De CSRD is van kracht: op jacht naar de data

Sinds dit jaar is de Corporate Sustainability Reporting Directive (in het Nederlands de Richtlijn Duurzaamheidsrapportering) van kracht. Deze richtlijn, kortweg CSRD, is op 16 december 2022 vastgesteld door de Europese Commissie en het Europees Parlement. Deze richtlijn vereist van grotere bedrijven dat ze vanaf 2024 moeten rapporteren over duurzaamheid, hun sociale verantwoordelijkheid en over bestuur en toezicht hierop. Daarvoor zijn door de EU-standaarden ontwikkeld die afgelopen zomer zijn gepubliceerd.

De rapportagestandaarden heten heel toepasselijk European Sustainability Reporting Standards (ESRS). De rapportage moet deel uitmaken van het financieel jaarverslag. Er is dus niet alleen bepaald waarover je moet rapporteren, maar ook wanneer. In deze blog gaan we in op wat erbij komt kijken als je de eerste rapportage op basis van deze standaard gaat maken.

Veel data

De ESRS valt op vanwege zijn omvang en complexiteit. Het lijkt alsof je in een 'jungle van eisen' belandt. Er wordt vaak gezegd dat er voor elk bedrijf meer dan 1000 datapunten zijn, maar dit ligt genuanceerder. Naast verplichte onderdelen voor alle bedrijven zijn er ook specifieke onderdelen waarover alleen gerapporteerd hoeft te worden als het voor jouw bedrijf relevant (materieel) is. Het draait dus om het rapporteren over wat voor jou materieel is en het vaststellen van jouw positie daarin. Door een risicoanalyse uit te voeren, kun je bepalen waar je staat en wat je moet doen om aan de vereisten te voldoen. Misschien voert jouw bedrijf al periodiek risicoanalyses uit en worden ook de risico’s die hier bedoeld worden al meegenomen. Deze kun je dan gebruiken voor deze rapportage.

Afhankelijk van de sector waarin jouw bedrijf opereert, kan het aantal datapunten veel minder zijn. Bovendien gaat het niet alleen om data, maar ook om beleid, plannen en roadmaps. Misschien heeft jouw bedrijf deze al, maar het kan ook zijn dat je die nog moet ontwikkelen.

Het is veel nieuwe informatie waar je grip op moet krijgen. Je moet weten welke data je moet verzamelen en hoe deze te ontsluiten. Tot nu toe had je als bedrijf grotendeels de vrijheid om zelf vorm te geven aan jouw duurzaamheidsrapportage en -ambities. Je kon bijvoorbeeld kiezen om te rapporteren over zaken als vrijwilligerswerk of dat je als bedrijf een jaarlijkse (studie)beurs uitreikt. Echter, onder de CSRD-regelgeving ben je nu verplicht te rapporteren over alles wat voor jou materieel is.

Stap 1: Vaststellen van de materialiteit

De CSRD introduceert 'dubbele materialiteit' voor de beoordeling van ESG-effecten. Hoe bepaal je nu wat materieel is voor de ESG-voetafdruk van jouw bedrijf.  Laten we als voorbeeld de financiële inkoopgegevens nemen. Daar waar je het meeste geld aan uitgeeft, is materieel voor de bedrijfsvoering. Als je gebruik maakt van bekende indicatoren kun je een eerste schatting maken van de ecologische en sociale voetafdruk van de ingekochte producten en diensten. De EU heeft dit deels al uitgewerkt in de EU-taxonomie.

Als je de informatiehuishouding goed op orde hebt, dan maakt dat de analyse van de gegevens aanzienlijk eenvoudiger. Als je de eerste keer zo'n analyse uitvoert, moet je rekening houden met veel geschatte gegevens. Na de eerste rapportage neem je maatregelen om de voetafdruk te verbeteren en de datakwaliteit te verbeteren. Hoe beter de gegevens, hoe beter er gestuurd kan worden op wat werkelijk materieel voor jouw bedrijf is.

Het kan best zo zijn dat voor jouw bedrijf slechts enkele factoren materieel zijn, zoals ingekochte materialen, fabricageprocessen, personeel en afval. In dat geval hoeft alleen hierover gerapporteerd te worden.

Het betreft niet alleen kwantitatieve, maar ook kwalitatieve informatie. In de ESRS wordt gesproken over beleid, doelstellingen, actieplannen en middelen. Je zult de doelen vaak kwantitatief formuleren, het beleid en actieplannen zijn vaak (losse) teksten. Daarnaast is jouw informatie dynamisch: er zijn jaarlijks grote of kleine veranderingen. 

Als je een factuur opmaakt, haal je jouw financiële gegevens uit het ERP-systeem. Het komt waarschijnlijk minder vaak voor dat je ook de ecologische of sociale voetafdruk vermeldt. Dit betekent dat je moet uitzoeken welke gegevens in welke systemen je kunt gebruiken als basis van de CSRD-rapportage. Welke gegevens zijn beschikbaar in het ERP-, CRM- of HR-systeem? Hoe vertaal je deze gegevens naar de sociale en ecologische impact?

Stap 2: Rapportage

Als je de data hebt opgehaald uit de systemen en andere bronnen, dan ben je bezig aan de voorbereiding van de eerste CSRD-rapportage, ook over de niet-financiële gegevens. Als je voor het eerst gaat rapporteren, zul je ervaren dat het een grote uitdaging is om alles tijdig voor elkaar te krijgen. Je vindt een heleboel verschillende documenten die soms net iets anders zijn geformuleerd. Dan is het knap lastig om precies de juiste te vinden. Neem bijvoorbeeld een beleidsdocument over diversiteit en inclusie. Als je dit twee jaar geleden hebt geformuleerd, dan is het zeer waarschijnlijk dat je het vandaag anders zou formuleren.

Je wilt dat de rapporten consistent zijn, net zoals in de financiële boekhouding. Financieel boekhouden gebeurt al heel lang en daarom zijn er veel regels opgesteld voor het rapporteren van jouw winst, voorraden en andere kosten. Iedereen moet volgens dezelfde regels rapporteren.

Voor de CSRD-rapportage sta je nog aan het begin. Je moet o.a. vastleggen hoe je de gerapporteerde gegevens hebt berekend: welke methoden en schattingen zijn gebruikt? Je wilt in de loop der jaren beter gaan monitoren en ervoor zorgen dat de gegevens vergelijkbaar blijven. Je wilt voorkomen dat er onverklaarbare pieken en dalen ontstaan door veranderingen in meetmethoden of emissiefactoren. Wanneer je meer inzicht krijgt, wil je waarschijnlijk de gegevens van eerdere jaren aanpassen aan nieuwe inzichten. Dat betekent wel dat je de gegevens en de overwegingen uit de eerdere jaren goed moet hebben opgeslagen.

Stap 3: Verbeteren voetafdruk

Deze stap is cruciaal en boeiend, omdat het je in staat stelt om gericht te sturen en verbeteringen door te voeren. Het komt overeen met het gezegde "de prijsuitreiking is na de finish, niet na de start.” Na het uitvoeren van een materialiteitsonderzoek heb je een goed beeld gekregen van welke aspecten van de bedrijfsvoering de grootste impact hebben. Door de verkregen informatie grondig te analyseren, krijg je inzicht in de verhoudingen tussen verschillende onderdelen.

Nu kun je gericht actie ondernemen. Is de impact voornamelijk te vinden in de primaire processen? Of ligt het probleem bij de leveranciers? Het kan zijn dat bepaalde aspecten, zoals transport of afval, onverwacht grote gevolgen hebben. Of misschien ligt de uitdaging juist bij het gebruik van jouw producten door jouw klanten. Door te focussen op wat materieel is, kun je de cyclus van verbetering starten. Waar liggen de grootste kansen voor vooruitgang? Dit vereist opnieuw een duik in de data.

Samen op weg naar een nieuw tijdperk

De invoering van de CSRD is een belangrijke stap in het standaardiseren van de duurzaamheidsrapportage. Met focus op het identificeren en rapporteren van materiële aspecten: datgene wat er echt toedoet. Het is niet alleen een kwestie van het opsporen van informatie, maar ook van het waarborgen van de kwaliteit van die informatie en het sturen op wat werkelijk van belang is voor jouw bedrijf en de samenleving als geheel. Dit is een continu proces van leren en groeien. Door te begrijpen wat echt van belang is, kun je gerichte acties ondernemen en de cyclus van verbetering voortzetten. Deze reis is spannend en cruciaal voor de toekomst van onze planeet en onze samenleving als geheel.

Wil je aan de slag? Wil je weten welke informatie je wel en niet beschikbaar hebt en hoe je jouw gegevens kunt schatten? In de volgende blog gaan we dieper in op stap 1: hoe krijg je met kentallen en sectorspecifieke aannames een eerste inzicht in de materialiteit. Ook gaan we bespreken hoe je dit zo kunt vastleggen dat je het in de jaren daarna eenvoudig kunt verfijnen. 

Kunnen we je nu al helpen met de voorbereiding op de CSRD-rapportage? Stuur dan een mail naar één van de auteurs van dit blog: Marion Braams of Peter Kienhuis.