HR:n tuottavuusloikka – miten tukitoiminnosta tehdään liiketoiminnan menestystekijä?

HR mielletään usein tukitoiminnoksi ja sellaisena se pysyykin, jos HR:n tuottavuutta ei kasvateta. Niin kauan, kun ihmisten kapasiteettia tuhlataan rutiinitöihin, jotka järjestelmät hoitaisivat paremmin ja tehokkaammin, HR tuottaa enemmän kustannuksia kuin tuloksia.

HR:n tuottavuus tai tuottamattomuus vaikuttaa koko organisaatioon, sillä kaikki käyttävät HR-palvelua – jokainen työntekijä, esimies, johtaja, IT, tuotanto, HR itse, aivan jokainen! Yrityksen ulkopuolelle HR:n tehokkuus näkyy rekrytoinnissa imagotekijänä ja luo työnhakijalle mielikuvaa yrityksen toiminnasta ja yrityksen luotettavuudesta työnantajana.

Ei siis ole yhdentekevää, millä tehokkuudella HR-palvelu tuotetaan ja millainen kokemus esimiehillä sekä nykyisillä ja potentiaalisilla työntekijöillä palvelusta on.

Mitä jos HR ei ole tuottava? Miten HR:sta tehdään taustalla olevan tukitoiminnon sijaan liiketoiminnan menestystekijä ja kenen vastuulla se on?

3 vauhtiaskelta HR:n suureen tuottavuusloikkaan

Joskus HR:ssa uskotaan, että työntekijät ja esimiehet eivät ole valmiita siirtymään tuottavampiin toimintatapoihin. Niin, ensimmäinen virhe: uskomus. Älä oleta, vaan tiedä! Selvitä, mikä on nykytilanne ja toimi sen mukaisesti.

Kuinka kaukaa ja millä tavoilla vauhtia pitäisi ottaa kunnon tuottavuusloikkaan?

1. Tee nykytilan kartoitus

HR:n omat uskomukset ja arvailut yleensä aliarvioivat työntekijöiden ja esimiesten tarpeet ja toiveet. Siksi ensimmäiseksi on kartoitettava, miten tuottavaksi ja käyttäjäystävälliseksi prosessiin osallistuvat kokevat palvelun.

Tässä on huomioitava kaikki HR:n palvelun käyttäjät: työntekijät, esimiehet, johto, sidosryhmät. Lisäksi on selvitettävä, miten HR itse kokee nykyisen toimintatavan.

Prosessin läpikävely ja kirjaaminen vaihe vaiheelta vaatii haastatteluja ja kirjoituspöytätyöskentelyä, mutta tämän dokumentaation pohjalta on helppoa kuvata tavoitetila.
Nykytilan kartoituksen voi teettää myös ulkopuolisella asiantuntijalla. Tällöin saadaan jo alkuvaiheessa ulkopuolista näkökulmaa ja puolueettomuutta.

2. Aseta tavoitteet

Tuotannollisessa toiminnassa tai palvelutuotannossa tuottavuudelle asetetaan vuosittaiset kasvutavoitteet. Esimerkiksi tulevan kauden aikana tuotannon kasvutavoite on 4 % ja se toteutetaan toimenpiteillä x ja y, sekä investoimalla kohteisiin z ja w.

HR:n tuottavuuden kasvutavoite asetetaan vastaavalla tavalla, sen saavuttamiseksi tehtävät toimenpiteet nimetään ja mahdolliset investointikohteet yksilöidään. HR:n tuottavuuden kasvutavoite yksilöidään HR:n tuottamiin tuotoksiin, esimerkiksi henkilöstöraportit, rekrytoinnit, palkkalipukeiden lukumäärä, työtodistusten määrä ja näihin toimenpiteisiin käytetyt resurssit. Tavoitteiden pohjalta voidaan suunnitella aito tuottavuusloikka ja mitata tuloksia.

3. Selvitä panosten ja tuotosten suhde

Jos palkat maksetaan ajallaan ja johto saa pyytämänsä raportit, HR:n toimintatapoja ei välttämättä tarkastella kriittisesti. HR:n on itse pystyttävä arvioimaan, mitä odotettujen tuotosten aikaansaaminen vaatii ja voitaisiinko asioita tehdä tuottavammin.

Jos johdon kuukausittain pyytämä raportti tulee aina ajallaan, johto on tyytyväinen eikä näe syytä muuttaa prosessia. Taustalla HR-asiantuntija voi joutua keräämään ja yhdistelemään tietoa useasta eri järjestelmästä ja Excel-taulukosta.

Kuitenkin nykyiset järjestelmät mahdollistavat sen, että johto voisi ajaa raportin haluamanaan ajankohtana helposti tai tarkistaa avainluvut reaaliajassa räätälöidyltä dashboardilta. Näin henkilötyön ja virheiden määrä vähenee, sillä mitä enemmän inhimillistä käsityötä, sitä suurempi riski, että data on virheellistä.

Kukaan muu ei tule antamaan vauhtia, vaan HR:n on itse otettava tuottavuusloikka.

Kuka vastaa HR:n tuottavuudesta?

Paradoksaalista kyllä, HR voi olla oman tuottavuutensa kasvun ja palvelun kehityksen este, jos HR ei itse ota vastuuta tuottavuudesta. Tyypillisesti yrityksissä investointihalukkuus HR:ään on vähäistä verrattuna tuotannon investointeihin, koska sen vaikutukset yrityksen liiketoimintaan koetaan vähäpätöisinä.

HR:n tuottavuus vaikuttaa kuitenkin koko henkilöstöön ja kaikki HR-prosesseihin käytetty ylimääräinen aika on pois liiketoiminnasta. Siksi HR-prosessin omistajan, tyypillisimmin HR-johtajan, tehtävä on pitää huolta palvelusta ja tuottavuudesta samalla tavalla kuin tuotantojohtaja vastaa tuotannon tuottavuudesta. Kukaan muu ei tule antamaan vauhtia, vaan HR:n on itse otettava tuottavuusloikka.

Tämä kirjoitus on osa blogisarjaa, jossa käsittelemme, mitä hyötyjä digitaalinen HR tuottaa ja miten saat siitä kaiken irti. Digitaalinen HR -akatemia kokoaa sarjan napakaksi paketiksi - ilmoittaudu mukaan ja saat uudet sisällöt sähköpostiisi viikoittain viiden viikon ajan!