En raison de l’éclosion de la COVID-19 à l’échelle mondiale au début de l’année 2020, des organisations de toutes tailles et de tous les secteurs ont dû faire face à des changements considérables au sein de leur main-d’œuvre. Des gouvernements partout dans le monde ont mis en place des mesures de distanciation physique qui ont eu une incidence sur toutes les facettes de notre vie (travail, voyages, divertissements, etc.). Tout en maintenant leurs activités quotidiennes et en continuant à servir leurs clients et les citoyens, les organisations ont dû s’adapter rapidement à de nouvelles méthodes de travail, et notamment au télétravail.

Lorsque le Canada a commencé à renforcer ses mesures en vue de ralentir la propagation de la COVID-19, une importante agence de transport routier et public a dû instaurer le télétravail pour ses 4 000 employés. Il fallait faire vite. Les restrictions imposées par les gouvernements du Canada demandaient de réagir immédiatement. Il était également essentiel de trouver un moyen de maintenir la productivité des employés. L’agence s’est donc tournée vers CGI pour obtenir de l’aide afin de surmonter ces défis.

Assurer la collaboration des employés à distance

L’une des principales préoccupations de l’agence en lien avec le télétravail était de maintenir la productivité de ses employés. Comment les employés pourraient-ils continuer à travailler efficacement sans la structure et les ressources offertes dans leur environnement de travail?

La clé pour maintenir la productivité était de permettre aux employés de collaborer à partir de la maison. Pour faciliter cette collaboration, CGI a aidé l’agence à sélectionner et à mettre en place Microsoft Teams, une plateforme de communication et de collaboration unifiée proposant un éventail de capacités qui faciliteront la communication entre les employés, grâce à des options de clavardage, de vidéoconférence, de stockage des dossiers et d’intégration des applications.

Mise en œuvre de Microsoft Teams en un temps record

En adoptant une approche agile en sprints pour le déploiement de solutions, CGI a réussi à offrir Microsoft Teams aux 4 000 employés de l’agence en seulement un peu plus de deux semaines. Le déploiement initial misait sur les fonctionnalités essentielles et prioritaires de Microsoft Teams, alors que les sprints suivants visaient à y intégrer des fonctions pratiques comme la possibilité d’assister à des événements en direct et l’intégration du système de téléphonie d’entreprise.

CGI a réalisé une période d’essai de Microsoft Teams avec un groupe cible dans le but de recueillir des commentaires pour la planification de son déploiement à l’échelle de l’agence. L’entreprise a ensuite procédé au lancement de la plateforme pour tous les autres employés par vagues.

La formation en ligne destinée aux utilisateurs a également permis d’accélérer l’adoption de la plateforme. CGI en a également facilité l’adoption en offrant une formation au personnel du centre d’assistance ainsi qu’à des membres du personnel de soutien avant sa mise en œuvre, en plus de leur fournir des guides de référence et des foires aux questions.

Le déploiement s’est déroulé sans heurts et les employés ont adopté ce nouvel outil avec enthousiasme. Grâce aux fonctionnalités robustes de la plateforme ainsi qu’à sa convivialité, une collaboration solide entre les employés a été maintenue malgré les perturbations causées par cette pandémie et leur productivité n’a pas diminué.

L’expertise de CGI en ce qui concerne Microsoft Teams et son expérience en déploiement de solutions ont permis à l’agence de répondre rapidement aux pressions exercées sur la main-d’œuvre en raison de la pandémie. Grâce à ce nouvel outil, l’agence continuera de tirer parti d’une solide plateforme de collaboration pour rebondir après cette pandémie.