Das Online-Zugangsgesetz ist ein erster Schritt, um die öffentliche Hand auf die Digitalisierung vorzubereiten. Wichtig für bürgerorientierte Services ist eine kluge IT-Infrastruktur. Andreas Rathgeb, Senior Vice President Consulting Services & Industry Lead Public Sector Deutschland von CGI, und Tobias Koch, langjähriger Director Consulting Services von CGI in Estland, diskutieren in der zweiten Folge des Podcasts „Building a Digital Nation. Insights für Bund, Länder und Kommunen“ darüber, warum in Estland Daten nur von einer Stelle abgefragt werden dürfen und warum das Ziel sein muss, dass der Bürger glaubt, eine Taxi-App statt eines staatlichen Services zu nutzen. Moderiert wird die Folge von Aline-Florence Buttkereit.
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Herzlich willkommen zum Podcast „Building a Digital Nation. Insights für Bund, Länder und Kommunen“. Wir besprechen hier Themen rund um Digitalisierung im öffentlichen Sektor. Uns interessieren Antworten zu Technologien, Menschen und Methoden. Wo steht Deutschland bei der Digitalisierung? Wieso ist Estland schon weiter? Wen und was braucht ein digitaler Staat in der Zukunft? Wnd wie können beide Nationen voneinander lernen?
In dieser zweiten Folge diskutieren wir über die IT-Infrastruktur, Interoperabilität und Schnittstellen der öffentlichen Verwaltung. Andreas und Tobias erklären daher nicht nur, was hinter diesen Begriffen steckt, sondern auch, warum sie so zentral sind für die Digitalisierung von Bund, Ländern und Kommunen. Wir sprechen auch darüber, ob das Onlinezugangsgesetz, kurz OZG, für Deutschland ein wichtiger Schub ist und wie sich alles zusammen auf Services bei den Bürgerinnen und Bürgern auswirkt.
Ohne Basis läuft es nicht. IT-Infrastruktur und Schnittstellen als Erfolgsfaktor für digitale Services Und das OZG. Andreas, wie gut können unsere staatlichen Einrichtungen eigentlich miteinander kommunizieren? Also ich meine jetzt nicht im Sinne der sprachlichen Verständigung. Ich glaube, da sind wir in Deutschland ganz gut aufgestellt, sondern ich rede von diesem technischen Austausch wie von Daten und all diesen Dingen, die da anfallen. Vielleicht hast du sogar noch ein besseres Beispiel. Weißt du, was ich meine?
Andreas Rathgeb: Ja, absolut. Und in der Tat, rein auf der Sprache, da tun wir uns in Deutschland sehr leicht, weil wir grundsätzlich mal alle eine Amtssprache mit Deutsch haben. Das ist eigentlich sehr, sehr einfach. Und wenn zwei Behörden sich miteinander unterhalten, dann haben sich auch in der analogen Welt Standards etabliert, wie eine Anfrage, Amtshilfe und Ähnliches passieren kann, wo eine Behörde die andere nach Daten und Informationen frägt und dann eine entsprechende Antwort bekommt. In einer digitalen Welt sieht es ein bisschen anders aus, weil da möchte ich gar nicht unbedingt darauf warten müssen, dass sozusagen jemand im Hintergrund noch mal einen Knopf drückt oder einen Brief schreibt, anfragt und bei einer anderen Behörde mir die Rückmeldung gibt. Da würde es, wenn ich vor einem Onlineverfahren oder an meinem Handy sitze, sehr, sehr lange dauern, bis dann diese Antwort in meiner Maske wäre. Und so ein Beispiel dafür könnte sein, dass ich meine Steuererklärung online erfasse und zum Beispiel meinen Wohnsitz gar nicht eingeben muss, weil der vorausgefüllt ist. Dies geschieht nicht, weil meine Steuersoftware diesen kennt, sondern tatsächlich, weil auf einen anderen Datenpool zurückgegriffen wird, den Datenpool des Einwohnermeldeamtes, des Melderegisters. Ich kann dann quasi einfach auswählen: Das ist der richtige Datensatz. Und ich gebe den eben nicht mehr ein, sondern das spielt dann einfach ineinander. Hierzu ist eben auch eine gemeinsame Sprache letztendlich notwendig. Diese Sprache sind dann Standards, Datenaustauschstandards und eine entsprechende ertüchtigte Infrastruktur, eben Umgebungen, die das ermöglichen, dass solche Verfahren dann funktionieren.
Wie kann ich mir den Begriff Infrastruktur noch ein bisschen genauer vorstellen? Tobias kannst du das vielleicht noch mal erklären?
Tobias Koch: Das, was Andreas gerade erklärt hat, kennt man auch unter einem anderen Begriff: Interoperabilität. Dass letztendlich Systeme interoperabel sind. Wir untereinander sind gerade interoperabel und verstehen uns. Aber auch Systeme müssen einander verstehen können. Ich mag eigentlich die Analogie des Schienennetzes. Verschiedene Prozesse finden an den unterschiedlichen Bahnhöfen statt, aber sie nutzen alle den gleichen Weg. Sie nutzen alle die gleichen Schienen, die gleichen Sicherheitsstandards, damit Güter, in unserem Falle im Kontext der Digitalisierung Daten, sicher von einem Ort zum anderen kommen und somit letztendlich Fachverfahren oder Online-Services auf Informationen zugreifen können, die an anderen Stellen abgelegt sind.
Damit Informationen auch ausgetauscht werden können, ist es ja oft so in der IT, dass Schnittstellen total hilfreich sind. Andreas, ist es möglich, mit Schnittstellen ganz viel zu lösen? Also könnte man jetzt nicht einfach sagen, na ja, dann baut man halt Schnittstellen zwischen den Behörden und dann können die doch ihre Daten hin und her schieben.
Andreas Rathgeb: Ja, im Prinzip ist es tatsächlich auch so. Da waren aber ein paar Vorarbeiten notwendig, die in den letzten Jahren stattgefunden haben und sich im Moment noch im Abschluss befinden oder die vielleicht immer wieder neu auch angegangen werden müssen. Ein ganz wichtiges Gesetz in dem Zusammenhang ist das Registermodernisierungsgesetz. Hier hat der Gesetzgeber erkannt, es wäre sinnvoll, wenn es diese Schnittstellen geben könnte, ganz grundsätzlich. Und es wäre dafür wichtig, dass die Register, wenn man so will, die Datenbanken, die Datentöpfe, in denen einzelne Daten von uns allen liegen oder von Unternehmen liegen, eben digital zugreifbar sind und auf eine gewisse Art und Weise ansprechbar sind. Und diese Modernisierung wurde eben für eine Vielzahl von Registern abgeschlossen. In dem Zusammenhang hat man auch erkannt, dass man noch weitere Register benötigt, um wirklich ein gesamtes Abbild oder eine komplette Datenstruktur zu haben. Und während des Prozesses hat man tatsächlich auch einzelne Register noch aus der Papierwelt in die digitale Welt überführt. Also das war alles notwendig und eine wichtige Vorarbeit an der Stelle. Damit war es dann möglich, diese Schnittstellen zu gestalten und jetzt in Richtung des Datenaustauschs überhaupt zu denken. Dafür hat man sich dann noch mal weitere Schritte überlegt, auf die wir sicherlich gleich noch zu sprechen kommen.
Also zusammenfassend kann man sagen, dass zum einen die Infrastruktur und eben auch diese Schnittstellen beschreiben, wie kompatibel man dann miteinander ist. Für Deutschland habe ich davon jetzt glaube ich ein ganz gutes Bild. Tobias, wie sieht denn da die Ausgangssituation in Estland aus? Ist das ähnlich wie in Deutschland oder ist eure Infrastruktur oder sagen wir diese Anschlussfähigkeit da ganz anders?
Tobias Koch: Nein, also die Anschlussfähigkeit ist letztendlich ja die Basis von allem. Also in Estland gibt es seit den frühen 2000ern die sogenannte X-Road. Die X-Road ist die Interoperabilitätsplattform. Das ist eine standardisierte Oberfläche, die es jeder staatlichen und kommunalen Behörde möglich macht, letztendlich Daten in den eigenen Registern mit anderen Registern von anderen Behörden auszutauschen, sicher standardisiert über Schnittstellen, sogenannte Security Server, Sicherheitsserver. Und diese X-Road könnte man fast so als das Kernprojekt der digitalen Transformation in Estland bezeichnen, denn das ist das, was es letztendlich möglich macht, nutzerorientierte öffentliche Dienstleistung und digitale Dienstleistungen zu etablieren, die eben Informationen aus verschiedenen Stellen benötigen. Insofern war das definitiv der Motor. Aber ganz wichtig, wir haben auch schon vorher über Rechtssicherheit gesprochen beziehungsweise über die Wichtigkeit von rechtlichen gesetzlichen Instrumenten. Diese X-Road gibt es wie gesagt seit 2001. Das ist eine Open Source Software. Aber so richtig beschleunigt wurden die Anfragen und die Nutzung dieser Infrastruktur um das Jahr 2011 herum, als das Once-Only-Prinzip in Estland eingeführt wurde. Das Once-Only-Prinzip besagt nicht nur in Estland, sondern auch auf europäischer Ebene und in Deutschland genauso, dass eine Behörde letztendlich nur einen bestimmten Datensatz erheben darf. Also Behörden sind dazu gezwungen, Informationen von anderer Stelle abzufragen. Informationen vom Bürger dürfen nicht doppelt abgefragt werden, da das eine Belastung für den Bürger wäre. Das heißt, das Beispiel, das Andreas bei der Steuererklärung gebracht hat, warum muss ich überhaupt meine Adresse nochmal eingeben, wenn ja die Einwohnermeldebehörde diese Information hat. Insofern ist das definitiv ein Motor gewesen, und diese Plattformen kann man an Bedeutung für das digitale Projekt in Estland gar nicht klein reden. Das ist das Wichtigste im Zusammenhang oder eng in Kooperation mit der estnischen digitalen Identität.
Andreas, sind wir jetzt in Deutschland verloren? Also, weil wir jetzt vielleicht nicht einfach mal eben die gesamte Infrastruktur neu aufbauen können. Wie müssen wir das angehen? Gibt es einen Weg zur Rettung?
Andreas Rathgeb: Also ich habe schon mal gute Nachrichten: Nein, wir sind nicht verloren. Und tatsächlich ist schon sehr, sehr viel passiert. Das heißt, die Register sind modernisiert worden und die bieten damit die Möglichkeit, dass Portale geschaffen werden konnten, die Bürgerinnen und Bürger, aber auch Unternehmen zwischenzeitlich nutzen können. Es ist erst mal eine Vielzahl von Portalen geschaffen worden, also nicht nur eines. Das Once-Only-Prinzip oder in Deutschland sprechen wir vielfach auch von der EFA, also einer für alle. Einer löst eine Thematik. Diese Portalthematik haben mehrere erst mal gelöst, aber dieses Prinzip gibt es bei uns auch. Wir haben also zunächst mal verschiedene Bürgerinnen und Bürger, abhängig von dem, wo sie wohnen beispielsweise oder welchen Service Sie abfragen. Sie haben bei einzelnen Services tatsächlich schon die Möglichkeit, über ein Portal eine entsprechende Anwendung zu erreichen und damit sozusagen auf die jeweilige Behörde zuzugehen und mindestens einen Antrag zu stellen oder Daten einzugeben, um einen Prozess loszustarten. In manchen Fällen auch schon tatsächlich direkt auf Daten zu schauen. Das ist aber sicherlich in vielen Fällen ein weiterer Schritt, der noch nicht so umgesetzt ist.
Jetzt bist du auch schon darauf eingegangen, dass es auch in Deutschland immer wieder Schübe gab und dass wir da auch zugänglicher sind. Und tatsächlich gab es 2017 das Onlinezugangsgesetz, das in Deutschland dann auf den Weg gebracht wurde. Worum es dabei geht, erläutert uns der erfahrene Kollege Stefan Platz. Er ist seit 20 Jahren in der Beratung und seit knapp zehn Jahren im öffentlichen Sektor als Projektmanager tätig. Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes.
Stefan Platz: Das Onlinezugangsgesetz, kurz OZG, verpflichtet Bund, Länder und auch die Kommunen, ihre Verwaltungsleistungen (zumindest die knapp 600 identifizierten Verwaltungsleistungen) als Onlinedienste anzubieten und das eigentlich bis Ende 2022. Das heißt letztlich, dass alle Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und auch Organisationen, die mit der Verwaltung in Kontakt treten, zukünftig alle Anträge auch digital, also per Handy, Tablet oder eben über dem PC von zu Hause aus ausfüllen können sollen und dann eben auch bei der Behörde einreichen können. Diese Dienste werden dabei über Verwaltungsportale auf Bundes- oder auch auf Länderebene, aber eben auch von den Kommunen direkt zur Verfügung gestellt.
Andreas, per Gesetz sollen also von mir als Bürger alle Anträge auch online ausgefüllt und bei der Behörde eingereicht werden können. Jetzt ist ja der zeitliche Horizont auch beschränkt, den das Gesetz vorgegeben hat. Wie viel haben wir denn da schon geschafft und müssen wir da jetzt in die Verlängerung gehen oder sind wir da ganz gut unterwegs?
Andreas Rathgeb: Tatsächlich ist aus mehreren Aspekten heraus diese Verlängerung notwendig und auch schon angedacht. Zum einen war es schwierig, dieses Ende 2022 zu treffen, weil es einfach eine Vielzahl von Services ist und sehr, sehr viel Vorarbeit notwendig war. Ich habe die Registermodernisierung vorher ausgeführt. Das ist einfach Grundlagenarbeit gewesen, die natürlich auch viel Zeit gekostet hat. Zum anderen ist es so, dass man gleichzeitig auch schon sieht, dass eigentlich mehr gemacht werden muss. Es ist zwar schön, diesen einen Antrag dann zu stellen und dann sozusagen etwas Digitales gehabt zu haben, so ein digitales Nutzererlebnis. Aber mal ganz ehrlich, wenn ich vielleicht eine Essensbestellung digital abgebe, dann sehe ich vielleicht auch, wann ich das Essen haben werde, und kurz bevor das Essen eintrifft, kommt noch mal ein Hinweis in der App, jetzt sollte ich Richtung Tür laufen und danach kann ich es auch noch bewerten. Das heißt, da ist das Nutzererlebnis eigentlich durchgängig da. Man kann sich vorstellen, bei so einem Antrag, den ich einreiche, da ist es häufig so, dass sozusagen mit dem Absenden der digitale Teil erledigt ist und ab da wieder alles so läuft wie früher. Da gilt es dann anzugreifen.
Tobias, jetzt hast du uns schon in der ersten Folge viel erzählt, wie Estland da grundsätzlich auch anders tickt. Mich würde trotzdem interessieren, braucht denn jetzt Estland so etwas wie ein OZG auch oder brauchte es das in der Vergangenheit? Oder sind da alle nur am Ausprobieren und das läuft einfach so?
Tobias Koch: Also inzwischen braucht es kein OZG mehr in dieser Art und Weise. Ich hatte ja vorhin schon dieses Once-Only-Prinzip erwähnt, das eingeführt wurde, was glaube ich für einen großen Push gesorgt hat. Man sieht das in den Statistiken der X-Road, wie die Datenabfragen seit 2011 letztendlich gewachsen sind. Das ist wirklich unglaublich, wenn man bedenkt, dass Estland 1,3 Millionen Bürger und Bürgerinnen hat. Aber wir sprechen hier über Milliarden von Anfragen zum Datenaustausch. Ich glaube, das Wichtige in Estland ist jetzt letztlich, diese Prozesse kontinuierlich zu verbessern und ich meine, in gewissen Bereichen sind diese Services sehr gut und werden gut genutzt. Aber letztendlich ändern sich Nutzerbedürfnisse, manche Behörden haben sich vielleicht nicht so stark digitalisiert oder sich mit einem starken Nutzerfokus orientiert wie andere, sodass man natürlich auf lange Sicht gesetzlich oder auch von politischer Ebene diesen Blick behalten muss. Also man muss auf Linie bleiben und dafür Ressourcen und Unterstützung letztendlich zur Verfügung stellen und natürlich auch den nächsten Schritt gehen. Das ist natürlich etwas, worüber wir mit Sicherheit noch sprechen werden, was in Zukunft passieren kann oder wird, was in Estland angedacht ist. Aber es geht immer weiter und das bedeutet letztendlich aber auch für Register, Behörden, dass eine gewisse Agilität in ihrer Funktionalität wichtig ist. Das heißt, wie letztendlich dann diese Daten verarbeitet werden, in welcher technischen Umgebung sie verarbeitet werden, dass die dann auch so flexibel sind, dass sie mit dem technischen Wandel auch mitgehen können und in Zukunft leistungsfähig sind. Beziehungsweise wir sprechen natürlich auch in Estland über ein 20 Jahre altes System, das kontinuierlich gewachsen ist. Aber dass natürlich auch diese Leistungsfähigkeit in Zukunft gegeben ist und man da weitergehen kann. Ich glaube, das ist ein Schwerpunkt, den man auch begriffen hat. Und natürlich auch in dem gesellschaftlichen Kontext bedeutet digital letztendlich auch, dass man einen Schritt in Richtung Krisenresistenz und Resilienz in der Verwaltung geht. Das ist ein weiterer Schwerpunkt.
Also könnte man sagen, dass in Estland die X-Road und in Deutschland vielleicht das OZG ein wichtiger Push in Sachen Digitalisierung war. Andreas würdest du das so bestätigen?
Andreas Rathgeb: Da würde ich mitgehen. Vielleicht ergänzt, dass wir mit dem Onlinezugangsgesetz in Deutschland ja eigentlich eine europäische Richtlinie umgesetzt haben. Das heißt, alle EU-Länder sind mit dieser Richtlinie verpflichtet, diese Services in der Art und Weise online anzubieten. Die Umsetzung war in einem Land wie Deutschland eben besonders herausfordernd. Das Onlinezugangsgesetz hat an der Stelle tatsächlich sehr, sehr viel beigetragen und hat geholfen, viele Strukturen aufzubrechen oder auch mitgeholfen, bestimmte Dinge, die uns noch gefehlt haben, zum Beispiel in der Kommunikation zwischen Bund, Ländern und Kommunen. Es hat geholfen, das Verständnis zu schaffen, dass man sich besser zusammentut, sich einzelne Kommunen zusammenzutun, um bestimmte Dinge, die eben identisch sind, miteinander zu lösen und nicht jeder einzeln und für sich.
Das hast du gerade schon angedeutet: So ein Gesetz auf den Weg zu bringen, ist natürlich das eine, aber die tatsächliche Umsetzung ist halt noch mal was ganz anderes und stellt einen vor Herausforderungen. Da möchten wir jetzt noch mal Stefan Platz dazu hören. Er hat seine Erfahrungen aus der Umsetzung nämlich so geschildert:
Stefan Platz: Die Umsetzung des OZG an sich ist eine Mammutaufgabe für die Verwaltungen auf allen Ebenen in Deutschland: ob Kommune, Land oder auch auf Bundesebene. Also wir führen hier zum Beispiel regelmäßig Diskussionen mit den ganzen Fachdienststellen durch, was umgesetzt werden kann und wo eine Umsetzung auch wirklich sinnvoll und hilfreich ist, sowohl für die Nutzenden als auch natürlich für die Verwaltung an sich. Und wir versuchen da eben auch immer wieder, die Nutzenden in den Mittelpunkt zu stellen, um eben die Online-Anträge auch wirklich so einfach und auch so verständlich wie möglich zu machen.
Andreas, haben wir in Deutschland genug Mammuts, um diese Aufgabe auch zu bewerkstelligen?
Andreas Rathgeb: Ich glaube ja. Was sind denn diese Mammuts, die wir haben und uns vielleicht auch geschaffen haben? Also zum einen gab es tatsächlich vom Bund sehr viele Mittel, die bereitgestellt wurden und es war eben mithilfe dieses Gesetzes grundsätzlich erst mal notwendig, weil in der Tat eben viele Steine umzudrehen waren, viel neu zu durchdenken war und zu schaffen war. Dann wurden eben entsprechend Gremien geschaffen und Austauschformate, und es gab auch einfach Spezialisierungen, speziell bei großen öffentlichen Dienstleistern, die sich bestimmte Themen herausgegriffen haben, um einfach eine gewisse Geschwindigkeit auch aufzunehmen in der Umsetzung. Darüber hinaus und ein weiteres solches Mammut, das man sich geschaffen hat und das vielleicht uns in der Zukunft weiterbringen kann, ist, wenn wir auf die digitale Infrastruktur selber schauen. Da wurden Richtlinien auf den Weg gebracht, auf die man dann in einer der nächsten Ausgaben unseres Podcasts sicherlich noch mal genauer schauen kann, wie beispielsweise eine deutsche Verwaltungscloud-Strategie, sozusagen eine Cloud-Technologie, die direkt unmittelbar von der öffentlichen Hand eingesetzt werden kann, unter Souveränitätaspekten ganz speziell. Die ist ein wichtiges Instrument, das wir jetzt noch gar nicht richtig nutzen, dessen Effekte wir in Kürze sicherlich sehen werden. Dann ein weiteres Konstrukt, das quasi dazu führt, innerhalb der gesamten Europäischen Union und darüber hinaus, aber natürlich auch in Deutschland, mit GAIA-X als Standard, den man ausdefiniert hat, beziehungsweise begonnen hat zu definieren, nicht nur öffentliche Daten, aber eben auch öffentliche Daten zu strukturieren, sodass noch mehr Geschäftsmodelle daraus dann möglich werden. Das heißt, das ist dann der Schritt darüber hinaus über diesen normalen Online-Service, den ich für meine bisherige öffentliche Dienstleistung verwenden kann, dass ich daraus eben noch mehr machen kann. Und da steckt eine riesige Chance dahinter. Also ja, wir haben Mammuts schon genutzt und wir haben noch mal weitere geschaffen, von denen wir noch so viel, viel erwarten können.
Lass uns doch noch mal auf die Perspektive auch von Nutzenden schauen. Am Ende wollen wir ja die Bürger und Bürgerinnen in gewissem Maße auch glücklich machen. Und wir wollen natürlich in der Verwaltung ganz viel verändern, und es soll aber dann am Ende auch beim Nutzenden ankommen, dass wir vielleicht irgendwann ein bisschen in die Richtung kommen, wie das in Estland ist, dass da quasi alles so durch digitalisiert ist. Wir haben da aber in Deutschland auch schon ein bisschen was geschafft. Wir haben jetzt noch einmal Maria Boger, die wir in der ersten Folge schon mal gehört haben, befragt. Das ist unsere 33-jährige Münchnerin, die als Selbstständige arbeitet, gerne auch digitale Services nutzt, und einer davon nimmt ihr monatlich auch immer ein bisschen Arbeit ab:
Maria Boger: Was ich schon ziemlich gut finde, das mache ich als Selbstständige ja jeden Monat, das ist die Umsatzsteuervoranmeldung. Das funktioniert bei Elster unglaublich gut, wirklich hervorragend. Auf der anderen Seite schreibt das Finanzamt immer noch Briefe, wenn ich dann irgendwas falsch gemacht habe und dann denk ich mir: Hey, ihr könnt das doch eigentlich auch easy per E-Mail machen oder wenn ihr mich dann schnell anruft. Die machen das nur im äußersten Notfall. Aber wenn halt noch so ein bisschen Zeit vergeht, ach, Sie haben noch drei Wochen Zeit, das noch nachzureichen, denke ich mir so: Macht das doch einfach schneller per E-Mail. Also dann kann ich das doch einfach schon easy hochladen und quasi so ein einfaches Schriftverkehr-PDF schnell schicken oder wenn ein Beleg gefehlt hat, was auch immer. Also warum eigentlich immer so kompliziert machen? Ich wünschte mir, dass es einfach ein bisschen direkter ist.
Und noch absurder wird es dann, wenn noch eine dritte Instanz zwischen Bürger und Verwaltung zwischengeschaltet ist. Dann sind die Wege zwischen digital und analog nämlich so:
Maria Boger: Dass das Finanzamt etwas, was ich eigentlich machen müsste, meinem Steuerberater per Post schickt und mein Steuerberater das einscannt und mir dann als PDF per Email schickt.
Und genau hier stößt Maria an eine der größten Herausforderungen bei der Umsetzung des OZG. Das beschreibt auch Stefan Platz aus fachlicher Sicht:
Stefan Platz: Eine große Herausforderung ist die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse als Ganzes, die ja mit dem OZG einhergeht. Das OZG fordert nicht nur die digitale Beantragung, sondern eben auch, dass ein Bescheid am Ende digital zugestellt werden kann, sofern dies eben von den Antragstellenden auch gewünscht wird. Um hier eben den Antrag wirklich medienbruchfrei bearbeiten zu können, müssen auch die internen Prozesse zunächst komplett überprüft, überdacht und am Ende eben auch digitalisiert werden. Ein Prozess, der zum Beispiel im analogen als auch im persönlichen Kontakt gut funktioniert, muss noch lange nicht im Digitalen genauso aussehen und genauso funktionieren.
Andreas, ist das Problem, dass Maria ihre Rückantwort jetzt also nicht digital und damit auch medienbruchfrei, sondern auf analogem Wege bekommt, den Prozessen im Hintergrund geschuldet?
Andreas Rathgeb: In der Tat. Und da steckt gleichzeitig ein gigantisches Potenzial drin. Wir dürfen nicht vergessen, wir sind jetzt sozusagen gezwungen, diese Prozesse anzugehen und zu digitalisieren, und werden daraus eine ganze Reihe von Vorteilen ziehen können. Ein Weg, diese zu digitalisieren, ist die Einführung einer digitalen Akte. Das heißt, wenn quasi vorher eine Papierakte durchs Amt gewandert ist, dann wird aus dieser Papierakte eben eine elektronische Akte, ein elektronischer Recordset-Datensatz, der sozusagen von Bearbeitenden zu Bearbeitenden läuft und dann irgendwann abgeschlossen ist. Man kann sich das aber natürlich ein ganzes Stück weit automatisierter vorstellen. Vielleicht wird das Fachverfahren dahinter, also eine Anwendung, die dann Dinge tut, entsprechend ertüchtigt oder so umgesetzt, dass er eben diesem digitalen Anspruch besser gerecht wird, dass ich dann vielleicht weniger Bearbeitungszeit benötige, weniger menschliche Arbeit da dran und insgesamt ein schnelleres Antwortverhalten habe. Diese weniger menschliche Arbeit ist insofern wichtig, weil wir gleichzeitig in den Ämtern, in der öffentlichen Hand eben viele unbesetzte Stellen haben, der Fachkräftemangel noch stärker werden wird und hier quasi unmittelbar auch eine Chance für die Ämter oder für die öffentliche Hand besteht, dem dann zu begegnen.
Ist das jetzt eine der großen Herausforderungen der Digitalisierung in Deutschland? Die Prozesse und aber auch diese Benutzerfreundlichkeit irgendwie zusammenzubringen, also dass man nicht bei dem einen und dem anderen immer wieder zurücksteckt?
Andreas Rathgeb: Genau, und es ist tatsächlich so, dass wir in der Digitalisierung grundsätzlich von einer Multidimensionalität der Aufgabe sprechen.
Ja, das passt gut.
Andreas Rathgeb: Genau und das ist für die öffentliche Hand eine besondere Herausforderung. Bisher war das Paradigma „Wir müssen rechtssicher unterwegs sein“: Wir stellen am Schluss einen Bescheid aus und der ist rechtssicher, der ist absolut abgesichert, korrekt, richtig, die Behörde ist nicht angreifbar an der Stelle, der Bürger, die Bürgerin, das Unternehmen ist auch glücklich damit. Das ist nun nicht mehr das Einzige, sondern jetzt geht es auf einmal um Technologie. Es geht um dieses User Interface, die Interaktion, die digital stattfindet, die sich verändert und angepasst werden muss, abhängig davon, wie sich die Technologie verändert. Das Mitdenken von neuen Möglichkeiten, vielleicht Künstlicher Intelligenz als neues Spielfeld, was mehr Möglichkeiten aufmacht, aber gleichzeitig auch wieder Herausforderungen mit sich bringt. Diese Multidimensionalität greift quasi mit der Digitalisierung und das ist sozusagen dann die echte Herausforderung und sozusagen der Change, die Veränderung, die in der Behörde jeweils stattfindet.
Tobias, du hast in der ersten Folge schon auch ein bisschen drauf angespielt, dass es in Estland schon so ist, dass sogar beim CEO ein klares Bewusstsein vorherrscht, wie wichtig die Nutzer auch sind. Gibt es bei euch immer so eine User-First-Strategie oder kann es schon auch mal sein, dass die Benutzerfreundlichkeit zugunsten von Prozessen, die ihr sicherlich auch habt, zurückstecken muss?
Tobias Koch: Ich denke, dass es durchaus vorkommen kann. In der Regel wird natürlich versucht, das zu berücksichtigen und einen Schwerpunkt darauf zu setzen, insbesondere eben bei den Dienstleistungen, die sich ja tatsächlich an gewisse Endnutzer und Endnutzerinnen richten. Also nicht alle Prozesse, die ablaufen, richten sich ja ausschließlich an den Bürger und die Bürgerin, sondern da passiert ja noch viel drumherum. Das heißt, im Zweifel müsste man dann eben auch mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der öffentlichen Verwaltung sprechen, um sie als Nutzergruppe zu verstehen und ihre Bedürfnisse zu berücksichtigen. Und ich glaube, das ist definitiv etwas, was in Estland gemacht wird. Ich weiß aus Projekten von CGI Estland, wo dann letztendlich mit zum Beispiel dem estnischen Grenzschutz gearbeitet wurde und wo dann Leute aus unserem Team den Grenzwächtern über die Schulter geguckt haben und geschaut haben, was die da eigentlich für Bedürfnisse haben, in welche Masken sie halt welche Informationen eingeben etc.. Das heißt, in vielerlei Hinsicht spielt es eine große Rolle. Und was ich an der Stelle noch anbringen möchte, wenn wir diese digitalen Prozesse und die Digitalisierung von Prozessen ansprechen: Dadurch, dass wir Dinge digital machen, ist es vielleicht auch in einem weiteren Schritt für den Bürger leichter nachvollziehbar, wer eigentlich was gemacht hat, was eigentlich mit Daten passiert ist, wer Daten bearbeitet hat und warum Daten angefragt wurden. Transparenz, das ist ein Schwerpunkt, den auch eben diese X-Road-Infrastruktur und die standardisierten Schnittstellen in Estland letztendlich mit einbringen können, dass letztendlich Bürger und Bürgerinnen nachvollziehen können, wer Zugriff genommen hat, über welche Schnittstelle, auf welche Information. Und das sorgt auch für Vertrauen in so eine Infrastruktur.
Andreas Rathgeb: Das ist ein ganz wichtiger Punkt, Tobias. Dieses Vertrauen versuchen wir in Deutschland dadurch herzustellen, dass es ein Nutzerkonto geben wird beim Zugriff auf diese Online-Services, der über einen Portalverbund stattfinden wird. Damit ist auch ein entsprechendes Datenschutz-Cockpit mit verbunden, und dieses Cockpit zeigt zum einen auf und soll dann aufzeigen, auf welche Daten welche Behörde zugegriffen hat, um sozusagen einen Service dann zu erfüllen. Also nicht im Hintergrund um Amtshilfe gebeten, sondern online und sehr, sehr schnell, aber umgekehrt auch wieder transparent. Also eigentlich so, wie wir uns das alle wünschen. Einmal sichtbar und zum Zweiten dann auch Zugriff auf sozusagen diese Originaldaten. Also, was ist von mir denn in welchem Register gespeichert? Das wird es in einem weiteren Ausbauschritt geben. Ich finde insgesamt ein sehr wichtiger Punkt, um die Bürgerinnen und Bürger oder auch Unternehmen dort mitzunehmen. Um die Mitarbeitenden in den Behörden mitzunehmen, die auch Anwenderinnen und Anwender sind, ist dieses Thema so zu denken, ganz entscheidend. Die wollen auch an einem modernen Arbeitsplatz arbeiten und dazu gehören moderne Anwendungen, und diese gilt es ebenfalls zu schaffen. Und das heißt, die sollen auch benutzerfreundlich sein. Sie sollen bestimmte Dinge wie zum Beispiel langweilige Routinen vielleicht abnehmen und automatisieren und vielleicht mehr bessere, konkrete Interaktion dann mit dem Bürger, mit der Bürgerin ermöglichen oder vielleicht ganz neue Dienstleistungen bieten.
Jetzt haben wir viel über Prozesse gesprochen, wir haben darüber geredet, wie das beim Nutzer auch freundlich ankommen kann. Manche Dinge sind aber auch noch lange in ferner Zukunft, weil es noch ein paar andere Stolpersteine gibt, von denen fraglich ist, ob sie überhaupt jemals weggeräumt werden können oder ob sie so einfach weggeräumt werden können:
Stefan Platz: Das sind auf der einen Seite natürlich die ganzen gesetzlichen Vorschriften, die teilweise und an vielen Stellen immer noch die Digitalisierung behindern. Solange zum Beispiel ein persönliches Erscheinen erforderlich oder vorgeschrieben ist, wird es natürlich sehr schwer, einen Antrag auch digital zu stellen. An mancher Stelle wird es immer so sein, nehmen wir zum Beispiel den Personalausweis. Dort wird es wahrscheinlich immer so kommen. Aber an vielen Stellen ist eben vieles möglich. Hier wurde bereits viel getan, um solche Hindernisse auch zu beseitigen. Aber es liegt eben auf allen Ebenen, vom Gesetz bis zu auch kommunalen Satzungen, noch sehr viel Potenzial, was man hier machen kann.
Andreas, wie siehst du das? Also müssen wir da tatsächlich auch einfach auf politischer Ebene irgendwo noch mal mit anschieben? Weil wenn das eine Gesetz dem anderen im Weg steht, dann kann man noch so tolle Digitalisierungspläne haben, oder?
Andreas Rathgeb: Ja, absolut. Stefan Platz hat es sehr, sehr gut ausgedrückt. Eben eigentlich Gesetze, die, wenn man so will, sich ein Stück weit widersprechen. Das heißt ja, der eine Anspruch, der formuliert ist, muss gegen andere Vorschriften, die es auch gibt und oftmals auch noch mal Datenschutzaspekte quasi austariert werden. Das Wichtigste ist, jetzt haben wir eine Basis, um eine Vision darüber zu formulieren. Und diese Vision, dafür haben wir unsere gewählten Vertreter, unsere Politikerinnen und Politiker, die das auch schon getan haben. In den Wahlprogrammen kann man das nachlesen. Und mit dieser Haltung und mit dieser Vision darüber werden wir uns leichter tun, dann letztendlich diese Dienste vollends ins Digitale zu bringen und uns quasi als komplett digitalen Staat auch dann irgendwann verstehen zu können. Heute sind wir da noch nicht. Da ist das Mitnehmen der Gesellschaft einfach noch mal notwendig und dafür haben wir in unserem politischen System eben die politische Vertretung.
Und jetzt hast du noch von Visionen gesprochen. Kommen wir doch am Ende der Folge von den Visionen noch mal auf die Potenziale zu sprechen. Wie stellt ihr euch das Serviceangebot eines idealen digitalen States vor?
Tobias Koch: Ja, ich glaube, einen Schwerpunkt würde ich da setzen, dass das ideale Angebot tatsächlich so aussieht, dass ich ganz einfach Zugriff nehmen kann auf den Service, den ich gerade benötige. Dass ich halt ohne große Umschweife letztendlich die Dinge erledigen kann, Daten nicht doppelt eingeben muss, dass ich nicht irgendwelche PDFs irgendwie ausfüllen muss und die abschicken muss, sondern dass letztendlich über eine Oberfläche Dinge zu erledigen sind und die Informationen, die ich irgendwann schon mal abgegeben habe, dass die auch genutzt werden, wieder genutzt werden im Sinne von Effizienz, Ressourceneinsparung etc.. Ich glaube, dass das das Wichtigste ist. Natürlich auch in Zukunft die Nutzung von Zukunftstechnologien, dass letztendlich Dinge vielleicht über andere Endgeräte anderer Art und Weise genutzt werden können. Aber ich glaube in erster Linie, mir persönlich wäre einfach nur wichtig, die gesamte Bandbreite an staatlichen Leistungen zur Verfügung zu haben und diesen zu vertrauen, zu wissen, was dahintersteckt, was da passiert.
Andreas Rathgeb: Ja, für mich ist das ein wunderbares Bild. Also ich will es nur ergänzen, was Tobias gesagt hatte. Das Bild, dass proaktiv Services auf mich zukommen. Also so stelle ich mir das vor. Ich komme in eine bestimmte Situation in meinem Leben und mir werden die richtigen Services vielleicht schon vorkonfiguriert sozusagen angeboten. Also ein bisschen, wie man es vielleicht von seinem Mobilfunkprovider kennt, der einen immer wieder mal informiert: Du hast aktuell den richtigen Vertrag oder den besten für dein Nutzerverhalten. So kann man sich das eigentlich auch für staatliche Services vorstellen, und das ist dort mein Leitbild dafür.
