Muutos on organisaatioissa arkipäivää, mutta se on harvoin helppoa. On pystyttävä vastaamaan toimintaympäristön, asiakkaiden ja lainsäädännön vaatimuksiin – ja mieluiten ennakoivasti. Hieno strategia, osaavimmat ihmiset tai parhaat teknologiat eivät kuitenkaan vielä takaa sitä, että muutos veisi organisaatiota haluttuun suuntaan. Todellisuus on usein jotain aivan muuta.
Investointi muutosjohtamiseen auttaa varmistamaan, että asetetut tavoitteet myös saavutetaan.
Muutoksen johtamisessa on tärkeää varmistaa, mikä muuttuu sekä se, miten muutosta tehdään, jotta niin ihmiset kuin organisaatiot omaksuvat uusia toimintamalleja sujuvasti.
Muutosjohtamisen rinnalla organisaation strategista suunnittelua tukeva ja toteutusta edistävä kokonaisarkkitehtuuri (enterprise architecture) tarkastelee ja kehittää organisaation toimintaa nimensä mukaisesti kokonaisuutena. Se sitoo eri osa-alueet ja toiminnot yhteen ja kertoo konkreettisesti, missä mennään, mihin halutaan mennä, mikä muuttuu ja mitä vaikutuksia muutoksella on. Se huomioi niin prosessit, tietojärjestelmät kuin niitä tukevat teknologiat, esimerkiksi IT-infrastruktuurin.
Listasin viisi tyypillisintä oiretta, jotka kertovat, että organisaatio hyötyisi kokonaisarkkitehtuurista:
1. Kehittäminen on tempoilevaa
Ovatko hankkeiden ja projektien tavoitteet ja hyödyt kristallinkirkkaat, vai näyttääkö siltä, että uudistamista tehdään lähinnä muutoksen itsensä vuoksi? Strategiasta ei välttämättä saada kehittämissuunnitteluun kättä pidempää. Tavoitteet jäävät epämääräisiksi, niiden seuranta on puutteellista ja käytännön toimenpiteiden johtaminen niistä on haastavaa.
Voitko rehellisesti myöntää, että organisaatiosi kehittäminen on hallittua?
2. Selvityksiä tehdään uudelleen ja uudelleen
Suuremmat hankkeet ja projektit aloitetaan usein esiselvityksellä, jossa kuvataan prosessit, kartoitetaan ydintiedot ja niiden käsittely sekä aiheeseen liittyvät tietojärjestelmät. Aikaa voi mennä useita kuukausia työpajoineen ja konsulttien tekemine selvityksineen. Viimeistään projektin päättyessä selvityksen tulokset hautautuvat verkkolevyn tai pilvipalvelun uumeniin. Ja kun on aika tehdä seuraava selvitys, lähdetään taas liikkeelle nollasta.
Mieleen ei voi olla tulematta, että olisipa jossain paikka, josta kaiken tarvittavan tiedon saisi valmiina.
3. Hankkeiden ja projektien laajuus on epäselvä ja voi yllättäen muuttua
Mitkä prosessit tulevat muuttumaan? Ketkä ovat uuden ratkaisun käyttäjiä? Mitä liittymiä tarvitaan? Miten tiedonhallinta muuttuu? Jos laajuudesta ja tärkeimmistä riippuvuuksista ei ole kohtuullista varmuutta jo projektin alkuvaiheissa, tiedossa on ikäviä yllätyksiä, viivästyksiä ja lisäkustannuksia.
Pahimmassa tapauksessa projektia lähdetään vetämään aivan liian heppoisella hallinnolla, pienellä budjetilla ja tärkeimpiä sidosryhmiä osallistamatta.
4. Tietojärjestelmä- ja teknologiasalkku on monenkirjava
Löytyykö organisaatiosi portfoliosta ohjelmistotuotteita ja palveluna hankittuja sovelluksia, joissa on samoja toiminnallisuuksia? Onko räätälöidyissä järjestelmissä kirjava joukko eri ikäisiä toteutusteknologioita, joiden elinkaaresta tai lisensoinnista ei ole tarkkaa tietoa? Ehkä myös julkisista pilvipalveluista on käytössä kaksi tai jopa kolme, varmuuden vuoksi. Teknologioiden valinta on saatettu jättää täysin kehitystiimien harteille, ovathan he aiheen parhaita asiantuntijoita. Ylläpito- ja lisenssikustannukset ovat korkeat, eikä kaikille teknologioille ole välttämättä saatavissa osaajia.
Ohjelmistoja on saattanut päätyä käyttöön ilman kunnollista tarvekartoitusta, ehkä pelkästään käyttötottumusten perusteella.
5. Tietojärjestelmien jatkokehittämis- ja uusimistarpeet tulevat yllätyksinä
Onko käytössänne vanhentuneita, toimintaa huonosti tukevia järjestelmiä, joiden päivittäminen tai uusiminen on syystä tai toisesta jäänyt tekemättä? Loppuiko laajasti käytössä olevasta käyttöjärjestelmästä yllättäen tuki, ja joukko alustapäivityksiä olisi pitänyt saada valmiiksi jo eilen? Saitteko tiedon tietoturva-aukosta yhdessä tärkeimmistä teknologioistanne - puoli vuotta sen jälkeen, kun asiasta ensimmäisen kerran tiedotettiin? Voi olla, että tarve on ollut ylläpidolle päivänselvä, mutta päätöksentekijät eivät ole tarttuneet siihen. Aika kuluu tulipalojen sammuttamiseen ja tilapäisratkaisujen tekemiseen kehittämisen sijaan.
Asiaa ei suinkaan helpota, jos organisaation IT-ympäristö on jo valmiiksi jähmeä, monimutkainen, kallis ja täynnä teknistä velkaa.
Näin kokonaisarkkitehtuuri voi auttaa
Kokonaisarkkitehtuuri tukee johtamisessa, auttaa päätöksenteossa, parantaa viestintää ja tuo ryhtiä kehittämiseen. Se nopeuttaa hankkeiden ja projektien käynnistämistä, vähentää ikävien yllätysten riskiä ja tuo järjestelmällisyyttä tietojärjestelmien ja teknologioiden hallintaan: parhaimmillaan kyvykkyydet, prosessit, tietoryhmät, tietojärjestelmät ja teknologiat kuvataan yhdessä keskitetyssä paikassa.
Pitkällä tähtäimellä tekniset ratkaisut tukevat toimintaa paremmin ja ovat ylläpidettävissä kustannustehokkaammin. Myös tietoturva ja tietosuoja pysyvät hallinnassa.
Kokonaisarkkitehtuurityö on jatkuvaa ja suunnitelmallista vuoropuhelua organisaation eri toimintojen kanssa. Työ vaatii osaamista, resursseja ja yhteisesti sovitut työtavat, mutta asiantuntijan avulla kokonaisarkkitehtuuria on mahdollista soveltaa kevyesti ja ketterästi.
Olisiko aika aloittaa kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen? Jatketaan keskustelua!
Kirjoittajasta
Eetu Niemi
kokonaisarkkitehtuurikonsultti
Olen Eetu Niemi, pitkän linjan kokonaisarkkitehtuurikonsultti. Olen auttanut useita kymmeniä julkishallinnon ja yksityisen sektorin organisaatioita kehittämään kokonaisarkkitehtuurityötään ja saamaan siitä konkreettisia hyötyjä.
