Aiemmassa kirjoituksessani kuvasin oikean elämän esimerkillä, miten matkalaskujen tekeminen voi viedä jopa 20 % henkilöstön työajasta kuukaudessa. Se on hurja osuus, jos työntekijän ydintehtävä ei satu olemaan matkalaskujen tekeminen. Aika on rahaa, mutta tiedätkö, kuinka paljon rahaa turhat HR-prosessit tarkalleen ottaen vievät?
Manuaalisten prosessien digitalisoinnin tuottamat säästöt voidaan osoittaa euroissa ja tässä blogitekstissä kerron esimerkin avulla, paljonko digi-HR tuottaa säästöjä ihan oikeassa rahassa. Lähdetään kuitenkin liikkeelle siitä, mitä HR-prosesseja on helppo digitalisoida.
Mitkä HR-prosessit ovat tehokkaampia diginä?
Tyypillisiä helposti digitalisoitavia HR-prosesseja ovat esimerkiksi:
- työsopimuksen tekemiseen liittyvät prosessit
- työsuhteen muutokseen ja päätökseen liittyvät prosessit
- loma- ja poissaoloilmoitusten tekeminen ja näiden peruuttaminen tarvittaessa
- matka- ja kululaskuprosessit
Kun nämä HR-prosessit digitalisoidaan, työntekijäkokemus ja liiketaloudellinen tehokkuus paranevat. Digitaaliset ja automatisoidut HR-prosessit vähentävät inhimillisiä virheitä, joita syntyy luonnostaan, kun asioita tehdään kiireessä ja paineessa. Järjestelmiin sisäänrakennetut tarkistussäännöt huolehtivat siitä, että suurin osa näistä virheistä saadaan karsittua pois. Esimerkiksi moni muistamista vaativa taustatoiminto tai lakisääteinen tehtävä hoituu kuin itsestään.
Näin rutiini- ja manuaalityön vähentyminen vapauttaa työaikaa tärkeämpiin asiantuntijatehtäviin tai tuottavampaan työhön. Tällöin voidaan yrityksen tai yhteisön rakennetta ja organisoitumista suunnitella uudelleen ja tehokkaammaksi. Digitalisoitujen HR-prosessien avulla saadaan yrityksen toimintoja ketteröitettyä ja samalla koko organisaation toiminta tehostuu.
Digitaalisen HR:n tuottamista säästöistä voidaan tehdä helposti laskelmia. Olemmekin toteuttaneet muutaman esimerkin, jotka perustuvat asiakasyritystemme kokemuksiin. Otetaan esimerkiksi matkalaskut sekä loma- ja poissaoloilmoitusten tekeminen ja näiden peruuttaminen tarvittaessa.
Manuaalinen työ vie aikaa ja rahaa
Esimerkkiorganisaatiossamme on 1 105 työntekijää, joista 1 000 toimii asiantuntijaroolissa, 100 esimiesroolissa ja 5 hallinnollisissa tehtävissä. Keskipalkka organisaation työntekijöillä on asiantuntijoilla 2800 €/kk, esimiehillä 3400 €/kk ja hallinnossa 2700 €/kk.
Tässä organisaatiossa tehdään pelkästään lomailmoituksia keskimäärin 2 210 kappaletta vuodessa. Kun ilmoituksen tekoon sisältyy manuaalisia työvaiheita, yhden ilmoituksen tekoon ja hyväksyntään voi kulua yhteensä 25 minuuttia. Aika sisältää kokonaistyöajan työntekijän, esimiehen ja hallinnon osalta. Suunnilleen saman verran aikaa menee, kun loma peruutetaan manuaalisesti. Loman peruutuksia tehdään hieman vähemmän, keskimäärin 110,5 kappaletta vuodessa.
Poissaoloilmoituksen tekeminen kestää vähemmän aikaa, koska sen tekeminen on rutiininomaisempaa. Ilman hyvää digitaalista HR-järjestelmää siihen menee kuitenkin noin 15 minuuttia. Esimerkkiorganisaatiossamme tehdään 3 315 poissaoloilmoitusta vuodessa. Poissaolon peruutukseen puolestaan menee organisaatiolta 20 minuuttia ja niitä tehdään 110,5 kappaletta.
Matka- ja kululaskuja tehdään 1 934 kappaletta ja yhden laskun tekemiseen, hyväksyntään ja maksuun voi mennä organisaation henkilöiltä yhteensä 45 minuuttia kallista työaikaa.
Näin digi-HR tuo oikeita säästöjä
Peilataan yllä olevaa esimerkkiä tilanteeseen, jossa sama prosessi hoidetaan tehokkaammin digitalisaation avulla samassa esimerkkiorganisaatiossa.
Työntekijä voi ilmoittaa loman tai poissaolon HR-työpöydän tai mobiilisovelluksen avulla. Matka- ja kululaskut puolestaan syntyvät helposti jo matkan aikana mobiililaitteella muutamalla napin painalluksella. Kuitit on helppo lisätä mukaan valokuvina.
Järjestelmä lähettää hyväksyntäpyynnöt automaattisesti määritetyille henkilöille, kuten esimiehelle tai hallintoon. Esimies voi hyväksyä ilmoituksen tai matkalaskun ajasta ja paikasta riippumatta työpöydän tai mobiilin avulla. Tämän jälkeen toiminnot huomioidaan automaattisesti palkanlaskennassa sekä HR:n master datassa.
Digitaalisen prosessin läpimenoaika:
- Lomailmoitus: 1,1 minuuttia
- Loman peruutus: 1,1 minuuttia
- Poissaoloilmoitus: 2,5 minuuttia
- Poissaolon peruutus: 9 minuuttia
- Matka-/kululaskun teko: 12 minuuttia
Nämä mittaukset ovat helposti todennettavissa esimerkkitapausten ja CGI:n testiympäristön avulla. Testiympäristö voidaan räätälöidä juuri sinun organisaatiosi käyttöskenaariota varten ja siellä toistaa toimintaa kuvaava esimerkki ja mitata prosessien läpimenoaika.
Vertaamalla yllä olevia lukuja, laskemalla niiden erotukset ja huomioimalla työntekijöiden sekä toimenpiteiden määrä, saadaan laskettua digitaalisen HR:n tuottama ajansäästö vuositasolla:
- Digitaalinen lomailmoitus säästää 117 henkilötyöpäivää
- Digitaalinen loman peruutus säästää 6 henkilötyöpäivää
- Digitaalinen poissaoloilmoitus säästää 92 henkilötyöpäivää
- Digitaalinen poissaolon peruutus säästää 3 henkilötyöpäivää
- Digitaalinen matka- tai kululaskun teko: 142 henkilötyöpäivää
Prosessi voidaan myös purkaa sen mukaan, miten paljon eri henkilöillä on kulunut työaikaa manuaaliseen prosessiin ja kuinka paljon digitaalinen HR säästää siitä:
- Asiantuntija 120 henkilötyöpäivää
- Esimies 93 henkilötyöpäivää
- Hallinto 147 henkilötyöpäivää
Kun tiedämme henkilöiden ajankäytön aiheuttamat kustannukset työnantajalle, voimme laskea digitalisoinnin tuomat kustannussäästöt euroina:
- Asiantuntija 15 750 euroa vuodessa
- Esimies 14 822 euroa vuodessa
- Hallinto 18 605 euroa vuodessa
- Yhteensä säästöjä 49 177 euroa vuodessa
Tässä vaiheessa huomioidaan työntekijän kustannukset työnantajalle. Tämä on suoraan verrannollinen työntekijän palkkaan sekä siihen, miten työllistävä ja aikaa vievä vaikutus loma- ja poissaolon ilmoituksilla on tutkittavassa organisaatiossa. Kuvittele vielä, että säästetty aika käytetään tuottavampaan työhön!
Tässä oli vain pari esimerkkiä digitalisoitavista prosesseista. Samankaltaiset hyötylaskelmat voimme tehdä helposti myös työsopimuksen tekemiseen liittyville prosesseilla tai työsuhteen muutokseen ja päätökseen liittyville prosesseille. Laskelman voi räätälöidä juuri sinun organisaatiollesi.
On erittäin tärkeää tiedostaa, että päästäkseen yllä oleviin säästöihin, pitää ottaa käyttöön hyvä HR-järjestelmä ja olla kokenut toimittaja auttamassa. Ei siis riitä, että organisaatio investoi HR-järjestelmien digitalisointiin, koska riskinä on, että kaikki vanhat prosessit jäävät ennalleen käyttöön rinnalle. Aiemmassa blogissani kirjoitinkin järjestelmien käytettävyyden ja työntekijäkokemuksen tärkeydestä enkä malta olla mainitsematta asian tärkeydestä tässäkään yhteydessä.
Onko sinun organisaatiossasi varaa olla hyödyntämättä ammattitaitoisten asiantuntijoiden koko potentiaali? Voit tehdä huomattavia säästöjä sekä vapauttamalla työaikaa että tehostamalla prosesseja. Ota yhteyttä, niin lasketaan yhdessä, mikä hyöty olisi juuri sinun organisaatiossasi!
Voit myös katsoa Digitaaliseen HR -akatemiaan kuuluvan webinaarin, jossa käymme läpi case-esimerkkejä tehokkuuden ja tuottavuuden kasvattamisesta.
Blogin on kirjoittanut Janne Jokisalo.
Kirjoittajasta
CGI Suomen asiantuntijat
Kirjoituksia asiantuntijoiltamme
CGI on kansainvälisesti suomalainen digitalisaatiokumppani. Suomessa noin 3 800 asiantuntijaa konsultoivat asiakkaitamme liiketoiminnan ja ICT-ratkaisujen kehittämisessä. Tällä profiililla julkaisemme kirjoituksia CGI:n eri asiantuntijoilta.
