Une automatisation robotique des processus à toute épreuve grâce à une stratégie d’entreprise

Plus tôt cette année, mon collègue Usman Azim a formulé des recommandations très utiles sur l’application de l’automatisation robotique des processus dans son billet de blogue intitulé Sept conseils aux dirigeants souhaitant adopter l’automatisation robotique des processus. En tant que spécialiste de ce domaine, j’aimerais vous faire part de mes réflexions au sujet de l’importance de disposer d’une stratégie d’automatisation d’entreprise.

Comme l’a mentionné Usman, les organisations devraient commencer ce processus modestement. Cependant, elles doivent aussi l’intégrer à leur vision et à leur plan d’entreprise. Certes, les mises en œuvre de petite envergure qui visent à relever des défis d’affaires précis présentent une certaine valeur, puisqu’elles permettent au personnel de se concentrer sur des tâches plus stratégiques et d’accroître la cohérence des processus répétitifs. Toutefois, les entreprises devraient adopter une approche plus stratégique lorsqu’elles considèrent l’automatisation robotique des processus.

On a beaucoup écrit au sujet des défis associés à l’automatisation, qu’il s’agisse de la gouvernance essentielle, de la sélection des processus, de la gestion du changement ou de l’extensibilité des technologies. Pour tirer pleinement parti de l’automatisation robotique des processus, il incombe aux dirigeants d’élaborer une stratégie d’entreprise qui tient compte de ces défis et qui crée des attentes réalistes quant aux investissements initiaux et récurrents.

Bref, il est judicieux de débuter modestement, mais il faut aussi établir une feuille de route qui tient compte du développement éventuel du projet pour assurer le succès de la transformation.

Selon mon expérience en matière de démonstration de la valeur et de mise en œuvre dans ce domaine, j’ai créé une liste de conseils pour aider les dirigeants à établir une stratégie d’entreprise.

Défi à relever : la gouvernance essentielle

Évitez d’analyser de trop près. Dans le cadre de leur projet d’automatisation robotique des processus, la plupart des organisations effectuent une analyse des solutions de rechange pour bien étudier les différentes plateformes. Cependant, toutes les principales plateformes d’automatisation robotique des processus comprennent un ensemble commun de fonctionnalités qui répondent aux exigences actuelles et futures de la majorité des organisations. Je suis d’avis qu’il est préférable de laisser tomber cette analyse et de réinvestir l’argent que vous économiserez dans la mise en œuvre d’une plateforme bien connue et établie. Si un segment de votre organisation a besoin de certaines fonctionnalités spécialisées, celles-ci pourront faire l’objet d’une intégration ou d’une extension sur mesure qui augmentera les capacités de la plateforme d’entreprise.

Sollicitez la participation des experts des fonctions d’affaires (équipes métiers) et informatiques (TI). Bien que l’automatisation robotique des processus ne nécessite pas de modifier les processus d’affaires existants, les conseils des experts peuvent contribuer à l’optimisation de l’efficacité. Ces experts peuvent mettre en lumière les pratiques non efficaces et recommander des modifications à apporter aux processus d’affaires existants pendant la conception de la fonctionnalité d’automatisation. Cependant, même si l’automatisation robotique des processus soutient les fonctions d’affaires, elle doit être gérée par les équipes de TI. Les experts en TI mettent la plateforme en œuvre et y intègrent les contrôles informatiques modernes nécessaires pour gérer les activités d’automatisation. Les organisations doivent donc planifier et prioriser les interventions des experts en conséquence pour concrétiser la vision décrite dans leur stratégie d’automatisation d’entreprise.

Tenez compte des dépenses inattendues lors de la planification. En accélérant certains processus d’affaires, il se peut qu’une organisation ne parvienne qu’à déplacer les goulots d’étranglement en aval, ce qui ne fait que transférer les désavantages économiques à un autre segment de l’entreprise. Évaluez les conséquences que l’automatisation robotique des processus aura en aval et planifiez le projet en conséquence, puis réservez un certain budget pour les dépenses inattendues – il est impossible de tout prévoir.

Défis à relever : la sélection des processus et la gestion du changement

Faites appel à votre personnel opérationnel. La qualité des fonctions cognitives de l’automatisation robotique des processus dépend de la qualité de la programmation. Selon mon expérience, plusieurs conditions d’exception et règles d’affaires sont oubliées lors de la définition des outils. La raison est simple : les humains suivent certaines règles de façon intuitive, sans devoir y réfléchir consciemment. D’autre part, il pourrait être désavantageux d’un point de vue économique d’automatiser tous les scénarios d’exception. À mesure que vos employés réorientent leur attention vers les tâches exigeant plus d’innovation et d’intuition, assurez-vous qu’ils ont tout de même du temps à accorder à la correction des erreurs qui pourraient découler des processus nouvellement automatisés.

Obtenez l’avis de vos employés. Favorisez l’adoption de l’automatisation robotique des processus en offrant une expérience positive à vos employés et en organisant des ateliers pour les aider à se familiariser avec le concept. Les experts en expérience utilisateur peuvent soutenir cette adoption grâce à des techniques de conception axées sur l’utilisateur, semblables à celles utilisées pour la mise en œuvre de logiciels sur mesure.

Défi à relever : l’extensibilité des technologies

Tenez compte de tous les coûts de lancement. Les robots d’automatisation des processus renforcent les capacités humaines et nécessitent une certaine période d’intégration, comme c’est le cas pour les nouveaux employés. Les coûts d’intégration s’ajoutent aux coûts de la plateforme en soi et peuvent comprendre des dépenses associées à l’infrastructure informatique et aux licences d’utilisation de logiciels. Intégrez ces coûts à vos calculs lorsque vous évaluez le rendement du capital investi afin d’obtenir un aperçu plus fidèle de la valeur du projet pour l’entreprise.

Investissez dans un centre d’exploitation de l’automatisation robotique des processus. Ces centres sont essentiels pour profiter de tous les avantages de l’automatisation robotique des processus. Ils prennent en charge la gouvernance et l’exploitation et assurent l’extensibilité et la normalisation à l’échelle de l’entreprise. Ils développent et maintiennent les automatisations utilisées par les différents services, offrent un soutien technique et opérationnel en collaboration avec les équipes de SI-TI de l’entreprise, et font appel au soutien des fournisseurs de la plateforme au nom de l’entreprise. Les investissements consacrés à ces centres sont une composante essentielle d’une stratégie mature d’automatisation robotique des processus.

Selon vous, quel est le secret d’une stratégie efficace d’automatisation? Faites-nous part de vos commentaires ci-dessous ou communiquez avec moi pour en discuter. 

Je vous invite également à explorer nos capacités en matière d’automatisation robotique des processus et à visionner notre vidéo à ce sujet (en anglais).