en charge les activités quotidiennes en 2000, l’Ohio a respecté en substance le contrat du Département et celui-ci a réduit sa surveillance des activités.

Le défi
En Ohio, le département du Logement et de l’Urbanisme subventionne plus de 1000 contrats du programme Section 8 pour plus de 65 000 unités familiales. Cet important service est offert aux familles à faible niveau socioéconomique ayant besoin de logements de qualité.

Le Département craignait qu’une pénurie de personnel, déjà prévue, empêche d’assurer une gestion de portefeuille constante, ce qui priverait ses propriétaires et ses locataires du service et de l’assistance aux niveaux jugés nécessaires. Il craignait aussi un mauvais usage potentiel des fonds gouvernementaux.

Le département du Logement et de l’Urbanisme a donc lancé un appel d’offres pour impartir ses responsabilités en matière d’administration des contrats à diverses agences de logement publiques chevronnées au pays. L’impartition permet au Département de mettre en œuvre des stratégies fondées sur le rendement afin d’améliorer les résultats.

La stratégie
L’agence Columbus Metropolitan Housing Authority (CMHA), en partenariat avec CGI, a proposé au département du Logement et de l’Urbanisme la solution la plus complète et la plus économique. Le Département a jugé cette solution comme étant l’une des meilleures propositions reçues à l’échelle du pays.

Le Département a engagé CGI en mai 2000 pour mettre sur pied et gérer le programme d’administration des contrats basé sur le rendement de l’Ohio, actuellement le deuxième plus important programme du genre aux États-Unis. Avec huit des agences de logement les plus performantes en Ohio, CGI a formé un consortium fonctionnant sous l’appellation Assisted Housing Services Corporation (AHSC), une filiale à but non lucratif de la CMHA.

En moins de 120 jours suivant l’impartition, l’AHSC calculait les allocations de logement du programme Section 8, administrait les contrats d’allocation d’aide au logement (HAP) par projet de la Section 8 et faisait observer les obligations des propriétaires d’offrir des logements décents aux familles admissibles. CGI a également créé un centre de contacts pour répondre aux questions ou aux plaintes des clients et offrir un service à la clientèle supérieur.

CGI a développé un système de suivi de l’administration des contrats (CATS), une application de gestion exclusive pouvant produire le grand volume de rapports nécessaires pour l’analyse comparative et la facturation. Avec CATS, CGI peut suivre les activités et le rendement de chacune des propriétés multifamiliales qu’elle gère en Ohio, ce qui améliore la productivité et les analyses comparatives. La haute direction du département du Logement et de l’Urbanisme a émis des commentaires très élogieux sur ce système.

• Les services de CGI pour ce mandat portent sur la gestion et les services-conseils en TI
• CGI utilise Microsoft Access et HFA Manager pour ses solutions de services-conseils

Les résultats
Le département du Logement et de l’Urbanisme a jugé que les efforts de l’AHSC respectent en substance ses exigences lors de son récent examen de conformité annuel portant sur les propriétés de l’Ohio. Le Département a déclaré l’AHSC l’un des meilleurs administrateurs de contrats du pays dès sa première année d’existence.

« L’excellente planification de la structure, de l’organisation et des processus me laisse stupéfaite, a indiqué Suzanne Cochran, directrice générale de l’administration des contrats pour la CMHA. CGI a fait face à la réglementation complexe du département du Logement et de l’Urbanisme et a réussi à en faire un programme efficace qui fonctionne vraiment. Les locateurs de l’Ohio peuvent maintenant parler à une vraie personne parce que CGI s’est engagée envers le service à la clientèle et la satisfaction de leurs besoins. »

Les familles de l’Ohio qui habitent dans des propriétés de la Section 8 se voient offrir des meilleurs logements et les locateurs ont droit à une meilleure gestion et un meilleur service pour leurs contrats individuels. Le Département a évité les conséquences fâcheuses de la pénurie de personnel et a amélioré l’administration des contrats dans ses établissements en mettant en place une structure de gestion fondée sur le rendement et en impartissant l’administration de ses contrats. La vaste expérience de CGI en matière de services-conseils aux gouvernements lui a donné les outils nécessaires pour régler les problèmes d’administration des contrats de l’Ohio.