Osallistava työvuorosuunnittelu vie yhteisöllisen työvuorosuunnittelun uudelle tasolle

Työhyvinvoinnin ja työntekijätyytyväisyyden näkökulmista on työvuoroja suunniteltaessa yhä tärkeämpää ottaa vuoro- ja lomatoiveet huomioon. Monilla työpaikoilla tähän pyritään toimintalähtöisen tai yhteisöllisen työvuorosuunnittelun avulla. Kun rinnalle otetaan vielä kaveriksi tekoäly ja robotiikka, työvuorosuunnittelua pystytään optimoimaan niin, että työvuorot toteutuvat varmasti kaikille reilulla ja tasapuolisella tavalla.

Yksinkertaisesti määriteltynä yhteisöllinen työvuorosuunnittelu on sitä, että työntekijät yhdessä suunnittelevat omat työvuoronsa yhteisesti sovittujen pelisääntöjen mukaisesti, ja suunnittelussa apuna käytetään toimintalähtöistä työvuorosuunnittelua. Toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu puolestaan tarkoittaa, että työnantaja ensin määrittelee, miten monta erilaista osaajaa tarvitaan eri vuoroihin. Sen jälkeen työntekijät yhdessä suunnittelevat riittävän määrän oikeaa osaamista jokaiseen vuoroon.

Vaikka suunta toimintalähtöisessä ja yhteisöllisessä työvuorosuunnittelussa on oikea, ne eivät ole vuorojen tasapuolisuuden ja työntekijöiden tasapuolisen kohtelun näkökulmasta aukottomia menettelytapoja. Työilmapiiri voi kärsiä – joskus myös peruuttamattomasti - esimerkiksi tilanteissa, joissa työvuoron työvuorot on yli- tai alimitoitettu tai yksittäinen työntekijä kokee jatkuvasti, ettei ei saa toiveitaan kuuluviin.

Yhteisöllisen työvuorosuunnittelun edut ja haitat

Parhaimmillaan yhteisöllinen työvuorosuunnittelu toimii silloin, kun kaikki noudattavat yhdessä sovittuja pelisääntöjä ja organisaatiossa on onnistuttu löytämään tasapaino toiminnan tarpeen ja kaikkien työntekijöiden toiveiden välille. Toisten toiveita kuunnellaan ja kunnioitetaan, ja ristiriitatilanteet ratkaistaan tasapuolisesti yhdessä sopien.

Pahimmillaan yhteisöllinen työvuorosuunnittelu voi taas tarkoittaa sitä, että nopeat syövät hitaat ja vahvat ottavat mitä haluavat, eikä yhteisistä pelisäännöistä piittaa kukaan. Pahimillaan tilanne saattaa tarkoittaa myös sitä, että “kaikki saavat haluamansa” eli toivomansa vuorot miehitystarpeesta piittaamatta. Tällöin ollaan tilanteessa, jossa loppuihin vuoroihin ostetaan tekijät alihankintana, jos sitä kautta tekijöitä on edes saatavilla.

Haasteena yhteisöllisessä työvuorosuunnittelussa on myös se, että harvemmin jokaiselle työpäivälle on tarvetta tai halua kiinnittää tiettyä työvuoroa.

Koska muita vaihtoehtoja ei ole ollut, jokainen työntekijä on joutunut käyttämään aikaa kaikkien omien vuorojen miettimiseen alusta loppuun kolmelle seuraavalle viikolle tai uuden työehtosopimuksen mukaan vielä pidemmälle kuuden viikon jaksolle.

Osallistava työvuorosuunnittelu huomioi työntekijän ja työnantajan tarpeet

Onneksi kehittyvä teknologia tuo mahdollisuuksia ja uudenlaisen ratkaisumallin. Kutsumme sitä osallistavaksi työvuorosuunnitteluksi. Keskeinen idea osallistavassa työvuorosuunnittelussa on ottaa sekä yhteisöllisen että toimintalähtöisenkin suunnittelun parhaat puolet ja hyödyntää tekoälyä ja automatiikkaa tekemisen tueksi uudella tavalla.

Osallistavassa työvuorosuunnittelussa työntekijät edelleen ilmoittavat haluamansa vuorot, minkä jälkeen tekoäly suunnittelee loput vuorot työaikalainsäädännön, osaamisen, pätevyyden, ergonomisuuden ja toimintalähtöisyyden näkökulmasta. Tekoäly ratkaisee myös mahdolliset ristiriitatilanteet siten, että suunnittelu on koko ajan tasapuolista ja oikeudenmukaista, ja pyrkii siihen, että "kaikki saavat haluamansa".

Työntekijöiden ei tarvitse muistaa TES-sääntöjä, ergonomisuutta tai huomioida jaksamista, sillä tekoäly tekee sen automaattisesti.

Suunnittelijan ei tarvitse tuskailla, kuinka saada kasaan 300 henkilön lista niin, että se on tasapuolinen, oikeudenmukainen ja lisäksi työehtosopimuksia ja työaikalainsäädäntöä noudattava. Merkittävää on myös ajallinen säästö, sillä tekoälyn avulla noin 2/3 työvuorosuunnitteluun käytetystä ajasta vapautuu muuhun asiantuntija- tai asiakastyöhön.

Järjestelmä ehdottaa listoja kaikille yhteisesti ja samanaikaisesti. Tämän jälkeen työvuorosuunnittelija läpikäy listan ja varmistaa sen toimivuuden, jonka jälkeen lista julkaistaan.

Osallistava työvuorosuunnittelu lyhyesti

• Osallistava työvuorosuunnittelu tuo tekoälyn suunnittelun tueksi
• Tekoäly suunnittelee vuorot automaattisesti toiveiden pohjalta työaikalainsäädännön, TES:n, osaamisten, pätevyyksien, ergonomian ja jaksamisen pohjalta tasapuolisesti
• Nopeuttaa suunnittelua, vähentää manuaalista työtä ja vuorojen epätasaista jakautumista
• Lisää työntekijöiden tasapuolisuutta ja tyytyväisyyttä työvuoroihin
• Tuo merkittäviä kustannussäästöjä mm. alihankintaan

Haluatko kehittää työvuorosuunnittelua entistä automaattisempaan ja tasapuolisempaan suuntaan? Ota meihin yhteyttä ja kerromme, miten muutos toteutetaan Titaniassa ja miten voimme viedä muutosta juuri teidän kanssanne eteenpäin.

Lue lisää blogikirjoituksia Titania 2.0:sta

Helpotusta hoitajapulaan haettava myös tekoälyavusteisesta työvuorosuunnittelusta

Titania 2.0 tuo koneälyn osaksi toimintalähtöistä työvuorosuunnittelua

Blogin on kirjoittanut Annika Jurvanen, joka on aiemmin työskennellyt CGI:llä Titania-ratkaisujen parissa.