Automatisoidun talousraportoinnin tuottavuushyödyt ovat kiistattomat — vaikka kunnat eivät niihin usko

Kuntien ja kuntayhtymien talousraportointi uudistuu, kun koko kuntakenttä siirtyy automatisoituun talousraportointiin ja taloustiedot toimitetaan Valtiokonttorin kuntatalouden tietopalveluun 1.1.2021 alkaen. Kuntatietohankkeenakin tunnetun uudistuksen keskeisempänä tavoitteena on tuottavuuden nostaminen.

Kuntaliitto selvitti uudistukseen liittyvät kustannukset ja kuntakentän näkemyksen uudistuksen tuottavuushyödyistä. Kuntaliiton kyselyyn vastanneet kunnat ja kuntayhtymät eivät usko automatisoidun talousraportoinnin tuottavuushyötyihin. Vajaa puolet vastanneista arvioi saavansa maltillisia tuottavuushyötyjä, joskin niiden realisoituminen ajoittuu vuosien päähän.

Taloustiedot siirtyvät jatkossa nappia painamalla

Hyötyjä saadakseen kunnan ei tule mennä sieltä, missä aita on matalin, vaan ottaa Kuntatiedosta kaikki irti myös omaan sisäiseen johtamiseen. Toteutumien vyörytykset ja tuotekustannuslaskenta ovat tästä hyvä esimerkki. Aiemmin laskentaa on tehty taloushallinnossa kokonaan käsin, sisäisellä laskutuksella tai vyörytyksiä on tehty viranomaisille budjetoinnin mukaan, jolloin loppuvuodesta taloushallinnolla on taas kädet täynnä toteumien manuaalista päivitystä.

Jatkossa ajantasaiset toteumatiedot siirtyvät automatisoidusti nappia painamalla kaikille osapuolille ja manuaalista työtä poistuu heti automatisoidun raportoinnin käyttöönotosta alkaen, kun käyttöön otetaan samalla organisaatiota itseäänkin palvelevia elementtejä. Tuottavuushyötyjä ei siis tarvitse odottaa vuosia!

Sisäistä laskentaa ja raportointia tehdään organisaation omaa johtamista ja hinnoittelua varten, mutta samasta datasta voidaan ryhmitellä tieto myös viranomaisraportoinnin tarpeisiin. Kustannuslaskentaprosessissa kustannukset kohdistetaan ensin omille laskentakohteille, minkä jälkeen viranomaisraportoinnin tiedot, esimerkiksi palveluluokkien kustannukset, kootaan yhdistelemällä omia laskentakohteita. Tällä tavalla rakennettu laskentamalli palvelee sekä kunnan sisäistä että ulkoista raportointia. (*)

Kustannuslaskennan tehokas toteuttaminen vaatii, että toiminta on luokiteltu toiminnallisesti ja taloudellisesti järkeviin kokonaisuuksiin, esimerkiksi palveluihin, tuotteisiin tai toimintoihin. Tuotteistaminen on palvelutoiminnan jäsentämistä asiakkaille luovutettaviksi palvelukokonaisuuksiksi eli tuotteiksi. (*)

Tuotteistaminen edistää hinnoittelun läpinäkyvyyttä ja lisää yleistä kustannustietoisuutta, kun tietoisuus toiminnasta ja sen kustannuksista lisääntyy. Tämä helpottaa myös yksiköiden välistä vertailua. Tuote- tai toimintokohtainen laskenta helpottaa myös päätöksentekoa, esimerkiksi budjetointia, kun eri tuotteiden vaatimat resurssit voidaan laskea tuotekustannusten ja määrien mukaan. Tuotteistuksen nähdään parantavan tehokkuutta koska se parantaa kustannustietoisuutta ja läpinäkyvyyttä. (*)

(*) Lähde: Kuntien ja kuntayhtymien automaattisen talousraportoinnin käsikirja (AURA)

Automaattisessa talousraportoinnissakaan ei ole oikotietä onneen

Kuntaliiton kyselyn mukaan tuottavuushyötyjen keskeiseksi esteeksi koettiin raporttien monimutkaisuus ja siitä aiheutuva loputon järjestelmätyö, kuten ylläpito, täsmäyttäminen ja virheiden korjaaminen. Tämä onkin edessä, jos valmistelevaa työtä ei ole tehty perinpohjaisesti.

Kun talousraportit ovat laitettu kerralla kuntoon, niitä ei tarvitse enää päivittää. Olemmekin jo pitkään varoitelleet asiakkaitamme varautumaan syksyn ja loppuvuoden 2020 aikana tekemään myös itse erilaisia selvitystöitä, määritysmuutoksia ja mahdollisesti muutoksia kirjauskäytänteisiinsä. Apuakin on saatavilla! Vaikka CGI:ltä.

Lähes puolet Suomen kunnista käyttää CGI:n taloushallinnon järjestelmiä Kuntamallia tai Pro Economicaa. Olemme auttaneet asiakkaitamme varmistamaan, että organisaation raportoimat tiedot olisivat automaattisen talousraportoinnin vaatimusten mukaisia eli oikeita ja luotettavia.

Autamme tehostamaan kuntasi taloushallintoa. Meiltä saat käyttöösi pitkälle automatisoidut ja kokonaisvaltaiset taloushallinnon ohjelmistot. Pitkä yhteistyömme kuntien kanssa takaa palvelun laadun ja yhdessä voimme rakentaa elinvoimaista tulevaisuuden kuntaa. Lue lisää taloushallinnon palveluistammme.

Lue myös muut aiheeseen liittyvät blogit

• Hallinnon digitalisaatiossa tärkeintä on prosessien tehostaminen
• Ohjelmistorobotti reskontranhoitajana vapauttaa ihmisiä ajatustyöhön
• Ota tekoäly ohjelmistorobotin työkaveriksi taloushallintoon
• Taloushallinnon automaatio kunnan kirjanpitäjän ja taloussuunnittelijan silmin
• Kolme pientä askelta taloushallinnon automaation hyödyntämiseen