TE-palveluista tulee vuoden 2025 alussa osa jokaisen kunnan peruspalveluja. Tämä muutos tuo mukanaan monia haasteita, mutta myös mahdollisuuksia kehittää palveluita, jotka vastaavat paremmin paikallisia tarpeita.
TE-palveluiden muutos sisältää työllisyyden hallintaan liittyvän henkilöstön siirtymisen kuntien palkkalistoille. Lisäksi kriittisenä osana muutosta kuntien tulee huolehtia tukien maksatuksista. Ne kattavat erilaisia tukimuotoja, jotka kohdistuvat sekä yrityksille, että suoraan yksityishenkilöille. Maksatusten ja palkkojen tulee juosta keskeytyksettä muutosvaiheen yli.
Oman mausteensa muutokseen tuo se, että monet TE-palveluihin liittyvät tehtävät ovat kunnille kokonaan uusia ja siksi tarve operatiivisen valmistelun tuelle mukaan lukien uusien tietojärjestelmien käyttökoulutus, on suuri.
Tietojärjestelmäkokonaisuus tänään
Muutoksen keskeisenä osana valmistellaan laajaa tietojärjestelmäkokonaisuutta, johon kuuluu sekä valtion kehittämis- ja hallintokeskuksen (KEHA-keskus) vastuulla olevia järjestelmiä, että kuntien omia järjestelmiä.
Valmisteluun liittyy monia avoimia kysymyksiä, jotka tulisi ratkaista pikaisella aikataululla, jotta kunnat pystyvät tekemään tarvittavat integraatiot käyttövelvoitteen piiriin kuuluviin KEHA-keskuksen tietojärjestelmiin.
Työllisyysalueita tulee olemaan yhteensä 45. Joillakin alueilla yhteen työllisyysalueeseen kuuluu yli kymmenen alueen kuntaa ja niissä on käytössä erilaisia järjestelmiä, taloushallinnon käytäntöjä ja eroja kirjanpidossa. Tämän kaltainen kokonaisuus edellyttää kuntakohtaista arviointia ja räätälöityjä ratkaisuja. Kuntien tulee tehdä tarvittavat linjaukset ja määritykset omien tarpeidensa pohjalta.
Viisi vinkkiä tietojärjestelmien muutosten valmisteluun
Laajoihin ja monimutkaisiin muutoshankkeisiin sisältyy useita eri toiminnan osa-alueita ja niitä tukevia tietojärjestelmiä. Ilman selkeää tilannekuvaa ja kokonaisuuden johtamista yksittäisiä osa-alueita edistetään toisistaan irrallaan, jolloin koko hankkeen tavoitteiden saavuttaminen saattaa vaarantua. Tässä viisi vinkkiä laajojen muutoshankkeiden johtamiseen ja niihin liittyvien tietojärjestelmien muutosten valmisteluun:
1. Hankkeiden johtaminen
Laajoja muutoshankkeita on johdettava keskitetysti. Tarvitaan hanketoimisto, joka varmistaa, että koko muutoshanketta johdetaan systemaattisesti ja läpinäkyvästi. Lisäksi hanketoimisto huolehtii keskeisten aikataulullisten, taloudellisten ja muiden riskien tunnistamisesta ja niiden aktiivisesta hallinnasta.
2. Muutostuki
Valtava muutos vaatii panostuksia muutosjohtamiseen. Kirkasta tavoitetila, strategia ja mieti valmius suhteessa muutoksen vaatimuksiin. Varmista myös, että kunnalla on riittävästi resursseja muutoksen hallintaan. Tarjoamalla muutoksen kohteena olevalle henkilöstölle koulutusta, viestintää ja tukea varmistetaan, että he voivat omaksua uudet muutokset sujuvasti. Lue lisää kollegani Saara Karasvirran blogista: ovatko kunnat valmiita johtamaan TE-muutosta?
3. Integraatioiden suunnittelu
Suunnittele huolellisesti integraatiot KEHA-keskuksen tietojärjestelmiin. Testaa rajapinnat huolellisesti varmistaen, että myös esimerkiksi virheellisestä tai puutteellisesta datasta johtuvat poikkeustilanteet saadaan hoidettua.
4. Omien järjestelmien muutokset
TE-uudistus tuo mukanaan myös monia muutoksia kunnan talous- ja palkkaprosesseihin erityisesti työllisyysalueen vastuukunnille. Määrittelytyö on tehtävä ajoissa, jotta järjestelmiin tarvittavat ja tehtävät muutokset sekä vastuujaot olisivat selvillä kaikille eri osapuolille riittävän ajoissa.
5. Riskienhallinta
Laajoissa hankkeissa tärkeää on riskienhallintasuunnitelman tuottaminen, jatkuva riskien seuranta ja poikkeamiin reagointi. Lisäksi laadi kattavat testaussuunnitelmat ja varasuunnitelmat. Aloita testaus hyvissä ajoin, jotta mahdolliset virheet voidaan korjata ennen tuotantovaihetta.
Yhteenveto
TE-palveluiden uudistus tuo mukanaan monia muutoksia, mutta keskittyminen kokonaisuuden hallintaan sekä kriittisiin osa-alueisiin, kuten maksatukseen ja palkanmaksuun, on avain onnistuneeseen siirtymään.
Olemme mukana tukemassa kuntia tässä muutoksessa. Meiltä saat vaikka hanketoimiston palveluna, joka auttaa varmistamaan, että koko muutoshanketta johdetaan systemaattisesti ja läpinäkyvästi niin, että keskeiset riskit ovat hallinnassa.
Kirjoittajasta
Jussi Vira
Kehitysjohtaja
Osaamisalueitani ovat kuntien strateginen suunnittelu ja digitaalisen muutoksen johtaminen. Minulla on myös laaja-alaista käytännön kokemusta dataan ja tekoälyyn pohjautuvista ratkaisuista. Kuinka voisin olla avuksi?
