Tampereen rakennusvalvonta sähköisti lupaprosessinsa, ja CGI vei tarkastajien raportointitehtävät mobiiliin Facta Mukana -sovelluksen avulla. Hyvä työmenetelmä palkittiin Tampereen sisäisellä kehittäjäpalkinnolla.
Tampereen rakennusvalvonta huolehtii kaupunkikuvasta, valvoo rakentamista ja käsittelee rakentamiseen liittyvät lupa-asiat sekä tekee niihin liittyvät tarkastukset. Työprosessi on sisältynyt paljon manuaalista tietojen ja lupa-asioiden käsittelyä.
Lupaprosessin digitalisointi aloitettiin vuonna 2016 asioinnin ja työprosessin sujuvoittamiseksi.
”Ensin käyttöön otettiin sähköinen Lupapiste-asiointipalvelu, joka integroituu jo käytössä olleeseen CGI:n Facta Rakennusvalvontaan. Facta Mukana -mobiilisovellus otettiin käyttöön 2017. Se mahdollistaa Factan ja Lupapisteen tietojen ja hankkeiden tilan tarkastelemisen sekä katselmusten ja pöytäkirjojen kirjaamisen mobiilisti”, Tampereen rakennusvalvonnan tarkastuspuolen päällikkö Jyrki Ottman selventää.
Facta Mukana -sovellus järkeistää tarkastajien työtä ja säästää aikaa katselmusten kirjaamisessa. Lisäksi asiakaspalvelu on parempaa, kun dokumentaatio tarkastuskäynneistä voidaan lähettää viiveettä asiakkaan sähköpostiin.
– Jyrki Ottman, päällikkö, Tampereen rakennusvalvonta
Uusien työkalujen avulla toimintamalli on digitaalinen. Asiakas syöttää tiedot uusista rakennushankkeista Lupapiste-verkkopalvelun kautta, josta ne siirtyvät Facta-järjestelmään käsiteltäväksi.
Tarkastajien työtä helpottaa merkittävästi Facta Mukana -sovellus, jonka avulla katselmuspöytäkirjat voidaan tehdä suoraan kentällä ja lähettää asiakkaalle.
”Ennen katselmukset ja tarvittavat pöytäkirjat oli tultava kirjaamaan toimistolle tarkastuskäyntien jälkeen. Nyt tämä siirtymätyövaihe on kokonaan poistunut. Tämä tarkoittaa myös, että katselmuspöytäkirjat pystytään toimittamaan asiakkaalle entistä nopeammin”, Ottman kertoo.
Mobiiliratkaisun pilotointi ja käyttöönotto voittivat Tampereen kaupungin kehittäjäpalkinnon työmenetelmän kehittämisestä.
”Meidät palkittiin rakentamisen aikaisen valvonnan hyvästä työmenetelmästä ja sen digitalisoinnista. Aloitimme käytön pienellä ryhmällä innokkaimpia tarkastajia. Nyt koko tarkastuspuolen henkilöillä on mahdollisuus käyttää Facta Mukana -sovellusta”, Ottman toteaa.
Merkittävimmiksi hyödyiksi Ottman nimeää työajan joustavuuden ja tehokkaamman käytön sekä asiakaspalvelun parantumisen.
”Sähköistämisen ansiosta pystyimme supistamaan toimiston päivystysaikoja. Mobiilisovellus järkeistää tarkastajien työtä ja säästää aikaa katselmusten kirjaamisessa. Lisäksi asiakaspalvelu on parempaa, kun dokumentaatio tarkastuskäynneistä voidaan lähettää viiveettä asiakkaan sähköpostiin. Myös näkemys hankkeiden ja rakennusten tilasta helpottaa tarkastajien arkea asiakaskohtaamisissa”, summaa Ottman saavutettuja hyötyjä.
