Pour rester concurrentielles dans le paysage numérique actuel en constante évolution, les entreprises doivent tenir leurs systèmes à jour grâce à des initiatives de modernisation des systèmes existants. Ces initiatives s’accompagnent de nombreux risques qui peuvent compromettre leur réussite. Il est essentiel de gérer et de limiter ces risques pour assurer une transition en douceur des systèmes obsolètes vers une technologie moderne, efficace et sécurisée.

Comprendre les risques de la modernisation des systèmes existants

Avant de se lancer dans des stratégies de gestion du risque, il est important de comprendre les risques associés à la modernisation des systèmes existants.

  • Dette technique – Les systèmes existants ont souvent une dette technique importante, notamment un code obsolète, des logiciels non pris en charge et des processus inefficaces. Ces éléments peuvent accroître les coûts et la complexité de la modernisation.
  • Perte des connaissances – Les systèmes existants sont généralement gérés par un petit groupe de spécialistes qui comprennent les subtilités de l’ancienne technologie et les processus d’affaires cruciaux qu’elle prend en charge. Le risque de perdre ces connaissances lors de la modernisation est élevé, surtout si ces experts quittent l’entreprise.
  • Interruption des activités – Si elle n’est pas gérée correctement, la modernisation des systèmes essentiels peut perturber les activités de l’entreprise. Ces interruptions peuvent entraîner une perte de revenus, une insatisfaction des clients et une atteinte à la réputation de l’entreprise.
  • • Défis d’intégration – Les nouveaux systèmes doivent s’intégrer en toute transparence aux données et aux flux de travail existants. Les problèmes d’intégration peuvent entraîner des incompatibilités entre les systèmes et des silos de données, entravant les processus d’affaires.
  • • Dépassement des coûts – Les projets de modernisation des systèmes existants sont souvent complexes. Ils peuvent facilement dépasser les budgets s’ils ne sont pas planifiés et gérés avec soin.
  • • Conformité réglementaire – Il est difficile de tenir les systèmes existants à jour face aux exigences réglementaires/de conformité en constante évolution, ce qui entraîne une augmentation des risques et des problèmes de conformité.

Stratégies de gestion et d’atténuation des risques

Pour gérer ces risques, les entreprises doivent adopter une stratégie globale de gestion des risques comprenant les éléments suivants.

  • Planification exhaustive et évaluation approfondie
    Commencez par évaluer en détail les systèmes actuels afin de mesurer votre dette technique, vos dépendances et vos besoins de modernisation. Cette évaluation consiste en un inventaire de l’ensemble des applications, des bases de données et des interfaces concernées par le projet, y compris les intégrations et les dépendances avec des parties externes. Insistez sur les avantages techniques et stratégiques de toutes les décisions prises au cours de la phase de planification et d’exécution.
     
  • Préservation des connaissances
    Documentez minutieusement le système existant, y compris les règles de gestion, les flux de données et les interfaces utilisateur. Sollicitez les experts existants qui ont une connaissance approfondie de l’entreprise et de ses processus afin de tirer parti de leurs connaissances. Formez-les à l’utilisation de la nouvelle technologie afin qu’ils puissent prendre en charge les opérations et les processus de l’entreprise. Envisagez la création d’un référentiel de connaissances auquel tous les membres de l’équipe pourront accéder tout au long du projet, et même au-delà.
     
  • Approche progressive
    Adoptez une approche progressive et itérative de la modernisation, en divisant le projet en phases gérables, en effectuant des tests et une validation à chaque étape. Cette approche réduit le risque d’interruption des activités et vous permet d’élaborer des mesures correctives, au besoin. Réalisez des projets pilotes pour vérifier votre approche avant d’effectuer des changements sur les processus et les technologies présentant un risque élevé. La création progressive de valeur commerciale renforcera la confiance des parties prenantes dans cette initiative de modernisation et dans sa capacité à produire les avantages escomptés.
     
  • Des plans d’intégration solides
    Mettez en place un ensemble de plans d’intégration qui décrivent comment les nouveaux systèmes interagiront avec les processus et les données existants. Utilisez des technologies et des API modernes pour faciliter l’intégration et garantir la cohérence des données entre les systèmes. Faites appel à des partenaires externes qui ont des dépendances aux systèmes existants ou qui en produisent afin de coordonner et de gérer la transition.
     
  • Gestion du budget
    Établissez un budget réaliste qui prenne en compte les complexités potentielles et les obstacles imprévus. Revoyez et rectifiez régulièrement le budget au fur et à mesure de l’avancement du projet afin d’éviter les dépassements de coûts. Dans certains cas, les coûts opérationnels des applications modernisées peuvent dépasser ceux de la technologie existante. Il est donc important de mesurer les avantages commerciaux qui peuvent être obtenus grâce à la modernisation afin d’étayer votre analyse de rentabilité.
     
  • Mesures de sécurité
    Mettez en place des mesures de sécurité strictes, tout au long du processus de modernisation. Il s’agit notamment de chiffrer les données pendant la migration, de procéder à des audits de sécurité et de veiller à ce que les nouveaux systèmes soient conformes aux normes de sécurité du secteur.
     
  • Gestion du changement
    Préparez l’entreprise au changement en décrivant les avantages et les effets du projet de modernisation. Veillez à ce que le plan de gestion du changement gère soigneusement la perception du risque dans l’ensemble de l’organisation et réponde aux préoccupations des employés afin de réduire leur résistance au changement. Proposez des formations et du soutien pour aider l’entreprise et son personnel informatique à s’adapter aux nouveaux systèmes et processus.
     
  • Partenariats d’experts
    Envisagez de vous associer à des fournisseurs et à des consultants qui ont une expérience éprouvée et vérifiable de la modernisation des systèmes existants. Ils peuvent fournir des informations, des outils et des méthodologies utiles pour réduire les risques liés au projet. Le recours à l’expertise d’un partenaire peut accroître les avantages de la modernisation et optimiser votre investissement.
     
  • Suivi et tests continus
    Surveillez de près le processus de modernisation et effectuez des tests approfondis à chaque phase. Il s’agit notamment de tests de performance, de tests d’acceptation utilisateur et de tests de sécurité pour s’assurer que les nouveaux systèmes répondent à toutes les exigences définies.

Conclusion

Les organisations ont besoin de mettre en œuvre des projets de modernisation des systèmes existants pour rester pertinentes et efficaces à l’ère du numérique. Néanmoins, ces initiatives comportent des risques inhérents. En comprenant ces risques et en mettant en œuvre une stratégie globale de gestion des risques, vous pouvez atténuer les problèmes potentiels et assurer une transition réussie vers une technologie moderne. Grâce à une planification minutieuse, à la préservation des connaissances, à une mise en œuvre progressive et à une surveillance continue, vous pouvez surmonter les difficultés liées à la modernisation des systèmes existants et générer des systèmes robustes, sécurisés et pérennes.

Cet article a été rédigé conjointement par des experts de CGI et d’AWS. Auteurs :