Digitaalajastu on kahtlemata kohal. Kas Sinu ettevõte on juba asendanud enda paberipõhised tööprotsessid digitaalsetega või endiselt kõhklete ning ei oska võtta seisukohta, miks peaksite paberivaba asjaajamise peale liikuma? Kogu protsess tundub esmapilgul ehk tülikas, kallis ja kasufaktor on endiselt hägune? Meil on vastuväiteid – digipööre toob mõõdetavat kasu ning lisaks annab realistliku ülevaate ja väärtusliku info näiteks sihtgruppide kohta.
Tutvu meie arutluse ja soovitustega, et mõista paremini digipööret ning sellega hõlpsasti algust teha.
ÜLDISED KASUFAKTORID
Miks alustada ja mis on paberivabaduse peamisteks motivaatoriteks? Ettevõtte digitaalseks muutumisel on kahtlemata palju kasufaktoreid. Neli suuremat ning meie jaoks ehk ka kõige olulisemad on järgnevad:
Kulude kokkuhoid
Üks peamisi digipöörde eeliseid on kulude kokkuhoid. Paberkandjal dokumentide kaotamise ja töövoogude digitaliseerimisega saavad ettevõtted säästa raha eeskätt printimise, ladustamise ja dokumentide hävitamise pealt, kuid mitte ainult.
Ajatõhusus
Elektroonilised dokumendid ja suuremal või vähemal määral automatiseeritud protsessid võimaldavad muuta kiiremaks varasemalt aeganõudvaid tegevusi. Töötajatel on võimalik mahukas infos kiiremini orienteeruda ning tänu otsingutööriistadele ja dokumentidele, mis on kergemini jagatavad muutub ettevõtte senisest ajatõhusamaks, võimaldades vabanenud aega kasutada lisandväärtuse loomiseks.
Suurem turvalisus
Elektrooniliste dokumentide ja töövahendite haldamine on võrreldes paberipõhise ettevõttega turvalisem. Paberkandjatega asjatades on alati oht, et need lähevad kuhugi „jalutama“, keegi toetab neile enda kohvitassi või satuvad need valedesse kätesse. Elektroonilised süsteemid on seevastu krüpteeritud ja nendes sisalduvad andmed turvaliselt hoiustatud. On ettevõtteid, kes kardavad digitaalset elu, sest alati on oht langeda küberkurjategijate ohvriks. Neile on olemas suurepärased lahendused andmete ja dokumentide varundamiseks, mis võimaldavad mugavalt taastada ründele eelnenud olukorra.
Keskkonnasõbralikkus
Lõpuks on paberivaba digipööre ka keskkonnasõbralikum, kui traditsioonilised paberipõhised meetodid. Kasutades paberi asemel digitaalseid vahendeid, aitavad ettevõtted vähendada metsade raiet ning paberi tootmisest ja kõrvaldamisest tulenevaid kasvuhoonegaaside heitkoguseid. Kes kõhkleb eeltoodud väidetes, saab ehk meelerahu teadmisest, et paberitööstuse CO2 emissioon moodustab globaalsest näitajast hinnanguliselt 8%, aga IT tööstuse oma 2.7%. Pealegi roheline olla on mõnus ja ka noorema generatsiooni tööotsijad pööravad sageli tähelepanu, et nende tööandja ökoloogiline jalajälg oleks võimalikul väikene.
LISANDVÄÄRTUS ANDMETÖÖTLUSEST
Lisaks eelnevale, digitaalsele dokumendihaldusele üleminek võimaldab ettevõtetel kasutada andmeid ka oma äritegevuse arendamiseks, kuna digitaliseeritud kujul andmed ja nende töötlemine annab ettevõttele väärtuslikku teavet oma klientide, toodete ja tegevuse kohta. Toome välja kolm peamist valdkonda, mis võimaldavad digitaliseerimisega seoses luua lisandväärtust:
Andmeanalüüs
Digitaalseid andmeid saab analüüsida võimsate tööriistade abil, näiteks PowerBI, et avastada enda klientide käitumismustreid, suundumusi ja teadmisi, mis annavad infot paremate äriotsuste tegemiseks. Näiteks saab jaemüüja kasutada digitaalseid andmeid klientide ostukäitumise lahkamiseks ja turunduskampaaniate kohandamiseks konkreetsetele kliendisegmentidele.
Automatiseerimine
Digitaliseerimise abil saavad ettevõtted automatiseerida paljusid rutiinseid tegevusi, näiteks andmete sisestamist ja arvete töötlemist. See annab töötajatele aega keskenduda strateegilisematele ülesannetele, mis võivad aidata kaasa ettevõtte kasvule. Samuti on automatiseerimise eeliseks inimfaktorist tingitud vigade vähendamine. Usume, et ei ole olla tore olukorras, kus peaksite ettevõttena tooma teisest riigist tagasi terve laadungi kaupa, sest keegi väljastas laost vale kauba.
Isikupärastamine
Digitaalseid andmeid saab kasutada ka kliendikogemuse personaliseerimiseks. Kliendiandmeid analüüsides saavad ettevõtted kohandada oma tooteid ja teenuseid vastavalt klientide individuaalsetele vajadustele ja eelistustele, parandades klientide lojaalsust ning seeläbi suurendades tulude kasvu.
SAMMUD PAREMA TULEVIKU POOLE
Uute lahenduste proovimise positiivne efekt kaalub iga kell üle vana hea mugavustsooni. „Nii on alati tehtud“ ja „nii on alati olnud“ - tüüpiline kaitserefleks, et mitte rakendada uusi lahendusi. Tõsi, paberivaba ülemineku rakendamine ettevõttes võib tunduda hirmuäratava ülesandena, kuid seda saab teha järk-järgult. Anname lõpetuseks kaasa mõned konkreetsed soovitused, kuidas protsessiga algust teha:
Alustage väikselt
Alustage ühe murekoha või osakonna väljaselgitamisest, kus saab paberivaba ümberkujundamist rakendada. See võimaldab ettevõttel õppida kogemustest ja täiustada süsteemi enne selle laiendamist teistele osakondadele või laiematele protsessidele. Üks samm korraga. Kui tunnete, et maja sisestest teadmistest jääb väheks, siis meie suurepärases digiriigis leiab kerge vaevaga ettevõtteid, kes saavad teid sellise kaardistuse juures aidata. Kunagi ütles keegi tark inimene järgneva lause: „Tee seda mida naudid ja kõik ülejäänud teenused osata sisse.“
Investeerige tehnoloogiasse
Investeerige paberivaba ülemineku toetamiseks vajalikku tehnoloogiasse ja tarkvarasse. See võib hõlmata dokumendihaldussüsteeme, CRM-süsteeme, väiksemaid või suuremaid liidestus- või arendustöid, elektroonilise allkirja tarkvara aga vajadusel ka skännereid ja muud riistvara.
Koolitage töötajaid
Teavitage töötajaid paberivaba ülemineku eelistest ning korraldage koolitusi uue tehnoloogia ja tarkvara kasutamise kohta. Üldiselt ei ole tegemist keeruliste või kontimurdvate süsteemidega, hakkama saab ka algaja arvutikasutaja ning turul leidub mitmeid häid ettevõtteid, kes saavad teile koolituste läbiviimisel abiks olla.
Jälgige edusamme
Jälgige edusamme ja paberivabaks muutmise mõju ettevõtte tulemusele. See aitab ettevõttel tuvastada valdkondi, kus on võimalik teha täiendavaid parandusi.
Paberivaba üleminek oluline samm ettevõtete jaoks, kes soovivad oma tegevust ühtlustada, kulusid vähendada, tõhusust parandada ja kasutada digitaalseid andmeid oma äri kasvatamiseks. Kuigi uute lahenduste rakendamine võib nõuda mõningaid jõupingutusi, on ettevõtte paberivabaks ümberkujundamise eelised selged ja pikaajalised. Investeerides vajalikku tehnoloogiasse, koolitades töötajaid ja jälgides edusamme saavad ettevõtted edukalt paberivabale keskkonnale üle minna ja nautida sellega kaasnevaid hüvesid.
Autor: Taavi Hermlin, ERP, Transpordi & Teenuste ärijuht
