En Finlande, la Ville de Joensuu voulait faire progresser l’automatisation et réduire le travail manuel dans le traitement des factures d’achat. Depuis novembre 2021, l’intelligence artificielle (IA) de la solution d’achat au paiement de CGI est utilisée quotidiennement par l’organisation pour la comptabilisation et l’acheminement des factures. (CGI Purchase to Pay fait partie de la suite de solutions de gestion documentaire CGI DataCycle360.)
« Le plus grand avantage de CGI Purchase to Pay pour nos activités est l’augmentation du nombre de factures traitées. La manipulation et l’inspection ne nous prennent maintenant qu’une fraction du temps d’avant », explique Tiina Eskelinen, responsable de projet et directrice financière de la Ville de Joensuu.
Environ 50 000 factures de fournisseurs sont envoyées à la Ville de Joensuu annuellement, et leur traitement manuel demande du temps, car les employés doivent les analyser et les vérifier avant de les approuver.
Au total, 440 personnes utilisent le logiciel CGI DataCycle360 à la Ville de Joensuu, dont 270 auditeurs de factures. Tiina Eskelinen ajoute que chacun de leurs auditeurs a probablement consulté des factures saisies par l’intelligence artificielle.
En avançant ensemble, nous avons compris à quel point le projet était multidimensionnel. C’est pourquoi nous accordons une grande importance à l’expertise des professionnels de CGI.
Directrice financière, Ville de Joensuu
L’IA apprend et effectue des tâches humaines
Grâce à l’intelligence artificielle et aux fonctionnalités existantes de la solution CGI Purchase to Pay, jusqu’à 80 % du processus de facturation électronique a pu être automatisé. De plus, la marge d’erreur des factures traitées par l’IA est inférieure à celle des factures traitées par des personnes.
« À la base, le logiciel sert à la comptabilité, conformément à la réglementation. Dans le cas des factures de la Ville de Joensuu, les règles originales de facturation et d’acheminement de la solution CGI Purchase to Pay n’empêchaient pas l’ajout de l’IA. En effet, elles sont compatibles à l’IA, qui pourrait bien les remplacer à long terme. Nous avons pu remplacer les règles de facturation par l’IA pour les 300 factures de services publics qui sont traitées chaque mois », a expliqué Anne Viitanen, experte CGI DataCycle360.
Les factures qui ne peuvent pas être traitées par CGI Purchase to Pay en fonction des règles ou qui dépendant de cibles de commandes et de contrats sont transférées à l’intelligence artificielle. La fonctionnalité accepte les factures électroniques et les factures papier numérisées en format électronique.
« Une fois l’IA introduite, la façon de commander les produits et services ainsi que la forme d’envoi de factures sont encore plus importantes. Plus nous recevons des factures que l’IA peut attribuer et acheminer directement, moins nous avons de factures qui requièrent le temps et l’attention d’un humain », a mentionné Tiina Eskelinen.
Un projet d’envergure requiert une bonne coopération
Tiina Eskelinen souligne l’impeccabilité de la coopération : « En avançant ensemble, nous avons compris à quel point le projet était multidimensionnel. C’est pourquoi nous accordons une grande importance à l’expertise des professionnels de CGI. »
« Rester en contact étroit a permis de régler des choses et de suivre l’évolution du projet. Le travail de développement se poursuit en fonction de l’échéancier établi et nous nous rencontrons environ une fois par mois », a-t-elle ajouté.
Aino Suurmaa, directrice des services CGI DataCycle360, a mentionné : « Pendant le projet, l’IA a été développée pour la Ville de Joensuu afin de transmettre les factures vers des groupes d’acheminement ou des auditeurs individuels. Nous continuerons de coopérer avec la Ville de Joensuu pour aider l’IA à apprendre en continu, afin que sa fiabilité continue de s’améliorer. »
« La fonctionnalité d’intelligence artificielle utilisée pour traiter les factures d’approvisionnement a grandement intéressé les clients de CGI DataCycle360. Un nouveau projet est en phase de production et un autre est aussi en cours », affirme-t-elle.
