Kokonaisarkkitehtuuri (enterprise architecture) on parhaimmillaan keskeinen organisaation johtamisen kehittämisen työkalu. Se auttaa tukemaan päätöksentekoa, parantamaan yhteistyötä, tehostamaan toimintaa, vähentämään riskejä ja löytämään kustannussäästöjä. Toisaalta kokonaisarkkitehtuuria voi hyödyntää myös huonosti.
Kokosin alle yleisimmät kokonaisarkkitehtuurityön sudenkuopat sekä vinkit niiden välttämiseksi.
1 Työtä tehdään arkkitehtien kesken
Yksi kokonaisarkkitehtuurityön perisynneistä on keskittyä arkkitehtien väliseen yhteistyöhön. Kokonaisarkkitehdit tekevät mieluusti töitä keskenään ja mielellään työkaluilla, joihin muilla ei ole pääsyä tai osaamista. Kokonaisarkkitehdit eivät myöskään tyypillisesti ole kovin hyviä markkinoimaan tuotoksiaan ja palveluitaan – varsinkaan johdolle tai liiketoiminnalle. Tämä on ongelma, koska kokonaisarkkitehtuuria ei voi tehdä teoreettisena mallinnusharjoituksena. Johto ja asiantuntijat tulee osallistaa jo pelkästään varmistamaan, että kuvausten sisältö vastaa tarkoitustaan – puhumattakaan siitä, että saisit sidosryhmät myös hyödyntämään niitä.
Vinkki: Kokonaisarkkitehtuuri tarvitsee sekä yhteistyötä että viestintää. Osallista johto, liiketoiminta ja IT alusta alkaen. Kyvykkyyskartan laatiminen voi toimia hyvänä lähtökohtana yhteistyölle. Perusta työryhmiä käsittelemään arkkitehtonisesti merkittäviä kysymyksiä, viesti onnistumisista ja varmista, että arkkitehtuurisisällöt ovat helposti saatavilla.
2 Johdon tuki puuttuu
Kokonaisarkkitehtuurityö tarvitsee tuekseen organisaation johdon vahvan mandaatin sekä resurssit ja budjetin. Ilman johdon tukea työ jää helposti marginaaliseksi vailla todellista vaikutusvaltaa. Epämääräinen mandaatti sekä johdon heikko tietoisuus kokonaisarkkitehtuurista lisää epäonnistumisen riskiä.
Vinkki: Sitouta johdon edustaja toimimaan kokonaisarkkitehtuurityön puolestapuhujana. Laadi tiivis esitys kokonaisarkkitehtuurista ja sen hyödyistä, ja esitä se avainhenkilöille. Hae virallinen hyväksyntä suunnitelmallesi sopivasta johtoryhmästä.
3 Tavoitteena täydellisyys
Kukapa ei haluaisi olla täydellinen, tai ainakin tehdä työnsä mahdollisimman hyvin? Täydellisyyden tavoittelu voi kuitenkin olla kohtalokasta kokonaisarkkitehtuurityössä. Yksityiskohtien liiallinen korostaminen voi johtaa työmäärän paisumiseen hallitsemattomaksi, mikä hidastaa etenemistä ja heikentää lopputulosten hyödyllisyyttä.
Vinkki: Kevennä lähestymistapaasi ja keskity oleellisiin kuvauksiin. Kyvykkyyskartalla, toimintaympäristön kuvauksella, ylätason tietomallilla ja tietojärjestelmäkartalla pääsee jo pitkälle. Suunnittele kokonaisarkkitehtuuri karkeasti mutta konkreettisesti, ja pidä hallintamallit yksinkertaisina. Älä vaadi projekteilta liikaa, sillä useimmissa tapauksissa riittää yksinkertainen ratkaisuarkkitehtuurikuvaus.
4 Fokus rajoittuu IT-arkkitehtuuriin
Kokonaisarkkitehtuuri tarkoittaa usein IT-arkkitehtuuria. Tekniikasta on usein helpoin lähteä liikkeelle, mutta kokonaisarkkitehtuuri pitäisi ulottaa strategisiin, toiminnallisiin ja tiedonhallinnan kysymyksiin.
Vinkki: Laajenna kokonaisarkkitehtuuri kattamaan myös liiketoiminnan ja strategian osa-alueet. Tämä mahdollistaa laajemman vaikuttavuuden ja auttaa sitouttamaan suuremman asiakaskunnan. Aloittaa voit vaikka kyvykkyyskartasta.
5 Kuvaus kattaa vain nykytilan
Kokonaisarkkitehtuurin perussisällöt ovat käytännössä nykytilan inventaarioita: nykyiset kyvykkyydet, prosessit, tietoryhmät, tietojärjestelmät ja niin edelleen. Toki nämäkin sisällöt ovat hyödyllisiä ja niille on monia käyttökohteita, mutta miksi rajoittua siihen? Tavoitetilan kuvaaminen on olennaista, jotta kokonaisarkkitehtuuri voi tukea organisaation kehittämistä ja tulevaisuuden suunnittelua.
Vinkki: Siirry kokonaisarkkitehtuurityössä seuraavalle tasolle ja sisällytä siihen tavoitetilojen kuvaaminen. Tämä tuo lisää asiakkaita kokonaisarkkitehtuurille ja tekee työstä kiinnostavampaa.
6 Edetään työväline edellä
Kokonaisarkkitehtuurityössä saattaa houkuttaa keskittyä hienoihin ja monimutkaisiin työvälineisiin. Työväline on kuitenkin vain väline, eikä sen pitäisi olla keskiössä. Liian monimutkaiset työkalut ja keskittyminen niihin voivat rajoittaa työn vaikuttavuutta ja johtaa resurssien tuhlaamiseen.
Vinkki: Aloita yksinkertaisella ja edullisella välineellä. Suunnittele huolellisesti, mitä kokonaisarkkitehtuuri organisaatiossasi tarkoittaa ja miten sitä hyödynnetään. Kasvata työvälineiden roolia vasta, kun niiden tarve on selkeästi havaittavissa. Toki kannattaa varmistaa alusta alkaen, että sisältöjen siirto välineestä toiseen onnistuu tarpeen tullen.
7 Työn aloittamista lykätään
Suurin virhe on olla aloittamatta kokonaisarkkitehtuurityötä lainkaan. Vaikka alkuun pääseminen voi tuntua haastavalta, on tärkeää aloittaa, jotta organisaation kehittäminen voi jatkossa sujua paremmin.
Vinkki: Älä jää odottamaan vähemmän kiireisiä aikoja, vaan laita kokonaisarkkitehtuurityö käyntiin heti. Priorisoi tämä työ muiden tehtävien joukossa, ja hyödynnä pienetkin mahdollisuudet edistää sitä.
Kokonaisarkkitehtuurityö tarkoittaa jatkuvaa ja suunnitelmallista vuoropuhelua organisaation eri toimintojen kanssa. Työ vaatii osaamista, resursseja ja yhteisesti sovitut työtavat, mutta parhaimmillaan kokonaisarkkitehtuuria on mahdollista soveltaa kevyesti ja ketterästi.
Olisiko aika aloittaa kokonaisarkkitehtuurin hyödyntäminen tai kehittää nykyisiä käytäntöjä? Jatketaan keskustelua!
Kirjoittajasta
Eetu Niemi
kokonaisarkkitehtuurikonsultti
Olen Eetu Niemi, pitkän linjan kokonaisarkkitehtuurikonsultti. Olen auttanut useita kymmeniä julkishallinnon ja yksityisen sektorin organisaatioita kehittämään kokonaisarkkitehtuurityötään ja saamaan siitä konkreettisia hyötyjä.
