La solution Rondo Procure-to-Pay (de la demande d’achat au paiement) de CGI gère toutes les factures d’achat des 370 restaurants indépendants de la chaîne Hesburger, qui sont en activité dans cinq pays.

« Nous voulions rendre l’administration financière plus rapide et plus efficace. Concrètement, nous recherchions davantage de traitements automatisés pour réduire les tâches manuelles. Rondo Procure-to-Pay s’est révélé être la solution de pointe qui existe sur le marché », a déclaré Henrik Kiviluoto, contrôleur chez Salmela Companies Oy. Cette entreprise est responsable de la gestion du cycle de vie de la facturation des achats pour les restaurants du groupe Hesburger.

« Nous comptons un grand nombre d’utilisateurs de Rondo. Par convention dans le secteur, lorsque des gérants de restaurant chargés de la vérification des factures prennent des vacances ou changent d’établissement, ils doivent toujours avoir un délégué. La gestion des droits d’accès des délégués était une tâche laborieuse avant la mise en place du système actuel. Rondo Procure-to-Pay simplifie ce processus », a-t-il ajouté.

Une interface utilisateur partagée par tous

Selon Henrik, le fait que l’interface utilisateur sur navigateur de Rondo soit identique pour tous, que l’on soit établi dans l’un des restaurants de Hesburger ou au siège social de l’entreprise à Turku, constitue également un avantage important.

« Bien que les restaurants soient indépendants, nous gérons leur gestion financière de manière centralisée. La quantité des factures est énorme et l’interface compte environ 40 grands utilisateurs établis au siège social », a-t-il affirmé.

Numérisation des factures papier

Dans le secteur de la restauration, de nombreux fournisseurs au stade de petite entreprise n’ont pas encore adopté la facturation électronique. Pour une société de la taille de Hesburger, il s’agit d’une grande quantité de factures à examiner manuellement. On souhaite cependant davantage d’automatisation.

« Bon nombre d’entreprises exigent de leurs fournisseurs une facturation électronique. Nous avons emboîté le pas très tôt, sans toutefois demander à nos fournisseurs de faire la même chose », a déclaré Henrik. « Nous procédons actuellement au déploiement d’une fonctionnalité supplémentaire qui redirige automatiquement à Rondo les factures envoyées par courriel sous forme de pièces jointes. En l’état actuel des choses, nous développons l’ensemble du système dans un bel esprit de coopération avec CGI. Lors de nos réunions conjointes, nous discutons également de nos suggestions de développement », a-t-il conclu.

Rondo est la solution de pointe du marché

En 2014, Salmela Companies Oy a comparé les options existant sur le marché. L’extensibilité figurait parmi ses critères de recherche importants, car l’entreprise prévoit de poursuivre son développement tant à l’échelle nationale que sur le plan international. Il est primordial que Hesburger puisse intégrer de nouveaux restaurants dans le système sans l’aide d’un fournisseur.

« Grâce à cette comparaison exhaustive, nous nous sommes actualisés à la version la plus récente de Rondo », a affirmé Henrik.

Avantages de rondo procure-to-pay

  • Processus centralisés et simplifiés
  • Facilement adaptable à différents environnements et processus de facturation
  • Conforme aux exigences en matière de sécurité des données et piste de vérification complète
  • Polyvalente en matière de surveillance et de gestion des factures
  • Plusieurs fonctions automatisées permettant de réduire le travail manuel