Ennen kesää 2017 päätökseen viety Raision SAP S/4 -projekti oli kaltaiselleni seniorille kuin kevään suloinen kosketus. 21 vuotta aikaisemmin olin aloittanut SAP-noviisina Suomen toisessa SAP R/3 –projektissa Nokian Matkapuhelimilla, ja nyt sain kunnian päästä vetämään uuden sukupolven SAP-version käyttöönottoa, ensimmäisenä Suomessa!
Eihän tällainen pilottiprojekti pahalta tietenkään ansioluettelossakaan näytä – paitsi tietenkin epäonnistuessaan – mutta käytännössä uteliaisuus ja kiinnostus uutta kohtaan veivät voiton jopa terveestä pelosta ja epävarmuudesta, ja ajatus kehityksen kärjessä kiitämisestä motivoi ottamaan haasteen vastaan. Ja etenkin, kun kyse oli greenfield-implementoinnista, joita vain harva meistä on ikinä päässyt tekemään, oli itsensä ja projektitiimin sitouttaminen näiltä osin helppoa.
Projektin laajuuteen kuului, että Raision elinkaarensa päähän tullut SAP R/3 korvattaisiin uusimplementointina uudella SAP S/4 HANA:lla, jonka ”konepellin alla” hyrisisi tehokkaasti muistia käyttävän muskelikoneen lisäksi upouusi ”Simple Finance on premise” ja ”embedded BW” ja ”BPC as embedded BW”.
Sen sijaan logistiikan toiminnallisuudet oli tarkoitus siirtää sellaisinaan uuteen ympäristöön. Valitettavasti logistiikan kehittämisen hinta olisi tässä yhteydessä muodostunut liian korkeaksi ja toimitusaika liian pitkäksi, joten niiden hankinnasta jouduttiin järkisyistä johtuen luopumaan tässä vaiheessa. Projektipäällikön näkökulmasta tämä on tervettä ja tervetullutta rationalismia.
Uunituore teknologia lennosta käyttöön
Uutuudet tässä Raisio Unite -projektiksi ristityssä lempilapsessani eivät rajoittuneet pelkästään uuteen ERP-versioon, vaan samalla otettiin käyttöön myös upouusi versio SAP:n hermokeskuksesta, Solution Managerista.
Sen osalta olimme vielä enemmän etukenossa ja nappasimme tuotteen käyttöön kehitystiimin käsistä aivan uunituoreena, minkä vuoksi tie oli osin kivinen, järjestelmän lastentauteja parannellessa. Teknisen projektipäällikön ja teknisen tiimin ranteista löytyi onneksi tarpeeksi ruista teknisten ongelmien ratkaisemiseen.
Veimme projektissa härkäpäisesti läpi Solution Manager – mallin ja uskallan väittää, että teimme uraauurtavaa työtä näiltä osin myös omassa organisaatiossamme. Panostamme jatkossa siihen, että teemme kaiken eli määrittelyn, toteutuksen, testauksen, dokumentoinnin, poikkeamien hallinnan, monitoroinnin ja jopa projektinhallinnan Solution Managerissa.
Projektin ensimmäisessä vaiheessa määrittelimme asiakkaan kanssa Global Templaten. Se, että asiakas jätti määrittelyvaiheen eli Global Template -vaiheen päättyessä osan muutosehdotuksista hyllylle, oli kolaus konsulttiemme itsetunnolle ja innovatiivisuudelle, mutta syksyn ja talven massiiviset tuntitoteumat osoittivat sen olleen lopulta oikea päätös.
Hikeä, verta ja onnistumisia
Niin sanotusti ”paras mahdollinen ratkaisu”, innovatiivisuus, tiukka projektipäällikkö ja toimiva ohjausryhmä eivät valitettavasti aina ole kavereita keskenään. Väittäisin kuitenkin, että jos vaihtoehtoina ovat vapaa innovointi ja tiukka projektinhallinta, on jälkimmäinen sittenkin parempi vaihtoehto.
Ajattelen lämmöllä asiakkaan projektipäällikköä ja ohjausryhmää, joilla oli kyky pitää projektia kasassa omalta osaltaan. Tulokset eivät olisi näin hyviä, ellemme olisi määrätietoisesti vieneet tätä projektia läpi harmaan kiven, vaikka tällä metodilla ei välttämättä aina ystäviä saakaan.
Projektin toisessa vaiheessa tehty varsinainen toteutus oli mielenkiintoinen ja toisaalta hyvin perinteinen yhdistelmä hikeä, verta, turhautumista, väärinkäsityksiä, pieniä onnistumisia ja suuria onnistumisia - ja tietenkin huonoja vitsejä, jotka nekin ovat edellytys onnistuneelle projektille.
Pioneeri ei pääse helpolla
Edelläkävijä joutuu usein myös tienraivaajaksi. Lopulta käyttöönotto kuitenkin sujui rauhallisesti ja mallikkaasti, vain kuukauden myöhässä alkuperäisestä aikataulusta. On upeaa, että asiakkaan tietohallintojohtaja on Tietoviikossa verrannut SAP S/4 HANA:n käyttöönottoa ja sen tehokkuutta sydämensiirtoon. Sanottakoon, että käyttöönoton suunnitteluun ja käyttöönottosuunnitelmaan todella panostettiin ja käyttöönottoa käytiin läpi etukäteen useasti myös asiakkaan pitämissä infotilaisuuksissa - ja se todella kannatti.
Yksi oppi, jonka tässä yhteydessä sain, oli se, että vaikka käyttöönottoa pidettäisiin miten helppona tahansa, ainakin osan toimittajan tiimistä on joka tapauksessa syytä olla asiakkaan luona, heidän lähitukenaan. Sen hyödyt ovat huomattavasti kustannuksia suuremmat. Projektipäällikölle se velvollisuus – tai oikeus - kuuluu mielestäni luontoisetuna, osana virkavelvollisuuksia.
Voisin sanoa, että projektipäällikön näkökulmasta projekti oli kokonaisuutena ”haasteellinen, mutta mielenkiintoinen”. Eräs nykyään usein siteeraamani teos on Jari Tammen 2016 julkaisema Suuri Ällösanakirja, jonka mukaan ilmaisu ”haasteellinen” tarkoittaisi tässä tapauksessa sitä, projekti oli todella vaikea tai mahdoton, mutta samalla vihjailisin tiimin epäpätevyydestä tai osaamattomuudesta. Ja kun britti sanoo asian olevan ”mielenkiintoinen”, useimmat meistä mieltävät asian olevan kaikkea muuta kuin mielenkiintoinen.
Toimittaja-asiakas -rajan tuleekin häilyä
Projekti oli vaikea, mutta ei mahdoton, kuten lopputuloksesta näemme. Sellaiseen lopputulokseen ei myöskään ole mahdollista päästä epäpätevän tiimin kanssa. Epäonnistuminen ei ollut meille edes vaihtoehto. Mielenkiintoisena projektia puolestaan ovat pitäneet myös muut asiakkaamme, potentiaaliset asiakkaamme ja sidosryhmämme ja haastavan tienraivaajaprojektin suurena ansiona onkin olla nimenomaan osoitus meidän osaamisestamme ja kyvystämme olla teknologisen kehityksen kärjessä.
Lisäksi toteutimme projektissa Winning Team – valmennuksen ja DISC-työtapa-analyysin yhdessä asiakkaan kanssa, joka sekin on uusi tapa toimia asiakasprojekteissa ja joka toisaalta vahvistaa käsityksen siitä, mikä oikeasti on onnistuneen projektin avaintekijä. Onnistumisen edellytys on tietysti ammattitaitoinen, sitoutunut ja yhteen hitsautunut yhteinen projektitiimi, jota projektipäällikön näkökulmasta on ilo johtaa ja jonka ilot ja surut ovat kuin oman perheen iloja ja suruja.
Arvostan suuresti sitä, että olemme kyenneet häivyttämään asiakkaan ja toimittajan välisen rajapinnan ja vastakkainasettelun, ja pidän sitä merkittävänä projektin menestystekijänä.
Nuoret kyvyt esiin
Vakavasti puhuen: projektitiimissä on myös syytä miettiä sijaisuuksia ja backupeja vakavasti ja ottaa ne mukaan riskienhallintasuunnitelmaan. Oman toimen ohella projektia voi tehdä rajallisen ajan ja rajallisen määrän terveyttään pilaamatta, mutta ideaalista olisi saada projektille omat, dedikoidut resurssit myös asiakasorganisaation puolelta.
CGI:n puolella sijaisuudet toimivat: minua sijaisti sairauslomani aikana tekninen projektipäällikkö ja erästä konsulttiamme hänen sairastuessaan hänen kanssaan tiiminä töitä tehnyt juniorikonsultti. On ollut ilo huomata, miten ”juniorikonsulttimme” ovat toimineet projektissa. Käytän lainausmerkkejä siksi, että näitä ”junnuja” ei voi enää millään mittarilla pitää junioreina. He ovat täysin kannuksensa ansainneet, enkä enää loukkaa heitä vähättelevällä ”juniori”-etuliitteellä.
Mahtavaa oli myös huomata, miten kokeneemmat konsultit ovat antaneet nuorille kyvyillemme mahdollisuuden ja tilaa kasvaa positiivisessa ja rakentavassa hengessä. Toistan: onnistumisen edellytys on ammattitaitoinen, sitoutunut ja yhteen hitsautunut projektitiimi.
Maailma tarvitsee esikuvia
Seuraavaksi teemme roll-outin Puolassa ja testaamme samalla roll-out – metodologian lisäksi vielä yhtä uutta työkalua, nimittäin SAP Activate -projektimetodologiaa. Siinäkin olemme uranuurtaja ja toivon voivani kohta kertoa siitä seuraavan menestystarinan.
Tällä hetkellä hytinä siitä, että olemme projektimetodologian suhteen menossa oikeaan suuntaan, on vahva, ja projektipäällikköminäni odottaa innoissaan metodologian happotestausta.
Erään saksalaisen automerkin slogania lainatakseni ”maailma tarvitsee esikuvia” – enkä näe mitään syytä, miksemme voisi CGI:llä ja Raisiossa olla esikuvana muille.
Raisio sai todella hyvän järjestelmän. Me kaikki projektissa mukana olleet voimme olla siitä todella ylpeitä. Kesän viimeinkin kolkutellessa ovella on siis aika pompata ”Bemarin” ohjaimiin – ja antaa sille kunnolla HANAA!
Lisätietoja
Sanna Verho, projektipäällikkö
sanna.verho@cgi.com
