La Défense fait un grand pas en avant

À propos du ministère néerlandais de la défense 

Le ministère néerlandais de la Défense assume trois responsabilités principales :

  • protéger le territoire du Royaume des Pays-Bas;
  • promouvoir la primauté du droit international et la stabilité;
  • soutenir les autorités civiles dans leurs efforts d’application nationale et internationale de la loi, leurs interventions en cas de catastrophes et leurs activités d’aide humanitaire.

Le ministère compte environ 60 000 employés, ce qui en fait l’un des plus importants employeurs aux Pays-Bas.

Les besoins du ministère de la défense

Le ministère de la Défense souhaitait améliorer son efficacité opérationnelle et renforcer la collaboration entre les différentes branches des forces armées. Il était à la recherche de nouvelles sources de soutien pour l’aider à optimiser ses processus financiers et logistiques.

Certains des systèmes logistiques du ministère étaient désuets et chaque branche des forces armées possédait son propre système. Les processus devaient être normalisés et intégrés afin de permettre un travail efficace, des économies de coûts sur le plan de la diffusion de l’information et une amélioration du soutien pour le déploiement opérationnel. Pour ce faire, environ 10 000 utilisateurs ont dû changer leurs méthodes de travail.

Le défi

Les exigences du ministère ont mené au lancement du plus important projet de systèmes de gestion intégrés (ERP) du gouvernement néerlandais. Ce projet a été baptisé SPEER (« Strategic Program ERP Enabled Reengineering » ou Programme stratégique de reconfiguration à l’aide de systèmes ERP). Le succès du programme dépend notamment de l’entière collaboration des différentes branches des forces armées. Pour l’atteindre, elles doivent effectuer des changements majeurs et mettre fin à leurs pratiques existantes afin d’améliorer collectivement le fonctionnement des activités.

Les nouvelles méthodes de travail auront une incidence directe sur les activités quotidiennes de nombreux employés de la Défense. Le ministère doit donc accorder une grande importance à la gestion du changement. SPEER est un programme à long terme. Par conséquent, l’organisation du projet doit s’adapter aux changements sur le plan du personnel et des exigences fonctionnelles.

La transition vers de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux processus se fera à grande échelle. SPEER comprend la mise en œuvre initiale de fonctionnalités SAP d’une portée sans précédent. Les risques de complication durant la mise en œuvre sont donc élevés.

Notre solution

Nous participons au projet SPEER depuis la première étape de sélection des produits. La décision du ministère de mettre en œuvre le progiciel SAP ERP ainsi qu’une solution propre aux organisations de défense s’est partiellement fondée sur nos recommandations. Nous avons formé un consortium avec Capgemini afin de gérer le projet en collaboration avec le ministère de la Défense. À titre de partenaire de premier plan du ministère, nous nous engageons à produire les résultats escomptés.

Afin d’atteindre une efficacité optimale, nous travaillons avec des équipes mixtes composées de représentants de toutes les branches des forces armées. Ensemble, nous avons créé de nouveaux processus normalisés ainsi que les données connexes. Le ministère nous a fourni de l’information sur les processus existants et nous leur avons apporté notre savoir-faire en matière de systèmes ERP ainsi que diverses suggestions d’amélioration.

Les processus ont été mis à l’essai et convertis en fonctionnalités SAP à l’aide d’une approche modulaire définie spécialement pour le projet SPEER. Cette approche modulaire a été organisée de façon à offrir au ministère une aide à la décision efficace à tous les échelons, y compris la direction générale. Afin d’encourager la participation des employés, nous leur offrons des ateliers et des séances d’information de façon continue pendant toute la durée du projet.

Nous intégrons progressivement de nouvelles fonctionnalités au système SAP ERP. Les premières ont été mises en œuvre en 2008 et sont en service depuis. La nouvelle solution de gestion financière, nommée Finad, adopte un nouveau processus de préparation, d’exécution et d’équilibrage de budgets et remplace ainsi les processus existants d’établissement et de préparation de budgets. Cette solution est à la base de l’intégration des processus logistiques et des données.

D’ici à 2014, l’ensemble des forces armées utilisera le nouveau système. La plupart des anciens systèmes propres aux branches ne seront plus requis. Nous aidons le ministère de la Défense à se familiariser avec le nouveau système en lui procurant conseils et transfert des connaissances.

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