La Ville de Joensuu en Finlande reçoit environ 50 000 factures de fournisseurs chaque année, et leur traitement manuel demande du temps. Les employés doivent examiner et approuver chacune d’entre elles. En collaboration avec CGI, la Ville a décidé de se munir de capacités d’intelligence artificielle (IA) afin de gérer l’envoi et l’acheminement quotidien de ses factures. Ainsi, elle a été en mesure d’automatiser 80 % de son processus de facturation, ce qui a permis de réduire considérablement les efforts manuels.
« L’inspection et le traitement manuels ne nous prennent maintenant qu’une fraction du temps d’avant », a expliqué Tiina Eskelinen, responsable de projet et directrice financière de la Ville de Joensuu.
La Ville de Joensuu compte 440 employés, dont 270 travaillent à titre de vérificateurs de factures. Tiina Eskelinen ajoute : « Il est possible que chacun d’entre eux ait consulté des factures qui ont été saisies par l’intelligence artificielle ».
Marge d’erreur inférieure
pour les factures traitées par l’IA par rapport à celles traitées par des personnes
En avançant ensemble, nous avons compris à quel point le projet était multidimensionnel. C’est pourquoi nous accordons une grande importance à l’expertise des professionnels de CGI.
Directrice financière, Ville de Joensuu
L’IA apprend et effectue des tâches humaines
Grâce à l’IA, la Ville a non seulement été en mesure d’automatiser 80 % de son processus de facturation, mais aussi de réduire sa marge d’erreur. La marge d’erreur des factures traitées par l’IA est considérablement inférieure à celle des factures traitées par des personnes.
« Nous avons introduit l’IA à l’aide de la solution d’achat au paiement de CGI sans modifier les règles de facturation ou d’acheminement, a indiqué Anne Viitanen de CGI. L’IA s’intègre sans perturbation aux règles existantes, bien qu’elle puisse les remplacer ultérieurement afin d’apporter encore plus d’avantages. De plus, cette nouvelle technologie accepte les factures électroniques et les factures papier numérisées.
« Une fois l’IA introduite, la façon de commander les produits et services ainsi que la forme d’envoi de factures sont encore plus importantes, a expliqué Tiina Eskelinen. Plus nous recevons des factures que l’IA peut attribuer et acheminer directement, moins nous avons de factures qui requièrent le temps et l’attention d’un humain. »
Un projet d’envergure requiert une bonne coopération
Tiina Eskelinen fait l’éloge de la réalisation en douceur du projet : « Au fil de notre collaboration, nous avons compris à quel point le projet était multidimensionnel. C’est pourquoi nous accordons une grande importance à l’expertise des professionnels de CGI. »
« Rester en contact étroit a permis de régler des choses et de suivre l’évolution du projet, a-t-elle ajouté. Le travail de développement se poursuit en fonction de l’échéancier établi et nous nous rencontrons environ une fois par mois. »
Aino Suurmaa de CGI a mentionné : « Pendant le projet, l’IA a été développée pour la Ville de Joensuu afin de transmettre les factures vers des groupes d’acheminement ou des vérificateurs individuels. Nous continuerons de coopérer avec la Ville dans l’optique d’entraîner les modèles d’IA pour améliorer leur fiabilité sur une base régulière. »
« La fonctionnalité d’intelligence artificielle utilisée pour traiter les factures d’approvisionnement a généré un grand intérêt parmi les clients de CGI DataCycle360, a poursuivi Aino Suurmaa. Un nouveau projet est en phase de production et un autre est aussi en cours. »
