Hvordan bruke Microsoft Copilot

Microsoft Copilot – 12 gode råd

Utviklingen innen anvendelse av Generativ KI går fremover i et rykende tempo. Stadig flere arbeidsoppgaver kan løses raskere og/eller med høyere kvalitet. Hva betyr dette for deg som leder, bruker eller IT-strateg? I denne bloggen tar jeg en titt på hvor vi er med Copilot fra Microsoft, primært med CRM- og ERP-brillene på.

Hva er Microsoft Copilot?

Microsoft Copilot er et program basert på kunstig intelligens og store språkmodeller. Det er en digital assistent, som Microsoft kaller den, og hjelper deg med å effektivisere og automatisere skrivearbeid. Utviklingen av Copilot-produktene til Microsoft har skjedd i et rykende tempo. Fra de første Copilotene ble lansert i 2023 har det skjedd mye. Toppleder Satya Nadella fra Microsoft har nylig lansert bølge 2 av Copilot for M365 og nå sist, agenter i Copilot for Dynamics 365.

Utviklingen av kunstig intelligens

Parallelt med utviklingen i Microsofts Copiloter, skjer det en rykende utvikling på selve fagfeltet generativ KI som muliggjør Copiloter som er raskere, bedre og smartere. Noen eksempler:

• OpenAI har lansert logikkmodellen o1. Fra å være en prediksjonsmotor for tekst, går generativ AI med dette langt i retningen å «tenke sjæl». Logikkmodellen kan for eksempel løse krimgåter av typen man finner i en Agatha Christie roman. Gi den noen ledetråder, alibier som utelukker hverandre osv., så finner den ut hvem morderen er. Og ikke bare det, den har også vært prøvd ut på opptakstesten til norske MENSA. Og der scoret den tilsvarende 120 i IQ.
• Agenter basert på generativ KI er lansert av en rekke leverandører. Med store visjoner. Og vil dukke opp i betaversjoner/preview de neste ukene og månedene. Det er ikke unikt for Microsoft, de fleste store applikasjonsleverandører som SAP, Salesforce og Oracle. Disse skal fungere som frittstående agenter som gjør en jobb innen et definert arbeidsområde, for eksempel saksbehandling innen kundeservice eller møtebooking med mulige kunder innen markedsføring/salg.
• Generelle chatboter som ChatGPT har allerede erstattet mye av de tradisjonelle Google søkene. Men om ikke lenge kommer også SearchGPT, som ble lansert som prototype i juli. Her får man konsise svar fremfor endeløse lister av lenker, sammen med kildehenvisning til hva svaret var basert på. Og mulighet for en dialog for å drille videre. I praksis en kombinasjon av det beste fra Google og ChatGPT i en samlet søkemotor.
• Generativ AI som kan ta opp elementer fra RPA (Robotisert Prosess Automatisering) har blitt lansert. Nå sist fikk vi Claude fra Anthropic som kan kontrollere musen og tastaturet på PC-en din og hjelpe deg med å gjøre arbeidsoppgaver på PC-en. Noe lignende har OpenAI lansert med Universe, som leser pikslene på skjermen din og basert på dette styrer mus og tastatur.

Nærmer vi oss Generell Kunstig Intelligens, hvor man ikke lenger kan merke forskjell på et menneske og en maskin? Kanskje ikke helt enda, men det som er helt sikkert, er at utviklingen på veien dit har en stadig økende utviklingstakt!

Global ekspertise innen KI

Hvordan bruker jeg Copilot?

Så for deg som er Microsoft kunde og må forholde deg til alt dette? Hva betyr alt dette for deg? Her følger en del konkrete råd du kan ta med deg inn i diskusjonen om hvordan ta dette i bruk i bedriften din.

1. Bli kjent med teknologien

Få oversikt over teknologien og hva hvert enkelt av Copilot produktene kan gjøre for bedriften. Første grunnpremiss: Det finnes en Copilot til ethvert Microsoft produkt! De viktigste for forretningsbrukerne er:

• Copilot for Windows. Gratisutgaven som finnes i Windows, Edge, som app, mm. Den ligner på ChatGPT, med vesensforskjellen at den er forankret i søkemotoren Bing.
• M365 Copilot. Dette er assistentene som er tilgjengelige i kontorstøtteprogramvaren og som hjelper å forfatte og sammenfatte informasjon. For eksempel automatisk lage møtereferat med aksjonspunkter fra et Teams-møte eller generere en salgsorientert presentasjon i PowerPoint fra en teknisk produktbeskrivelse i et Word-dokument
• M365 Copilot tilleggsopsjoner: Copilot for Sales, Copilot for Service og Copilot for Finance, lar deg jobbe i Outlook, Word osv. samtidig som du aksesserer og lagrer data fram og tilbake til de underliggende forretningssystemene gjennom denne Copiloten. Ikke bare Dynamics 365, men de kommer også med ferdige koblinger til SAP, Salesforce osv. Her kan brukeren for eksempel oppdatere kundeinformasjon i CRM-systemet direkte fra en e-post, eller generere et tilbudsdokument i Word med pris og produktinformasjon som kommer rett fra CRM- og ERP- systemet, uten noen gang å forlate Word.
• D365 Copilot: Assistenter som er bygd inn i alle D365 modulene og bidrar til å gjøre brukeren mer effektiv gjennom sammenfatning av info, generering av info eller automatisering av arbeidsoppgaver. De er rollespesifikke og følger funksjonaliteten til de valgte skjermbildene brukeren jobber i til enhver tid.
• Copilot i Power Platform: Dette er assistenter som sitter i lavkodeplattformen og hjelper brukeren med å generere applikasjoner, arbeidsflyter, rapporter, portaler og ikke minst egne copiloter.

2. Følg utviklingen

Følg med på utviklingen og forstå hva det nye kan brukes til. Bølge to annonseringene betyr for eksempel at M365 Copilotene går fra å være støtte for enkeltbrukere til å støtte teamarbeid, gjennom å tilby et «lerret» som flere brukere genererer noe sammen på ved hjelp av Copilot. Og det blir selvstendige agenter innen 10 områder i D365, for eksempel en som kan kvalifisere leads og ta seg av møtebooking så selgeren sparer tid. I M365 kan assistenter snart være med i Teams-møtene dine. Og ikke minst vil agentteknologien føre til store endringer i brukergrensesnitt i applikasjonene vi bruker. Vi vil snart se en utvikling mot mye mer dialogbaserte brukergrensesnitt og vekk fra de tradisjonelle skjemabaserte brukergrensesnittene folk er vant til. Microsofts produktannonseringer, webinarer og seminarer og blogger er gode kilder hvis du vil følge utviklingen.

3. Hold utkikk etter sikkerhetsrisikoer

Ha kontroll på sikkerhet og tilgang. Det er mye utrygghet blant brukere og potensielle sikkerhetsrisikoer og personvernproblem¬stillinger man bør ha kontroll på. Copilotene følger sikkerhetsopplegget bedriften har lagt opp til. Med andre ord ser den akkurat de samme brukeren har tilgang til og ikke mer. Så en Copilot vil aldri se det brukeren ikke kunne funnet selv. Men den er mye flinkere til å lete, så fins det for eksempel et dokument med sensitiv HR-info godt bortgjemt, men tilgjengelig, så kan du ta det for gitt at Copiloten finner det for deg. Så god tilgangsstyring og kategorisering blir viktig. På så måte kan Purview være et godt verktøy for de som ikke har alt på plass her. På dette området kan det også være verdt å merke seg at Microsoft aldri bruker bedriftens data til å lære opp Copilotene. Og de har for øvrig et godt rammeverk innen ansvarlig KI som kan være greit å sette seg inn i så man vet hva man kan forvente.

4. Eksperimenter med ulike prompts

Å arbeide med brukeradopsjon er sentralt. Brukerne må både forstå hva Copiloten kan gjøre for dem, og hvordan en skal be den om å gjøre det. Følgende eksempel med M365 Copilot viser dette på en god måte:

«Oppsummer alle mine mailer, Teams meldinger og kanalaktivitet siste 3 uker. Lag en liste over alle gjøremål fra disse i en egen kolonne. Foreslå oppfølgingsaktiviteter, om mulig i en ekstra kolonne. Tabellen bør se ut som dette: Type (Mail/Teams/Kanal) | Emne | Oppsummering | Gjøremål | Foreslått oppfølging. Hvis jeg er nevnt direkte, uthev skriften i emnekolonnen»

Dette er en utrolig kraftig kommando. Etter noen ukers ferie får du en strukturert og god oppsummering av alt du har i innboksene dine, inkludert forslag til aktivitetsplan. MEN: Ingen uerfaren bruker ville klare å finne på en slik kommando uten opplæring. I realiteten skal en lære et nytt språk for å få utnytte av disse assistentene. Så grundig jobbing med opplæring blir viktig. Og ikke minst å lage regimer for erfaringsdeling og synliggjøring av gevinster gjennom interne nyhetsbrev, diskusjonsgrupper, korte delingsmøter, dyrke fram «interne champions» osv.

Heldigvis har også Microsoft innsett dette, så i mange av Copilotene er det innebygde «prompt guides» som med et enkelt klikk, lister opp mulige kommandoer.

5. Ikke spre innføringen tynt ut

Fokuser innføringen på konkrete brukergrupper eller «use cases». Erfaringene fra mange av de større bedriftene som har vært tidlig ute med implementering, har vært at dette lønner seg. Start med et konkret område eller en gruppe og utvid etter hvert, samtidig som man deler erfaringer. Noen av bedriftene som har spredt lisensene bredt utover med noen få brukere i hver avdeling, i stedet for alle eller ingen, har erfart at bruken da fort har dabbet av etter at nyhetens interesse har lagt seg. Dette gjelder spesielt når man innfører M365 Copilot.

6. Vær tålmodig

Aksepter at alt ikke er perfekt. Det ligger i denne typen teknologi sin natur at den ikke er perfekt. Spesielt når det gjelder generering og sammenfatning av tekst. Det er ingen grunn til ikke å ta den i bruk. Den gir gode produktivitetsgevinster på sine egne premisser. Men man må bruke den med dette som utgangspunkt. Du får bidrag til å generere tekst, men du må huske på at det er et startpunkt som kanskje tar deg 80% av veien til et ferdig resultat. Og at det er ditt ansvar å levere de siste 20% og at innholdet er riktig. Det samme kritiske blikket gjelder når du leser sammenfattet informasjon, eller når du ser over informasjonen en Copilot foreslår å lagre inn i et forretningssystem.

7. Start med M365 Copilot

Begynn med M365 dersom bedriften har både D365 og M365 Copilots. Det å utnytte å ha en assistent med deg på skjermen uansett hvor du jobber krever en varig endring i brukeratferd. Min anbefaling er å starte i M365 Copilot dersom bedriften har investert i disse. Rett og slett fordi dette er programvare som brukes av kontorarbeidere nesten hele tiden. Har en endret sine arbeidsmåter i M365 vil det å ta i bruk Copilotene i D365 skje nesten av seg selv. Men om en ikke tar i bruk M365 Copilotene med en gang og har D365, er det likevel ingen grunn til å vente med å ta i bruk Copilotene her. Disse er som kjent gratis og kan tas i bruk med ganske enkelt arbeid på oppsettsiden. Men da bør en også her legge samme vekt på stegvis implementering og sterkt fokus på brukeradopsjon.

8. Ta deretter fatt på D365 Copilot

Tenk på D365 Copilotene som generell funksjonalitet på lik linje med annen funksjonalitet i applikasjonene. Det er egentlig ingen grunn til å vente med å ta dem i bruk. Primært hjelper Copilotene deg å hente fram informasjon, sammenstille informasjon og forfatte tekst med utgangspunkt i den rollen du har når du bruker en gitt applikasjon. De ser ingen andre data enn det du i utgangspunktet har aksess til som bruker, så de er personlige i forhold til din rolle. Og de er der for å hjelpe deg med å gjøre jobben mer effektivt og med høyere kvalitet. På en del områder kompletterer de også annen KI basert assistanse som allerede ligger i løsningene.

9. Få et forsprang nå!

Ikke vent på at ting skal bli ferdigutviklet! Dette er produkter som har en uhyre rask utviklingstakt. Faktisk den høyeste jeg har sett i programvareindustrien i de 30+ årene jeg har hatt noe med den å gjøre. Ikke minst fordi generativ KI også brukes i selve produktutviklingen. De fleste Copilotene har månedlige releaser, så det er viktig å akseptere at man hopper på et tog i fart. Og min anbefaling er å gjøre det, fremfor å bli stående igjen på perrongen fordi en venter på en trygghetsfølelse fra at ting skal bli modne og ferdige. Det kan fort føre til at man blir akterutseilt. Til forskjell fra tradisjonell programvareutvikling, testes disse produktene gjennom storskala bruk internt i Microsoft mens de utvikles. Det medfører en atskillig mye høyere kvalitet på produktet enn man vanligvis vil ha fra en release 1.0.

10. Forbered deg på lansering

Sjekk underliggende oppsett før Copilotene gjøres tilgjengelig for brukerne. Microsoft vil gjerne at Copilotene skal brukes, så i Dynamics kommer de ofte ferdig påslått når en oppgraderer. Men noen av dem krever litt underliggende oppsett før de fungerer. Så om man ikke passer på at det er på plass, og lar brukerne prøve seg fram fritt, risikerer en desillusjonerte brukere og en tøffere jobb med brukeradopsjon enn nødvendig

11. Vente på at Copilot kommer på norsk?

Aksepter at språkstøtte kommer gradvis. Språkstøtte innføres funksjon for funksjon, spesielt i D365 Copilotene. Typisk kommer det støtte for en håndfull språk innledningsvis, og så øker omfanget for hver månedlige release. Det er godt dokumentert hva som støttes hvor og når. Tenk derfor ikke at man skal vente på at alt skal være tilgjengelig på norsk, men se på den enkelte funksjonaliteten du ønsker å ta i bruk og begynn med den i tråd med behovene du har for språkstøtte.

12. Følg forskning på området

Microsoft har en egen webside, Microsoft Worklab, hvor de publiserer relevant forskning. Der finner du mye relevant informasjon. Lokal forskning finnes også. For eksempel publiserte NTNU nylig en stor rapport om M365 i offentlig sektor i Norge som har mange gode råd. Den finner du her.

Benytt deg av Copiloter fra Microsoft i dag

Summa summarum: Hopp i det – men ha realistiske forventninger!

Utforsk våre tjenester innen KI