Dans le cadre du déploiement de son programme mondial de protection des renseignements personnels (PRP), un assureur canadien de premier plan a concrétisé une collaboration stratégique avec CGI pour réussir le démarrage de la phase d’exécution en gestion du changement sur cette initiative cruciale. Cette collaboration a permis de garantir un alignement rigoureux de toutes ses unités d’affaires, ses fournisseurs et son réseau de distribution. L’objectif principal était de garantir la mise en œuvre efficace et l’adoption réussie des bonnes pratiques en matière de PRP.
Contexte
En 2022, l’introduction de la Loi 25 au Québec et d’autres régulations fédérales et provinciales telles que la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) a poussé l’assureur canadien à créer un programme pancanadien de protection des renseignements personnels (PRP). Ce programme visait à se conformer aux nouvelles exigences de conformité croissantes dans le secteur de l’assurance et des services financiers au Canada.
La mission principale était de renforcer la confiance des clients et des employé(e)s en garantissant la sécurité et la confidentialité de leurs données personnelles tout en minimisant les risques associés. Pour réussir cette transformation complexe, avec la collaboration de CGI, l’assureur a mis en place une gouvernance robuste en gestion du changement afin que CGI puisse coordonner les activités afférentes et nécessaires à une mise en œuvre fluide, cadencée et arrimée aux priorités de l’organisation.
Solutions - une stratégie de gestion du changement robuste
Pour assurer le succès de cette phase d’exécution du programme en 2023, une approche intégrée a été déployée. Celle-ci a inclut des ateliers stratégiques, une stratégie de gestion du changement adaptée et un soutien renforcé auprès de toutes les équipes impliquées. Cette approche globale a permis de faciliter une transition fluide et une adoption efficace des nouvelles pratiques. Quelques exemples des composantes de la solution mise en place :
- Stratégie: Élaboration d’une stratégie de gestion du changement et de communication, y compris l’identification des dépendances entre les secteurs et les projets, la définition des facteurs de réussite, ainsi que la gestion proactive des enjeux et des risques.
- Équipe de direction: Conseils stratégiques à la direction du programme et aux exécutifs afin définir la vision, formuler des messages clés et ajuster les solutions livrées afin d’assurer une intégration cohérente et harmonieuse au sein de l’organisation.
- Communication: Coordination des communications et production de contenus réutilisables, y compris un portail centralisé pour les équipes projet, facilitant l’accès à toutes les informations nécessaires.
- Soutien aux équipes de gestion du changement
- Production d’indicateurs: Production de livrables essentiels au suivi de l’avancement, y compris les registres des parties prenantes, des risques, des impacts, ainsi que les plans de communication, de stratégie et de soutien post-implantation.
Résultats d’affaires
Bien orchestré, ce programme a non seulement permis de garantir la conformité légale, mais a aussi renforcé la confiance et la sécurité au sein de l’organisation. Les employé(e)s peuvent prendre les mesures nécessaires pour garantir la protection des renseignements personnels et les clients ont été informés de leurs droits concernant le consentement et la protection de leurs renseignements personnels.
En mettant en place une gestion du changement efficace, une communication fluide et en garantissant une adoption forte des nouvelles pratiques par les parties prenantes, l’assureur a consolidé sa position de leader sur le marché tout en atteignant ses objectifs stratégiques liés aux enjeux de mise en conformité. D’autres résultats probants sont à noter :
- Accélération de la transformation numérique de l’organisation grâce à une adoption efficace des bonnes pratiques en matière de conformité et de protection de la vie privée pour renforcer la confiance auprès des clients, des employé(e)s et des réseaux de distribution.
- Renforcement de la collaboration et de la synergie entre les différents secteurs et projets, ce qui assure une cohérence et une efficacité accrues dans le déploiement du programme de la PRP.
- Amélioration significative de la visibilité de la cheffe de la protection des renseignements personnels, ce qui consolide son rôle stratégique au sein de l’organisation.
- Contribution directe à l’atteinte des objectifs stratégiques et des bénéfices escomptés du programme, démontrant les impacts positifs de l’initiative sur la performance globale de l’assureur
