Robotic Process Automation RPA er software roboter som har til mål å ta over repetitive og manuelle oppgaver slik at de ansatte kan bruke sin tid på annet verdiskapende arbeid. RPA beskrives ofte som virtuelle ansatte som utfører oppgaver som ikke trenger å bli vurdert av mennesker så lenge det ikke skjer noe uventet som krever menneskelig vurderingsevne.

RPA er enkelt å innføre, det krever ingen store investeringer, og det gir raskt en positiv effekt. Selv om RPA selvfølgelig ikke er en universalløsning for alle utfordringer som finnes i virksomheten, er det ingen tvil om at det er en teknologi som kan bidra positivt på mange områder. Vi skal her forsøke å beskrive noen av de områdene der RPA kan gjøre en stor forskjell og hjelpe virksomheten til å bli mer effektiv.
 

Økt verdiskapning: De ansatte kan fokusere på annet verdiskapende arbeid

Det er selvfølgelig ikke slik at alt repeterende og manuelt arbeid ikke er viktig eller kan være verdiskapende. Men ofte viser det seg at det er denne typen oppgaver som gjør at ansatte må nedprioritere andre viktige oppgaver som kunne ha skapt mer verdier for virksomheten.

Ved å implementere en software robot kan denne enkelt bli satt til å utføre manuelle og repetitive oppgaver nøyaktig slik en ansatt ville gjort det. Det vil si at software roboten bruker systemene på akkurat samme måten som den ansatte, noe som betyr at det ikke er nødvendig med systemendringer eller integrasjoner for å få dette til å fungere.

I tillegg til økt verdiskapning, vil innføringen av RPA ofte øke motivasjonen til de ansatte siden de kan bruke sin tid på mer utfordrende oppgaver. Ikke sjeldent kan dette bidra til økt arbeidsinnsats og redusert stress.
 

Økt kvalitet: En software robot gjør alltid jobben på samme måten

RPA er mest egnet når arbeidsoppgaven gjennomføres på samme måten hele tiden og er basert på standard data som kan leses av en maskin. Når software roboten vet hva den skal gjøre, vil den gjøre det på nøyaktig den samme måten hver gang. Den blir ikke sliten eller trøtt, og den tar ingen snarveier for å bli fort ferdig. Den blir rett og slett aldri lei av å gjøre samme oppgave om og om igjen.

Økt kvalitet er dermed også ofte en vesentlig gevinst ved å innføre PRA for visse typer oppgaver.

Selvfølgelig kan roboten også håndtere avvik. Kjente avvik kan ofte programmeres slik at roboten selv kan håndtere det, og dersom det oppstår en ukjent situasjon kan oppgaven videresendes en ansatt som da kan håndtere saken manuelt.
 

Økt produktivitet: En software robot kan jobbe kontinuerlig uten å bli sliten

Det kan nesten høres ut som vanlige ansatte er litt vanskelige når de en gang imellom blir slitne eller vil gjøre noe annet enn å jobbe. Sånn er det selvfølgelig ikke. Men det er et faktum at en software robot kan jobbe 24 timer i døgnet hver dag hele året uten å bli sliten. Det er klart at for visse typer oppgaver kan dette være en fordel å kunne tilby en tjeneste uten å tenke på åpningstider, overtid, ferie, sykdom, og andre ting som ha en effekt på produktiviteten.

Det må også nevnes at det er enkelt å skape fleksibilitet med software roboter. Dersom det er perioder med stor belastning, krever det ikke mye å tilpasse RPA til arbeidsmengden. Man slipper dermed å belaste andre ansatte med økt arbeidsmengde eller skaffe vikarer i perioder med stor pågang.
 

Enkelt integrasjon: La systemene snakke sammen uten full systemintegrasjon

Det er ingenting galt med å integrere virksomhetens systemer slik at de fungerer sømløst. Imidlertid kan RPA være en fullgod erstatning for systemintegrasjon både midlertidig og permanent. Det å overføre data fra ett system til et annet trenger ikke nødvendigvis en systemintegrasjon når informasjonen kan kopieres fra den ene til det andre av RPA. Ofte ser vi at dette er et like godt og billigere alternativ, ikke minst der det er planlagt større system- eller prosessendringer i fremtiden som gjør at en systemintegrasjon ikke er en aktuell løsning.
 

Redusert kost: Gjøre mer for mindre

Det er ingen tvil om at RPA kan redusere kostnadene. En software robot koster adskillig mindre enn en ansatt og den gjennomfører oppgaven mye raskere. En robot produserer altså mer for en mindre kostnad.

Dersom formålet er å redusere virksomhetens kostnader kan RPA altså være en rimelig investering for å nå målet. For selv om det å innføre virtuelle ansatte er en investering, viser erfaringen at ‘Return on Investment’ (ROI) er veldig kort.
 

Økt kundetilfredshet: Hurtigere respons, økt kvalitet og billigere tjenester

Mye av det om er nevnt ovenfor har et internt fokus, det vil si hva RPA kan gjøre for virksomheten. Men det er klart at mange av effektene som kan oppleves internt i virksomheten kan ha en positiv effekt for kundene. Saksbehandlingen kan går raskere og kan gis 24/7, resultatene blir oftere korrekte, og tjenestene kan – dersom det er aktuelt – bli billigere.

Økt kundetilfredshet er derfor ofte en av de viktigste resultatene av å innføre RPA, og kan derfor vise seg å være et strategisk virkemiddel for å nå virksomhetens mål.

 

Vil du vite mer? 

Ta kontakt med:

Terje Fladseth
terje.fladseth@cgi.com
+47 970 07 103