Aller de l’avant avec l’utilisation d’une solution d’affaires comme un progiciel de gestion intégré (PGI) ou un progiciel de gestion des relations avec la clientèle est un projet fort différent des projets classiques de développement et d’évolution en technologie. En effet, la mise en place et l’évolution de telles solutions ont des incidences organisationnelles majeures qu’une approche structurée permet de mieux aborder. La gouvernance précise qui aura autorité dans les décisions à prendre, confirme les mécanismes liés à la prise de décision et détermine les rôles et les responsabilités des parties prenantes. Mettre en place la gouvernance d’un progiciel permet à l’organisation de tirer une valeur optimale des efforts d’implantation et de son utilisation durant tout le cycle de vie de la solution.
Assurer la pérennité de la solution
L’implantation de progiciels en infonuagique est en croissance. La phase de mise en œuvre d’un progiciel hébergé, en tant que projet, est une démarche largement documentée*. La phase la plus longue, soit celle du cycle de vie d’une solution d’affaires et de ses incidences sur l’organisation, l’est beaucoup moins, tant pour le progiciel hébergé que le progiciel en infonuagique. Plusieurs experts et observateurs soulignent la nécessité d’étudier et de documenter cette étape puisqu’elle peut représenter jusqu’à 70 % du coût total de propriété de la solution dans le cas d’une solution hébergée. Ces derniers soulignent également l’importance de la planification de la mise en place de mécanismes formels pour déterminer les besoins émergents durant la phase de post-implantation afin de tirer profit de l’implantation d’un progiciel.
Dans un contexte de progiciel, la gouvernance est un élément clé de succès, tant sur le plan de la satisfaction des utilisateurs que sur le plan de la valeur d’affaires escomptée par l’utilisation. La gouvernance permet de favoriser le maintien et l’amélioration de la valeur d’une solution d’affaires puisque les mécanismes de prise de décision favorisent l’alignement de l’évolution de la solution à celle des besoins d’affaires. De nombreuses sources dans la littérature académique et spécialisée vont en ce sens et déterminent la gouvernance comme un facteur critique de succès de la pérennité d’une solution d’affaires dans l’exploitation et l’évolution du progiciel. La Government Finance Officers Association converge vers la même conclusion*. Il est avantageux de considérer la gouvernance dès la planification de l’implantation, car elle permettra un bon alignement de l’ensemble des activités d’implantation. L’organisation pourra ainsi tirer profit de l’ensemble de ses avantages, dont la continuité entre les phases d’implantation et d’exploitation.
La définition d’un modèle de gouvernance doit reposer sur les meilleures pratiques, mais ne peut s’y limiter, car elle doit prendre en compte les spécificités de l’organisation. Le caractère évolutif de la gouvernance exige de l’organisation qu’elle se prémunisse de mécanismes pour mieux intégrer le changement. Les membres d’une organisation auront tendance à avoir une perception plus favorable du changement lorsque les rôles et les responsabilités de la phase de post-déploiement sont déjà planifiés.
Des moyens adaptés
La mise sur pied d’un centre d’expertise est souvent considérée comme l’une des meilleures pratiques pour faire de la gouvernance un succès. Un centre d’expertise regroupera, au sein d’une même équipe, des employés issus du domaine technologique et d’autres issus du domaine métier. Cette situation exigera un effort de collaboration de leurs parts. Comme dans l’ensemble des projets, l’engagement et le soutien de la haute direction sera garant du succès de la mise en place de ce nouveau groupe. L’affectation des meilleures ressources relève aussi des mêmes stratégies pour favoriser le succès. La définition d’une vision d’affaires et d’un plan d’évolution du centre d’expertise solidifiera son rôle de levier stratégique pour l’organisation quant au développement de la valeur d’affaires de la solution.
La gouvernance post-implantation dans un contexte de progiciel est un facteur clé de succès tout au long du cycle de vie du progiciel si l’organisation la considère dès la phase initiale de l’implantation. Les meilleures pratiques viennent soutenir sa mise en place. Il est très important que l’approche reste en lien avec les objectifs d’affaires. La mise en place d’un centre d’expertise regroupant les spécialistes, les processus et les technologies nécessaires pour satisfaire les attentes de l’organisation facilite la concrétisation des bénéfices de la gouvernance. La justification du coût total de propriété et l’amélioration de la valeur seront d’autant plus justifiées que des ressources seront consenties au maintien et à l’optimisation de son utilisation.
*en anglais
Sources
Cobit 5 Resource Center
https://cobitonline.isaca.org
The assimilation of enterprise information system: An interpretation systems perspective*
Information & Management
Mu, E., Kirsch, L.J., and Butler, B.S. 2015
http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0378720615000051
ERP implementation: a compilation and analysis of critical success factors
http://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14637150710752272
