L’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix permet de reconnaître l’expertise des fournisseurs

Puisque l’échec de projets d’envergure dans le domaine des technologies de l’information et des communications (TIC) commence à faire l’objet de discussions publiques dans plusieurs pays, l’approche de l’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix (« Best Value Procurement » ou « BVP ») gagne rapidement du terrain. Cette méthode d’approvisionnement, fondée sur le sens commun, met l’accent sur la recherche et la responsabilisation des experts les plus compétents ainsi que sur l’élimination des obstacles au succès d’un projet, tels que l’interférence de non-experts et les procédures contraignantes. Une étude de cas menée par le Performance Based Studies Research Group de l’université d’État de l’Arizona révèle que l’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix est hautement efficace et que cette méthode permet d’atteindre des niveaux de satisfaction client de 98 %.

Une solution de rechange viable pour les projets complexes

Une enquête législative portant sur l’échec de projets en TIC aux Pays-Bas a récemment démontré que les clients oublient trop souvent de tenir compte de l’expertise de leurs fournisseurs de services en TIC, et que les procédures d’adjudication ouverte sont trop complexes et coûteuses et font appel à des structures de communication inadéquates. Le comité a conclu que l’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix était une solution de rechange viable, puisqu’elle met à profit l’expertise du fournisseur, qu’elle simplifie la procédure d’adjudication, qu’elle améliore les communications entre le client et le fournisseur et qu’elle met l’accent sur la qualité plutôt que sur le prix. (Lire le rapport et les recommandations du comité*)

Reconnaître l’expertise du fournisseur

Le principe de base de l’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix repose sur le fait que le fournisseur de services en TIC est un expert en matière de technologie. Ce principe sous-tend également que seul un expert peut trouver la solution adéquate à un problème. Dans le cas de l’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix, l’organisation du client doit donc définir ses objectifs d’un point de vue fonctionnel et les formuler d’une manière suffisamment générale pour permettre le recours à tout type de solution. Le client établit ensuite un prix plafond en fonction duquel les fournisseurs doivent concevoir leur meilleure solution, en optimiser la portée, définir les indicateurs clés de performance nécessaires au succès et rédiger le contrat définitif.

Trois questions, cinq pages

Si un fournisseur n’est pas en mesure d’expliquer son offre simplement, c’est probablement parce qu’il ne la comprend pas très bien. Afin de faciliter la recherche du véritable expert dans un processus d’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix, les fournisseurs doivent décrire leur offre de la façon la plus concise possible en répondant aux trois questions suivantes en cinq pages.

• Que m’offrirez-vous pour me permettre d’atteindre mes objectifs?
• Quels risques externes anticipez-vous et que ferez-vous pour les atténuer?
• Quel champ d’application optionnel recommandez-vous?

L’offre devrait être compréhensible pour un non-expert et les mesures employées pour la justifier ne devaient pas être d’ordre technique. Le client finalise l’évaluation de la proposition en rencontrant les principaux membres de l’équipe responsable de la réalisation du projet. Ces rencontres représentent un pourcentage important de la note finale.

Un risque réduit grâce à une transparence accrue

Le client entreprend, avec le fournisseur le mieux classé, une phase de clarification afin de s’assurer d’un arrimage complet avant de signer un contrat. L’offre de cinq pages doit alors être reformulée en détail et former un plan de projet complet. La transparence est au cœur de cette étape, puisqu’il est prouvé qu’elle permet de réduire à la fois les risques et les coûts. (Dans le cadre d’une étude de 104 projets d’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix, l’université du Minnesota a déterminé que le taux d’ordres de modification pour ce type de projets était de moins d’un pour cent.) Si le client et le fournisseur sont suffisamment convaincus que le plan pourra être mis en œuvre avec succès et que les objectifs pourront être atteints, le contrat est attribué. Si le client perd confiance à ce stade, il peut alors poursuivre les discussions avec le deuxième fournisseur le mieux classé.

Meilleurs résultats

Aux Pays-Bas, CGI s’est vue attribuer des contrats d’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix dans les domaines des TIC géographiques, de la prestation de services en TI pour le secteur manufacturier et de la gestion de cas. Nous avons obtenu de meilleurs résultats que nos concurrents parce que nous avons été en mesure de concevoir des solutions mettant à profit l’ensemble de notre expertise et de nos capacités. La collaboration entre nos équipes et nos clients s’est avérée très efficace en raison du respect mutuel de l’expertise de chacune des deux parties. Puisque le résultat final constitue le point de mire pour tous les intervenants d’un projet, l’efficacité et l’efficience des travaux sont accrues.

Selon notre expérience, l’approvisionnement selon le meilleur rapport qualité-prix est une solution de rechange viable à la méthode traditionnelle d’approvisionnement. En tant qu’experts en TIC, nous pouvons accomplir de grandes choses lorsque nous avons la possibilité de collaborer avec nos clients pour définir les meilleurs moyens d’atteindre leurs objectifs.

* en anglais