Worauf es bei Cloud-Strategien für die Bundesverwaltung ankommt

Hybrid, Hyperscaler, Single- oder Multicloud: Die richtige Wahl entscheidet über die Zukunft der hauseigenen IT-Landschaft und damit über die Aufstellung der Behörde. Insbesondere auf Bundesebene ist es wichtig, dass Behörden selbstständig, selbstbestimmt und sicher agieren können. Eine gut durchdachte Cloud-Strategie trägt dazu bei: Sie erhöht die Wirtschaftlichkeit, stärkt die Infrastruktur und bietet Schutz, Flexibilität und Anbieterunabhängigkeit. Weniger ausgereifte Lösungen bewirken genau das Gegenteil. Worauf es bei der Planung ankommt.

Mit klaren Zielen zur erfolgreichen Cloud-Transformation

Die zentrale Frage jeder Behörde sollte lauten: Was will ich mit meiner Cloud-Strategie erreichen? Da alle Clouds unterschiedliche Features und Konfigurationsmöglichkeiten bieten, hängt die Wahl der passenden Lösung von den bestehenden Anforderungen und Regularien ab. Je nach Einsatzzweck und Nutzungsanforderungen erweist sich ein bestimmter Ansatz als optimal. Eine Multicloud-Umgebung eignet sich insbesondere für kritische Verwaltungsprozesse, die stark schwankende Zugriffszahlen bewältigen und gleichzeitig eine hohe Ausfallsicherheit gewährleisten müssen.

Konkrete Beispiele finden sich im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Die Nutzung digitaler Fachverfahren unterliegt teils erheblichen Lastspitzen – BAföG-Anträge werden besonders zum Semesterbeginn zunehmen, während Elterngeldanträgen in den geburtenstarken Sommermonaten ihr Maximum erreichen. Eine flexibel verteilte Infrastruktur ermöglicht es, diese Lasten zuverlässig abzufangen und zugleich die jeweiligen gesetzliche Anforderungen an Verfügbarkeit und Datenschutz einzuhalten. Angesichts der voranschreitenden globalen Digitalisierung ist es nicht verwunderlich, dass im Koalitionsvertrag der Ampelregierung explizit eine Multi-Cloud-Strategie für Bundesbehörden gefordert wurde. Cloud Computing spielt auch im neuen Koalitionsvertrag eine wichtige Rolle, darin kündigt die Bundesregierung massive Investitionen in die Cloud-Infrastruktur an.

Der Weg von der Idee zur Einführung einer Cloud-Lösung ist allerdings komplex. Schon die Wahl des richtigen Anbieters stellt eine Herausforderung dar – allein AWS bietet 2024 über 240 vollwertige Services, aus denen die optimale Lösung für die eigenen Anforderungen ausgewählt werden muss. Kein Wunder, dass viele Kunden berichten, wie leicht sie sich in den Details verlieren. Hinzu kommen sich ständig wandelnde betriebliche Anforderungen aus dem Arbeitsalltag, dem Management und Controlling sowie nahezu wöchentliche Feature-Updates der Anbieter, die eine kontinuierliche Neubewertung und Einarbeitung erfordern. Für die interne IT, insbesondere ohne umfangreiche Cloud-Erfahrung, bedeutet das einen enormen Mehraufwand.

Eine erfolgreiche Cloud-Strategie involviert alle Geschäftsbereiche

Eine weitere Herausforderung besteht darin, dass eine erfolgreiche Cloud-Strategie alle Geschäftsbereiche ganzheitlich berücksichtigen muss, denn potenzielle Hindernisse können an vielen Stellen auftreten. Aus meinen Projekten der letzten Jahre habe ich gemeinsam mit meinen Kunden folgende zentrale Erfolgsfaktoren für eine gelungene Cloud-Strategie identifiziert: 

• Insights: Informationen zum bestehenden Anwendungsportfolio, der aktuellen IT-Architektur und den Migrationsmöglichkeiten müssen strukturiert und gebündelt vorliegen. Fehlende Erkenntnisse verhindern fundierte Entscheidungen. 
• Kommunikation: Die Gründe für die Transformation und die damit verbundenen Erwartungen müssen klar definiert sein, um Enttäuschungen zu vermeiden. Entscheidend ist, nicht nur Führungskräfte einzubinden, sondern alle Beschäftigten verständlich über die Veränderungen zu informieren. 
• Ressourcen: Eine sorgfältige Analyse und strategische Verteilung der vorhandenen Ressourcen sind essenziell. Das beinhaltet personelle Ressourcen, Zugriffsrechte sowie ein durchdachtes Zeit- und Kostenmanagement. Alle Stakeholder sollten in der Lage sein, kosteneffiziente Entscheidungen zur Cloud-Nutzung zu treffen, Einsparpotenziale zu erkennen sowie Leistung und Ausgaben kontinuierlich zu optimieren 
• Governance: Bestehende Prozesse müssen überprüft und für die Cloud-Nutzung angepasst werden. Dafür sind klare Richtlinien zur Migration, praxisnahe Handlungsanweisungen und verständliche Tutorials erforderlich, um eine reibungslose Nutzung der Cloud sicherzustellen.
   

Zeitgemäße Regularien sind Voraussetzung für die Cloud

In all diesen Bereichen sind gründliche Analysen unerlässlich. Entscheidend ist dabei stets die Offenheit für Veränderung. Ein gutes Beispiel dafür ist Governance: Oft wird Cloud-Technologie abgelehnt, weil sie nicht mit bestehenden Vorgaben übereinstimmt. Doch diese sind selten in Stein gemeißelt – sie lassen sich überarbeiten.

Ein Beispiel aus meiner Projekterfahrung: Ein Kunde wollte ein digitales Dokumentenmanagement einführen, was jedoch an den bestehenden Richtlinien scheiterte. Der Scanner erfüllte nicht alle internen Vorgaben. Es bestand unter anderem die Befürchtung, dass beim Einscannen Seiten übersehen werden könnten, wodurch Dokumente unvollständig blieben. Paradoxerweise wurde der seit Jahren etablierte analoge Prozess der Aktenaufbereitung und Ablage nicht hinterfragt, obwohl eine physische Ablage keineswegs Vollständigkeit garantiert oder Manipulation ausschließt. Diese einfache Erkenntnis hatte bislang keinen Eingang in die Regularien gefunden. Gemeinsam mit allen Beteiligten entwickelten wir daher neue Richtlinien, die den aktuellen Gegebenheiten Rechnung trugen und moderne Arbeitsweisen ermöglichten.

In einem anderen Projekt wurde ich hinzugezogen, weil eine zunächst erfolgreiche Transformation nach einigen Monaten in einem „Cloud Sprawl“ mündete: Es fehlte eine klare Regelung, welche Prozesse in welche Umgebung migriert werden sollten. Infolgedessen nutzten die Beschäftigten unterschiedliche Plattformen, was zu einer unstrukturierten Ablage wichtiger Dokumente führte. Das Ergebnis: Frustration auf allen Ebenen – sowohl bei Führungskräften als auch bei Beschäftigten. Diesen chaotischen Zustand konnten wir durch klare Kommunikationsstrategien und verbindliche Guidelines zwar mühsam wieder in den Griff bekommen, doch mit einer durchdachten Planung wäre er von vornherein vermeidbar gewesen.

Aufgaben der Cloud-Transformation gezielt verteilen

Es zeigt sich, dass all diese Bereiche ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen und für die Planung eng miteinander vernetzt sein müssen. Die Cloud-Transformation erfordert also volle Aufmerksamkeit. Doch die interne IT ist oft mit zahlreichen anderen Aufgaben ausgelastet und hat darüber hinaus mit der schrumpfenden Verfügbarkeit von Talenten am Markt zu kämpfen. Fachkräfte sind gefragt, kommen jedoch nicht ausreichend nach – ein Problem, das sich zunehmend verschärft.

Eine bewährte Strategie, um diese Herausforderungen zu meistern, ist die Zusammenarbeit mit Managed Service Providern (MSP). Dabei agiert die interne IT als Cloud-Service-Broker, während externe Partner die operative Umsetzung übernehmen. Der Vorteil: Die eigene IT kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, während spezialisierte Partner den technologischen Betrieb optimieren. Entscheidend für den Erfolg ist eine enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit festen Ansprechpersonen und maximaler Transparenz. So bleibt der gesamte Prozess nachvollziehbar, und der geschaffene Mehrwert ist jederzeit ersichtlich.

Eine gute Cloud-Strategie spart Zeit und Nerven

Die Cloud-Transformation ist kein reines IT-Projekt, sondern eine strategische Herausforderung, die Fachwissen aus IT, Management und Recht erfordert. Dabei sind Flexibilität und Dynamik unerlässlich, denn eine Lösung, die jahrzehntelang unverändert Bestand hat, existiert nicht. Die Umsetzung mag herausfordernd sein, sie lohnt sich jedoch. Denn eine fundierte Strategie, die technologische Innovationen, regulatorische Vorgaben und personelle Ressourcen in Einklang bringt, spart am Ende viel Zeit und Nerven – und bringt das Kernziel näher: Die öffentliche Verwaltung langfristig handlungsfähig und zukunftssicher aufzustellen.

Gerne entwickle ich gemeinsam mit Ihnen die beste Cloud-Strategie für Ihre Bedürfnisse.