Numériser la documentation administrative et la gestion des processus est un aspect important de la transformation numérique d’une organisation.

CGI eGov360 offre des capacités modulaires et paramétrables de gestion numérique de cas et de documents aux organisations publiques, particulièrement à celles qui manipulent des données sensibles. Cette solution flexible peut être déployée de façon sécurisée sur site ou dans un nuage privé.

CGI eGov360 fait passer au numérique les processus de création, de manipulation, d’archivage et de publication d’informations et de documents. Cette capacité permet d’offrir des processus allégés et rapides, d’améliorer la sécurité et de proposer un service à la clientèle plus réactif. 

Modulaire et paramétrable pour une flexibilité accrue

CGI eGov360 utilise et élargit l’éventail de fonctionnalités des outils Microsoft SharePoint et Office pour offrir un environnement de travail numérique moderne, adapté aux exigences de l’utilisateur et à ses processus.

  • Amélioration de l’efficacité opérationnelle et de la sécurité : offre un ensemble complet d’outils fondés sur Microsoft Office, qui est à la fois intuitif, flexible et qui permet aux organisations centrées sur la sécurité de conserver le contrôle des informations essentielles
  • Hébergement en nuage privé ou sur site : peut être déployé aussi bien sur site que dans des architectures en nuage public ou privé
  • Extensibilité et performance améliorées : maximise la performance et l’extensibilité de SharePoint en distribuant et en équilibrant automatiquement les ensembles de documents et de permissions dans l’ensemble d’une ferme SharePoint
  • Sécurité de niveau militaire : prolonge les permissions SharePoint avec les concepts de métadonnées publiques et privés pour soutenir les modèles opérant sur la base du besoin de savoir (NtK) et du besoin de partager (NtS)
  • Intégration avec des applications tierces : conçu pour s’intégrer à des systèmes tiers tels que des systèmes sécurisés de numérisation et de classification de documents, d’information géospatiale et des passerelles de cryptage

CGI eGov360 propose trois modules

Personne dirigeant une réunion et affichant des informations sur une tablette

eCollaboration

Offre une structure de stockage flexible pour les documents, les courriels, les rendez-vous et les annonces de même que des fonctionnalités de gestion documentaire comme le contrôle des versions, la distribution de tâches et le suivi. Les modules eCollaboration sont conçus pour faciliter la collaboration et le partage d’information entre les services et les unités organisationnelles.

Gros plan de deux mains à l’aide d’une tablette et d’un ordinateur portable

eCase

Stocke, pour chaque transaction d’affaires, les informations pertinentes, y compris tout document, courriel et calendrier en un seul endroit pour une recherche rapide. De plus, il vous est possible de créer des flux de travaux normalisés, de faire le suivi d’actions administratives à l’aide du contrôle, manuel ou automatisé, des versions et de créer des listes de tâches ainsi que des gabarits réutilisables.

Gros plan d’une personne travaillant à un bureau avec un ordinateur portable, du café, des impressions de données

eRecord

Stocke les processus et les cas complétés sous forme d’enregistrement, les hiérarchise selon un plan de classement et les archive de façon sécurisée. Différents types d’enregistrements peuvent être créés afin de refléter adéquatement vos niveaux de sécurité et d’autorisation ainsi que votre conformité aux normes, aux structures de fichiers et aux métadonnées.

Histoire client

Apprenez comment CGI eGov360 a contribué avec succès à l’avancement de la transformation numérique de nos clients.

Aider la Bundeswehr à se conformer                 à la loi sur l’administration électronique

La Bundeswehr, forces armées de la République fédérale d’Allemagne, fait face, dans sa transition vers un système de gestion électronique des documents afin de se conformer à une loi sur l’administration électronique, à plusieurs défis comme:

  • structures organisationnelles hautement complexes et décentralisées
  • exigences strictes en matière de sécurité et de mise en œuvre
  • changements fréquents du personnel
  • systèmes d’information en concurrence
  • contexte de l’utilisateur complexe et disposition spécifique en fonction de la tâche qui reposent sur les principes de besoin de connaître et de besoin de partager

Nos experts ont créé, pour la Bundeswehr, une solution basée sur le système modulaire de gestion des documents de CGI eGov360, qui est utilisé par l’OTAN depuis 2007. Dans le cadre de ce projet, les systèmes d’information existants du client ont été transférés à un système central qui couvre les domaines organisationnels et les niveaux de gestion. La transition vers un système de gestion électronique des documents est conforme aux exigences en matière de protection, en apportant la preuve de l’existence de documents classifiés.

Harmoniser les systèmes d’information

L’un de nos clients du secteur militaire utilise de multiples systèmes d’information qui sont en concurrence, ce qui pose un défi quant à leur harmonisation. Ses exigences comprenaient:

  • harmonisation et migration de données délocalisées
  • conformité avec le contexte de l’utilisateur et les dispositions d’information relative à la tâche
  • conformité aux principes de besoin de savoir et de besoin de partager

Nos experts ont transféré les systèmes d’information existants vers un système central qui couvre les domaines organisationnels et les niveaux de gestion. Nous avons introduit le système modulaire de gestion des documents, qui est basé sur CGI eGov360 et qui a été conçu à l’origine pour l’OTAN plusieurs années auparavant. Ainsi, notre client a pu répondre à toutes les exigences de conformité, y compris le besoin de protection et l’obligation de fournir une preuve de l’existence de documents classifiés.

Fournir un système de gestion des documents classifiés

Afin de procéder à la gestion de contenu classifié, une organisation internationale avait besoin d’un système de gestion sécurisé qui permettait l’échange de données entre les applications internes et externes existantes. Bien que la migration entre les deux systèmes se soit révélée être un défi complexe pour le client, celui-ci a pu effectuer la migration de façon indépendante grâce à notre solution basée sur CGI eGov360 qui lui a fourni une interface permettant le transfert automatisé de données. En plus d’offrir une solution de gestion des documents sécurisée et cryptée qui tire parti de Microsoft SharePoint 2016, CGI a également fourni du matériel de formation sur mesure et sur site pour le client.

Commencer avec CGI eGov360

Que votre organisation soit en processus de transformation numérique ou que vous songiez à faire le saut vers une solution de gestion numérique de cas et de documents hautement paramétrable et éprouvée, nos experts gouvernementaux et CGI eGov360 peuvent vous aider.

Nous pouvons personnaliser, adapter et étendre la portée des modules de CGI eGov360 pour répondre aux demandes uniques de votre organisation et accélérer votre transformation numérique. Communiquez avec nous pour en savoir plus.