Au sein du gouvernement fédéral américain, la Commission de réglementation de l’énergie nucléaire des États-Unis (Nuclear Regulatory Commission ou NRC) a pour mandat d’assurer l’utilisation sécuritaire de matières nucléaires à des fins civiles, tout en protégeant les citoyens et l’environnement. La NRC réglemente les centrales nucléaires commerciales et les industries qui utilisent des matières nucléaires grâce à l’octroi de licences, à des inspections et à l’application de ses exigences.

À ce jour, la COVID-19 a perturbé les façons de travailler de presque tous les Américains. Les industries complexes et hautement réglementées telles que les centrales nucléaires et les entreprises qui utilisent, entreposent ou éliminent des substances nucléaires ne font pas exception. Pour s’adapter aux modifications requises pour assurer la sécurité de tous les intervenants, la NRC devait permettre à ces industries (ou titulaires de licences) de demander des exemptions de certaines exigences réglementaires, telles que les limites d’heures de travail. Devant rapidement établir la technologie et les processus requis pour soutenir ces demandes d’exemption, la NRC a fait appel à CGI pour relever ce défi urgent.

Répondre rapidement au besoin

La NRC a demandé à CGI de mettre rapidement en place les processus d’exemption de façon à atténuer le plus possible le fardeau imposé aux titulaires de licences et au personnel de la NRC. Les titulaires de licences souhaitaient soumettre dès que possible les demandes d’exception par voie électronique. Les bureaux de la NRC devaient examiner et approuver ou refuser ces demandes et tenir des registres associés à ces exemptions.

Comprenant à la fois les besoins des titulaires de licences et de la NRC, CGI a créé plusieurs nouveaux processus d’exemption automatisés. Le recours à des capacités nécessitant peu de code et à une approche agile a permis à l’équipe de développer quatre nouveaux processus d’exemption en seulement quelques jours. CGI a mis à profit quatre capacités offertes par l’entremise des licences Microsoft 365 existantes de la NRC : Microsoft Forms, SharePoint, Power Apps et Power Automate.

Les titulaires de licences peuvent ainsi demander les exemptions appropriées directement à partir du site Web de la NRC pour enclencher le processus. Grâce à une réponse rapide de la part de la NRC, les titulaires de licences ont pu ajuster leurs procédures pour garantir leur conformité, tout en assurant la sécurité et le bien-être de ses effectifs. Le nouveau processus automatisé permet la soumission et l’approbation des demandes d’exemption en souvent un jour ouvrable.

Établir un modèle pour une transformation numérique future

Selon les réponses initiales à la pandémie, les organisations gouvernementales à l’échelle mondiale accélèrent la création et la mise en œuvre de nouvelles solutions numériques afin de continuer à rebondir et à réinventer les façons d’offrir leurs services. Elles délaissent plus rapidement les procédures manuelles pour adopter des processus et canaux numériques.

Depuis le lancement des flux de travaux pour le traitement des demandes d’exemption, NRC a défini des processus supplémentaires à numériser. L’équipe analyse les processus papier, manuels et chronophages qui peuvent être rationalisés grâce à la mise en œuvre de flux de travaux numériques, tout en répondant aux normes de gestion documentaire de la NRC. Ces initiatives minimiseront le fardeau pour les titulaires de licences, aideront la NRC à accroître son efficacité, et optimiseront la collaboration entre les différents intervenants. La NRC vise également à aller de l’avant avec sa transformation numérique. En voici quelques exemples.

  • Gestion des documents et stockage de demandes automatisés dans les Agencywide Documents Access and Management Systems (ADAMS)
  • Revue et gestion des approbations pour des processus d’exemption supplémentaires
  • Visibilité du statut d’une demande d’exemption par les titulaires de licences par l’entremise d’un portail

Cette initiative a permis à la NRC et aux titulaires de licences de répondre aux besoins immédiats engendrés par la pandémie et de jeter les bases pour réinventer la façon dont la NRC interagit avec ses titulaires de licences. À titre de fournisseur technologique de la NRC, CGI continuera à travailler avec les intervenants internes de la NRC et les titulaires de licences pour améliorer les processus grâce à la transformation numérique.