Palkanlaskentaohjelma kertoo paljon enemmän kuin maksetut palkat. Palkanlaskentaohjelman tietoja hyödyntämällä voidaan parhaimmillaan parantaa työntekijäkokemusta, tehostaa työtä ja ennen kaikkea pysyä ajan tasalla henkilöstöstä – tai jopa askeleen edellä.
Unohtuiko työntekijän merkkipäivä? Onkohan ylitöitä tehty liikaa? Lomakausi on päättymässä, onkohan pitämättömiä lomia?
Manuaalinen tietojen seuranta on työlästä, sillä tietojen hyödyntäminen voi vaatia lukuisten raporttien ajamista, manuaalista raporttien muokkaamista ja kokoamista sekä tietojen lähettämistä eteenpäin sähköpostilla.
Tämä vaatii paljon aikaa esimiehiltä ja vie työaikaa muilta töiltä. Ajan tasalla pysyminen, ennakointi ja ajoissa reagointi kuitenkin edistävät työhyvinvointia ja työntekijäkokemusta. Palkkajärjestelmässä on paljon tietoa, jota voidaan hyödyntää ilman aikaa vievää ja vaivalloista manuaalista työtä.
Eikö olisikin mukavaa, jos esimerkiksi merkkipäivistä, ylityötunneista, palkkakustannusten jaon alkamisesta ja loppumisesta tai vaikka puuttuvista tiedoista tulisi automaattisesti ilmoitus?
Ajoissa saatu tieto auttaa myös palkanlaskijaa. Oikea-aikaisesti tullut ilmoitus esimerkiksi puuttuvasta tilinumerosta ja verokortista tai palkattomasta poissaolosta auttaa palkanlaskijaa saamaan tiedot ajoissa oikein palkanmaksuun. Tämä taas vähentää korjaustyöhön käytettyä aikaa sekä varmistaa tulorekisteriin menevän tiedon oikeellisuutta. Palkanlaskentajärjestelmässä on paljon tietoa, joka on helposti hyödynnettävissä ilman manuaalista työtä.
Hyödynnä palkanlaskentajärjestelmän herätteitä
CGI HR Palkat -järjestelmässä Herätteet-toiminnolla saadaan ilmoituksia määritellyn raja-arvon ylittävistä, puuttuvista ja virheellisistä tiedoista. Saat ajoissa tiedon mm. ylityötuntien määrän täyttymisestä, syntymäpäivistä, palvelusvuosista, jäljellä olevista lomapäivistä ja työsuhteen päättymisestä tai alkamisesta. Toiminto auttaa resursoinnissa (lomien ja poissaolojen seuranta) sekä ilmoittaa palkanlaskennan puuttuvista tiedoista.
Herätteiden avulla hyödynnät palkkajärjestelmän tietoja tehokkaasti. Tietojen seuranta on helppoa ja manuaalinen työ vähenee. Oikeaan aikaan reagointi ja ennakointi helpottuu. Herätteet tukevat myös varhaisen välittämisen mallia ja parantavat työntekijäkokemusta.
Palkkajärjestelmästä kannattaa ottaa kaikki hyödyt irti. Pienillä muutoksilla ja prosessien läpikäynnillä voidaan säästää useita työtunteja kuukaudessa. Asiakkaan ei tarvitse jäädä asian kanssa yksin, vaan CGI:n asiantuntijat auttavat prosessien kehittämisessä tai uusien palkkajärjestelmien ominaisuuksien käyttöönotossa. Ota yhteyttä, niin katsotaan, miten teidän palkanlaskentaohjelmasta saadaan enemmän hyötyä liiketoiminnalle.
Auttaako palkkajärjestelmänne tekemään työn tehokkaammin vai kaipaavatko palkkaprosessinne kehitystä?
Blogin on kirjoittanut Sini Lesonen toimiessaan CGI:llä CGI HR Palkkojen järjestelmäasiantuntijana. Sini ei ole enää CGI:n palveluksessa.
Kirjoittajasta
CGI Suomen asiantuntijat
Kirjoituksia asiantuntijoiltamme
CGI on kansainvälisesti suomalainen digitalisaatiokumppani. Suomessa noin 3 800 asiantuntijaa konsultoivat asiakkaitamme liiketoiminnan ja ICT-ratkaisujen kehittämisessä. Tällä profiililla julkaisemme kirjoituksia CGI:n eri asiantuntijoilta.
