Mitä HR-johtajan pitää tietää HR-järjestelmistä?

Hyvä digitaalinen HR-järjestelmä antaa käyttäjilleen kokemuksen siitä, että asiat hoituvat sujuvasti ja luotettavasti. Työntekijälle ja esimiehelle on tärkeää tuntea, että he tietävät, mitä pitää tehdä ja miten se käytännössä tapahtuu. 

Millainen HR-järjestelmä lisää tuottavuutta?

Tehokkaan HR-järjestelmän lähtökohta on, että mitään tietoja ei tarvitse manuaalisesti siirtää järjestelmästä toiseen tai tiedostosta järjestelmään. Tällöin HR-järjestelmä on helposti integroitavissa organisaation ja sen sidosryhmien järjestelmiin, kuten työterveyden järjestelmiin. Mitä enemmän parametroitavia vakiorajapintoja ohjelmistossa on jo olemassa, sitä helpompaa on tuoda ja viedä järjestelmästä järjestelmään erilaisia tietovirtoja.

Merkitystä on toki myös sillä, että järjestelmässä voidaan ottaa uusia toiminnallisuuksia käyttöön toiminnan muuttuessa tai laajentuessa.

Hyvä digitaalinen HR-järjestelmä palvelee nimenomaan liiketoimintaa ja tehostaa sekä esimiesten että henkilöstön arkea hallinnollisten asioiden parissa. Parhaimmatkaan digitaaliset työvälineet eivät kuitenkaan tehosta työntekoa, jos niitä käytetään väärin tai tehottomasti. Siksi HR-järjestelmän ominaisuudet on syytä valjastaa hyötykäyttöön.

Koska hyvä digitaalinen HR-järjestelmä palvelee liiketoimintaa, tulee tarkastella kokonaisuutta käyttäjän näkökulmasta, eikä pelkästään HR-osaston näkökulmasta. Osaoptimointi on tehokkuuden surma. Tällaisessa tilanteessa kukin yrityksen osasto hakee oman tehokkuuden maksimointia ja organisaation ja liiketoiminnan etu jää saavuttamatta. Käyttäjän kannalta ei ole olemassa “liiketoiminnan” tai “HR-osaston” vastuulla olevia järjestelmiä. Tehokas kokonaisuus ratkaisee arvon liiketoiminnalle.

Esimiehelle on oleellista päästä itsenäisesti tarkastelemaan henkilöstöään koskevaa tietoa juuri silloin, kun se on hänen työnsä kannaltaan olennaista. Käyttäjän kannalta käytön tyytyväisyyttä lisää se, että kaikki HR:ään liittyvät asiat on hoidettavissa samassa paikassa ilman erillisiä kirjautumisia. Asioiden hoitaminen mobiilisti lisää käyttäjien tyytyväisyyttä myös HR:n palveluita käytettäessä.

Yhtenä detaljina voidaan mainita, että jos järjestelmän käyttö vaatii ohjeita, tulee niiden löytyä juuri siitä kohtaa, missä henkilö on parhaillaan toimimassa. Lisäksi käyttäjälle on tärkeää, että hän pystyy itse haluamanaan ajankohtana tarkistamaan itseään koskevat tiedot.

HR-johtajan muistilista IT-asioista –  selvitä ainakin nämä

Mitä digitaalisempi HR:n prosessi on, sitä tiiviimmäksi HR-johtajan ja IT-johdon yhteistyö kehittyy. IT:n on ymmärrettävä HR:n tarpeet ja toiminnot, jotta se pystyy parhaalla mahdollisella tavalla tukemaan HR:n palveluja. Lisäksi IT:n on hyvä olla tiiviisti mukana, kun HR-palveluiden käyttöönottoa suunnitellaan, ja tarjota myös tukea käyttöönotossa.

Mitä digitaalisempi HR:n prosessi on, sitä tiiviimmäksi HR-johtajan ja IT-johdon yhteistyö kehittyy.

HR:n on puolestaan osattava vastata IT:n kysymyksiin. Iso yhteisesti keskusteltava asia on se, käytetäänkö HR:n ratkaisua SaaS-palveluna vai asennetaanko palvelu yrityksen itse hallinnoimaan palvelinympäristöön? Usein yrityksissä on jo valmiiksi tehtyjä linjauksia tästä. Yleisin toteutusratkaisu on SaaS-palvelu, joka takaa yritykselle selkeän kokonaisuuden palvelun hallinnointiin. IT-osastoille tuttu toimenpide on myös avata yrityksen verkosta yhteydet HR-palvelun toimittajan verkkoon.

Myös tietoturva ja kyberturvallisuus ovat keskeisiä asioita. Toimittajan voimassa olevat standardit ja sertifikaatit tuovat varmuuden palvelun luotettavuudelle. Jos yrityksen linjauksena on asentaa HR-järjestelmät itse hallinnoimaansa konesaliin, käy HR-johto IT-osaston kanssa keskustelun HR-palvelun tietoturvasta ja kyberturvallisuuden järjestelyistä.

HR-johtajan kannattaa koota oman yrityksensä IT-johto ja palvelun toimittajan asiantuntijat keskustelemaan keskenään tietoliikenneavauksista, ympäristövaatimuksista, autentikointiratkaisuista ja datan varmistuksista. Tällöin varmistetaan, että koko palvelun arkkitehtuuri muodostuu tehokkaimmin.

Suuntaa resurssit tuottavaan työhön

Ihmisten resurssien tuhlaaminen rutiininomaisiin manuaalitöihin on kyseenalainen valinta koko organisaation tuottavuuden näkökulmasta. Hyvä HR-järjestelmä on yrityksen tarpeisiin sopiva, se on laajennettavissa tarpeiden kasvaessa, ja mikä tärkeintä: HR-prosessit hoidetaan digitaalisesti HR-järjestelmällä.

Järjestelmien lisäksi HR:n uudistuminen vaatii toiminnan kriittistä tarkastelua sekä omaksuttujen tapojen ja uskomusten rohkeaa kyseenalaistamista.

Kaiken kehityksen peruskivenä toimii kattavasti ja huolellisesti laadittu HR-palveluiden ja toiminnan kartoitus, jossa on huomioitu kaikki HR:n palvelun käyttäjät. Sen pohjalta on helppoa lähteä hahmottelemaan tavoitetilaa.

Nykytilan kartoituksen voi myös teettää ulkopuolisella asiantuntijalla. Tällöin tavoitellaan jo alkuvaiheeseen ulkopuolista näkökantaa ja puolueettomuutta. Kaiken kaikkiaan kartoitus vaatii aikaa ja hermoja, mutta kannattaa tehdä.

Kaipaatko apua digi-HR:n rakentamiseen? Saat digitaalinen HR -akatemiastamme selkeitä vinkkejä ja ohjeita HR- ja palkkaprosessien digitalisointiin. Ilmainen verkkokurssimme kokoaa HR-asiantuntijoiden neuvot napakaksi paketiksi.