Asiakirjoista ja arkistoinnista mukautuvaan asianhallintaan – miten data-analytiikalla voidaan vaikuttaa prosessien tehostamiseen?

Paineet asiakirjojen ja arkistojen digitalisoinnista koskevat tällä hetkellä erityisesti julkishallinnon palveluita. Sähköisiin järjestelmiin siirryttäessä asiakirjojen käsittely luotettavalla ja turvallisella tavalla aiheuttaa haasteita viranomaisille, sillä se merkitsee toimintatapojen muuttamista. Tutkin diplomityössäni kolmen eri valtion viraston asianhallinnan prosesseja sekä tapoja, miten data-analytiikan keinoin kyseisiä prosesseja voidaan tehostaa. Tässä blogikirjoituksessa kerron tähän mennessä nousseita ajatuksiani ja havaintojani tutkimuksesta.

Asianhallinnan tehtävänä on tukea päätöksentekoa ja organisaatiolle tärkeiden liiketoimintaprosessien suorittamista. Samaan aikaan data-analytiikan sovellusten, kuten liiketoimintatiedonhallinnan (Business Intelligence) ja Big data -analytiikan hyödyntämisen suosio on kasvussa organisaatioiden pyrkiessä toimintansa analysoimiseen ja pullonkaulojen tunnistamiseen. Kysymys kuuluukin: miksei data-analytiikkaa hyödynnetä jo paraikaa asianhallinnan toiminnan parantamiseksi?

Nykyiset toimintatavat asettavat haasteita

Kansalaisten palveleminen sähköisin työvälinein vaatii tiedon käsittelyä ja säilyttämistä koskevia lakisäädöksiä. Kääntöpuolena on se, ettei kaikkea mahdollista teknologiaa voida tällöin hyödyntää kuten tahdottaisiin. Järjestelmistä täytyy löytyä tiettyjä ominaisuuksia ja niissä täytyy olla tietynlainen rakenne, jotta ne noudattaisivat nykyisiä säädöksiä. Tällaisia säädöksiä asianhallinnan näkökulmasta ovat esimerkiksi arkistolakiin pohjautuva SÄHKE2-määräys sekä hallintolaki. 

Varsinkin valtion virastoissa on yleistä, että jokaiselle erilliselle toiminnan osa-alueelle on erillinen asianhallintansa. Asianhallintajärjestelmät eivät keskustele keskenään tai muiden organisaation järjestelmien kanssa kovin tehokkaasti. Järjestelmät noudattavat niitä koskevia säädöksiä sekä hyödyntävät tiedonohjaussuunnitelmia ja -järjestelmiä, mutta niiden ohjaavuus on puutteellista. Ohjaavuus auttaa järjestelmän sisällä käyttäjää käyttämään järjestelmää, sekä ohjaamaan muiden järjestelmien toimintaa järjestelmän ulkopuolella. Raskaan datakuorman ja kompleksisten prosessien takia järjestelmien toiminta on altista viiveille ja järjestelmävirheille. Nämä ovat haasteita asianhallinnan prosessien kehittämisessä sekä yhteensovittamisessa sähköisten järjestelmien kanssa.

Julkishallinnolle liiketoimintaprosessien hallintaan syventyminen ja data-analytiikan hyödyntäminen voivat toimia reittinä kohti tehokkaampaa asianhallintaa, parempaa päätöstentekoa ja nopeampaa kansalaisten tarpeiden palvelemista.

Ratkaisuna parempi liiketoimintaprosessien hallinta

Organisaatioilla on tiettyjä liiketoimintaprosesseja, joiden avulla tehdään päätöksiä ja pyritään saavuttamaan liiketoiminnallisia tavoitteita. Liiketoimintaprosessien hallitsemisella tehostetaan näitä prosesseja, jolloin organisaatiolla on paremmat mahdollisuudet saavuttaa tavoitteensa ja tehdä perustellumpia päätöksiä. Asianhallinta toimii tukijärjestelmänä organisaation liiketoimintaprosesseille, joten asianhallintaprosessien tehostaminen on osa liiketoimintaprosessien tehostamista. 

Datalla on merkittävä rooli liiketoimintaprosessien hallinnassa, sillä se määrittää mitä prosessi tekee ja miten prosessin toiminta liittyy sen ympäristöön. Lisäksi data kirjaa ylös prosessin toimintaa ja edistystä kuten suorituksen tilaa, resurssien käyttöä sekä riippuvuuksia toisiin prosesseihin. Tätä dataa analysoimalla on mahdollista monitoroida prosessien toimintaa sekä louhia prosesseja, eli muodostaa kompleksisesta prosessin datasta erilaisia kaavioita. 

Liiketoimintaprosessien hallinta auttaa organisaatioita liiketoimintaan liittyvien prosessien tehostamisessa ja voi toimia tiedolla johtamisen työkaluna. Helppokäyttöisyyteen voidaan vaikuttaa visuaalisella ohjaavuudella eli näyttämällä prosesseja ja prosessidataa käyttäjälle graafisessa muodossa. Liiketoimintaprosessien hallinta edistää esimerkiksi datan haun kehittämistä ja prosessitapahtumien tarkastelua visuaalisesti. Näin parannetaan prosessikokonaisuuden hahmottamista ja yhdistämistä tiedonohjauksen kanssa. Asianhallintaa on mahdollista kehittää jatkuvasti seuraamalla sen dataa, eli toisin sanoen asianhallinnasta on mahdollista tehdä ympäristöönsä mukautuvaa.

Data-analytiikan avulla kohti tehokkaampaa asianhallintaa

Liiketoimintaprosessien hallintaa ja data-analytiikkaa hyödynnetään runsaasti yksityisen sektorin yritysten kilpaillessa datakyvykkyyksillään. Julkishallinnolle liiketoimintaprosessien hallintaan syventyminen ja data-analytiikan hyödyntäminen voivat toimia reittinä kohti tehokkaampaa asianhallintaa, parempaa päätöstentekoa ja nopeampaa kansalaisten tarpeiden palvelemista. Asianhallinta sisältää suuria määriä dataa, jota voidaan oikeiden työvälineiden avulla hyödyntää sekä organisaation toiminnan johtamiseen että pätevämpään päätöksentekoon. Edellytyksenä on kuitenkin asianhallintajärjestelmien rakentaminen sellaisella tavalla, että niiden sisältämää dataa on mahdollista kerätä analysoitavaan muotoon. 

Julkishallinnon organisaatioiden ja etenkin virastojen tulee ymmärtää asianhallintansa prosessikokonaisuus ja liittyminen muihin järjestelmiin, jotta liiketoiminnan ja asianhallinnan prosesseihin keskittyminen on mahdollista uutta järjestelmää hankkiessa tai nykyistä järjestelmää kehitettäessä. Tekoälyn ja data-analytiikan suosion kasvun tulisi heijastua myös tulevaisuuden asianhallintaa koskeviin säädöksiin, sillä niiden hyödyt virastoille ja kansalaisille ovat jo tässä vaiheessa perusteltavissa.

CGI:n Future Talent-ohjelman kautta talossa on paljon opinnäytetyön tekemisestä kiinnostuneita nuoria. CGI haluaa kehittää asiakasymmärrystään tarjoamalla opinnäytetöitä asiakasorganisaatioilleen. 

Tutustu

• Katriinan diplomityö: Julkishallinnon asianhallinnan prosessien tehostaminen data-analytiikan avulla
• Datan ja analytiikan palvelumme