Helsingin kaupungin rakentamispalveluliikelaitos Stara otti suuren digiloikan allianssimallin avulla. CGI:n ja Staran yhteistyö on tehostanut kaupunkiympäristön rakentamista ja ylläpitoa sekä edistänyt samalla Staran palveluiden kehitystä.
Allianssi on ainutlaatuinen kumppanuusmalli, jossa projektin osapuolet muodostavat yhteisen organisaation ja sitoutuvat yhteisiin tavoitteisiin. Tämän yhteistyön ytimessä on avoin tiedonkulku, riskien ja hyötyjen jakaminen sekä kaikkien osapuolten sitoutuminen parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen.
Perinteisesti allianssimallia on käytetty suurissa ja monimutkaisissa rakennus- ja infrahankkeissa, mutta sen tehokkuus herätti Staran kiinnostuksen hyödyntää sitä myös kaupunkiympäristön rakentamisen ja ylläpidon tuotannon digitalisoinnissa.
Staran toimitusjohtaja Timo Martiskainen kertoo, että kumppanin löytämiseksi käynnistettiin vuonna 2018 laaja markkinavuoropuhelu yli 50 IT-alan yrityksen kanssa. Tämän prosessin aikana Staran tarpeet, odotukset ja tavoitteet kartoitettiin tarkasti. Hankeilmoitus julkaistiin huhtikuussa 2019 ja virallinen kilpailutus järjestettiin saman vuoden kesällä. Kilpailutuksen myötä CGI valikoitui Staran kumppaniksi.
“Tavoitteemme ei ollut pelkästään järjestelmän tai ratkaisun hankinta, vaan strateginen kumppanuus Staran digitalisaation kokonaisvaltaiseksi edistämiseksi. Halusimme löytää kumppanin, jonka kanssa voisimme kehittää allianssimallilla laajempaa kokonaisuutta”, perustelee Martiskainen.
Allianssimalli käyttöön ja budjetti hallintaan
Allianssimalli otettiin käyttöön vuoden 2020 alussa ja sen kestoksi määriteltiin kaksi vuotta. Yhteistyötä jatkettiin sen jälkeen kuuden kuukauden sopimusjaksoilla aina vuoden 2023 loppuun asti. Allianssin ohjauksesta vastasi ohjausryhmä, joka teki IT-kehitykseen liittyvät kokonaistaloudelliset päätökset. Budjetissa pysyttiin lähes poikkeuksetta koko neljän vuoden kestäneen yhteistyön ajan.
“Ohjausryhmässä vallitsi hyvä yhteistyöhenki ja kaikki olivat sitoutuneet yhteisiin tavoitteisiin. Ryhmään kuului laaja kirjo ylintä johtoa sekä edustajia CGI:stä ja Starasta aina toimialajohtajista tukifunktioihin”, kertoo Martiskainen.
Yksi allianssimallin keskeisistä hankkeista oli toiminnan- ja tuotannonohjausjärjestelmien käyttöönotot. Nämä järjestelmät ovat uudistaneet tiedonhallintaa ja parantaneet tehokkuutta tarjoamalla keskitetyn tietoalustan Staran toiminnoille. Reaaliaikaisen näkyvyyden ansiosta eri osa-alueiden koordinointi on nyt sujuvampaa ja tehokkaampaa.
Lisäksi Staran Microsoft-tuoteperhettä laajennettiin Azure-pohjaisella data- ja integraatioalustalla, jota hyödynnetään monipuolisesti muun muassa automatisoinnissa ja Staran toiminnanohjauksen hallinnoinnissa.
Yhtenäinen data-alusta ja merkittäviä säästöjä
Martiskainen on tyytyväinen allianssimallina toteutettuun strategiseen kumppanuuteen CGI:n kanssa. Yhteistyö on toiminut edelläkävijäkokeiluna ja tuottanut Martiskaisen yli kymmenvuotisen johtajuuskauden suurimman digiloikan. Tietojärjestelmäkehityksen ansiosta raportointi on nyt nopeampaa ja suoraan SAPiin integroitua. Tämä parantaa Staran kykyä seurata ja analysoida toimintaansa sekä tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
Tehtyjen kehitystoimenpiteiden ansiosta Stara on saavuttanut merkittäviä säästöjä henkilötyövuosissa. Lisäksi käyttöön on otettu yhtenäinen IT-arkkitehtuurimalli, joka tuo läpinäkyvyyttä ja yhdenmukaisuutta IT-ympäristöön sekä ohjaa IT:n suunnittelua, muutosten hallintaa ja viestintää.
“Keskeinen saavutus on yhtenäinen data-alusta, joka mahdollistaa tiedolla johtamisen. Tämän ansiosta voimme tehdä parempia päätöksiä datan avulla ja parantaa ennakointia ja riskienhallintaa”, arvioi Martiskainen.
Allianssimallilla tuotettu digiloikka tarjoaa reaaliaikaisen näkymän Staran työkantaan, eri hankkeiden etenemiseen ja logistiikkaan. Läpinäkyvyys helpottaa osastorajat ylittävää kokonaisvaltaista kehittämistä ja parantaa Staran kykyä reagoida nopeasti muun muassa muuttuviin sääolosuhteisiin. Tämä näkyy kaupunkilaisille esimerkiksi parempana ja nopeampana aurauspalveluna, turvallisempina teinä ja vähempinä liikenneongelmina.
Allianssimalli avaa tien onnistuneeseen digitalisaatioon
CGI:n julkishallinnon palveluista vastaava johtaja Matti Häkkinen, joka osallistui alusta asti CGI:n ja Staran allianssimallin toteutukseen ja ohjausryhmätyöskentelyyn, pitää hankkeesta saatuja kokemuksia arvokkaina. Hän toivoo CGI:n ja Staran esimerkin rohkaisevan niitä julkishallinnon organisaatioita, jotka kamppailevat digitalisaation ja IT-kehittämisen haasteiden kanssa.
“Digiloikka on välttämätön, mutta sen onnistuminen edellyttää selkeää tiekarttaa ja suunnitelmallista toteutusta. Valitettavasti monissa organisaatioissa kehitys on jäänyt yksittäisten kilpailutusten varaan, mikä johtaa helposti epäselviin tavoitteisiin ja heikkoihin tuloksiin. Tällaisessa tilanteessa allianssimallin hyödyntäminen voi tarjota ratkaisun”, opastaa Häkkinen.
Parhaaseen lopputulokseen päästään tekemällä esiselvitys kehittämisen tarpeesta, laatimalla tiekartta ja ryhtymällä sen jälkeen muutosten toteuttamiseen avoimella lähestymistavalla. Onnistumisen kannalta ratkaisevan tärkeää on johdon sitoutuminen, joka oli Starassa ja CGI:ssä erittäin korkealla tasolla koko allianssihankkeen ajan.
“Allianssimallissa pyritään tasapainoon kustannusten ja laatutavoitteiden välillä hyödyttäen molempia osapuolia. Kustannusten ja työmäärien suunnittelu ja hallinta perustuvat avoimeen ja läpinäkyvään kommunikaatioon open books -periaatteen mukaisesti. Tämä tarkoittaa, että kaikki osapuolet jakavat avoimesti tietoa kustannuksista ja työmääristä toisilleen”, kertoo CGI:llä julkishallinnon kestävästä kehityksestä, kiertotalouden tuoteratkaisuista ja asiakkaista vastaava Maaret Hälvä.
