À propos du Trésor public

Le Trésor public est un organisme gouvernemental pluridisciplinaire qui compte 550 employés. Cet organisme offre des services généraux internes pour les gouvernements centraux (p. ex. finances, gestion du personnel et services en TI), administre les fonds publics ainsi que les prêts, et est responsable de la tenue des comptes du gouvernement central. Le Trésor public accorde également les indemnités aux victimes de blessures de guerre ainsi que pour les dommages causés par la criminalité et les accidents, en plus de gérer les garanties d’État pour les prêts aussi bien que pour les bonifications d’intérêts.

Kieku 

Dans le cadre du programme Kieku du Trésor public, des processus conjoints pour la gestion des finances et des ressources humaines du gouvernement ont été développés, en plus d’un système d’information soutenant ces processus. Kieku sera mis en œuvre dans les ministères et les organismes du gouvernement finlandais de 2012 à 2016.

Doté d’un budget s’élevant à 120 millions d’euros, Kieku est le plus important projet informatique de ce genre au sein du secteur public en Finlande.

« L’expérience de CGI en matière de solutions pour les finances et les ressources humaines des gouvernements, leur volonté dans le développement et l’exécution de services ainsi que leur engagement à l’égard du programme (Kieku) ont eu une influence décisive au moment de choisir CGI. »
Mikko Kangaspunta, chef de division, Trésor public, Finlande

Les besoins du Trésor public

Le Trésor public souhaitait obtenir les améliorations suivantes.

  • Des processus d’exploitation communs à toutes les organisations gouvernementales, des rôles et des responsabilités clairement définis pour les organismes et des centres de services partagés
  • Un système informatique commun afin de simplifier et d’automatiser l’administration des finances et des ressources humaines
  • Une amélioration de la productivité et de la qualité des services
  • Une amélioration de la satisfaction au travail

Dès 2004, le gouvernement finlandais a constaté que le vieillissement de la population entraînerait une diminution considérable de la main-d’œuvre disponible. L’émergence de nouvelles technologies et de nouveaux modèles de services signifiait que la centralisation et la normalisation s’avéraient être les moyens les plus simples de continuer à offrir des services de qualité, de manière efficace, et ce, avec un personnel réduit.

Le besoin d’accroître la productivité était et demeure à la base du programme permanent nommé Kieku. L’attrition naturelle des effectifs du gouvernement pour la période 2011-2016 est de 17 300 employés. De ce nombre, plus de 15 700 personnes sont des employés partant à la retraite. Les deux tiers de ces 17 300 emplois seront comblés, ce qui signifie que près de 11 200 personnes devront encore être embauchées. Des activités visant à augmenter la productivité seront nécessaires pour maintenir la qualité des services gouvernementaux, malgré une diminution de près de 6 000 employés.

Afin d’atteindre cet objectif ambitieux, l’organisme souhaitait mettre en place des services partagés qui assureraient une qualité constante et une réduction des coûts d’exploitation. Autrefois, chaque organisme ou département devait utiliser son propre système.

Les défi

  • Portée– Traiter les besoins en information de près de 70 organismes et départements, ainsi que la mise à l’essai de milliers de connexions et de processus.
  • Intégration complexe – Plusieurs ententes contractuelles différentes dans le secteur public;  par exemple, certains employés travaillent selon un salaire et un horaire fixes tandis que d’autres travaillent sous contrat en régie d’heures et reçoivent des primes.
  • Changements culturels – Les organismes gouvernementaux doivent s’adapter aux nouvelles méthodes de travail ainsi qu’à un déplacement de la prise de décision vers les échelons inférieurs.

Notre solution

En 2008, notre expertise, notre habileté à collaborer et nos tarifs ont incité le Trésor public à nous choisir à titre de partenaire pour mettre en œuvre le programme Kieku. Nous connaissions les processus existants puisque de nombreux départements et organismes en Finlande utilisaient déjà les systèmes financiers, de paie et de ressources humaines de CGI, ce qui représentait un net avantage pour faciliter la transition vers un service partagé. Notre longue expertise en SAP était également primordiale.

La responsabilité conjointe de la mise en œuvre était assurée avec la participation de Kieku au comité directeur. Sur le plan opérationnel, nous avons travaillé en étroite collaboration avec le Trésor public pour analyser plus de 1 500 exigences pour le système. Nous avons également pris part à des ateliers donnés par les employés de différents centres de services existants, de bureaux du gouvernement et du Trésor public afin de définir les processus de gestion des finances et des ressources humaines, ainsi que les caractéristiques essentielles du système Kieku, en plus de coordonner et de diriger de multiples sous-projets.

Les difficultés engendrées par les contrats mixtes et les différentes méthodes de travail ont été résolues en utilisant notre propre logiciel développé sur place pour la plupart des aspects liés aux ressources humaines. Nous avons également créé un module en libre-service pour le personnel du gouvernement.

Les données ne sont saisies qu’une seule fois, préservant ainsi un lien direct avec l’initiateur de la requête. L’information peut alors être réutilisée dans différentes parties du système. Voici un aperçu des données.

  • Finances – les comptes clients et les comptes fournisseurs, la comptabilité générale
  • Ressources humaines – les données permanentes du personnel, la rémunération et les avantages sociaux, l’administration des ressources humaines, les compétences et la gestion du temps

Nous travaillons en collaboration avec le Trésor public et les experts du centre de services pour le déploiement graduel du système Kieku dans le centre de services central des opérations de finances et des ressources humaines de l’État.

La mise en œuvre de Kieku

Nous avons terminé l’étape de conception en août 2009 et nous avons amorcé la mise en œuvre du système Kieku en procédant à des mises à l’essai approfondies au cours du printemps et de l’été 2010. La complexité du projet a nécessité le travail d’environ 100 professionnels de CGI qui ont travaillé de concert avec le personnel du Trésor public.

À l’heure actuelle, le secteur du gouvernement central finlandais anticipe une réduction de 20 % de ses dépenses administratives, une augmentation de l’efficacité et une satisfaction accrue des employés au travail. Les processus communs de gestion des finances et du personnel, ainsi que le système d’information Kieku ont maintenant été adoptés au sein de quatre organismes (Migri, Emergency Services College, Academy of Finland, Trésor public). Les processus et le système Kieku entreront en service dans le reste des bureaux au cours des prochaines années. Près de 70 000 employés du secteur public, dont 3 000 professionnels de la finance et des ressources humaines utiliseront le système Kieku.

Principaux avantages

  • Une réduction prévue de 20 % des coûts administratifs
  • Des services entièrement normalisés – une efficacité nettement améliorée
  • Les experts en ressources humaines de départements distincts ne sont plus isolés – un centre de services du personnel leur offre du soutien, augmentant ainsi leur satisfaction au travail
  • Une responsabilisation du personnel grâce à du soutien RH en libre-service

« Une communication ouverte et honnête, la réaction immédiate aux défis posés et leur résolution rapide ont jeté les bases d’une coopération fructueuse. »
Mikko Kangaspunta, chef de division, Trésor public, Finlande

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