À propos de de la gestion de l’enseignement au conservatoir national des arts et métiers

Le Conservatoire national des arts et métiers (CNAM) offre une vaste gamme d’activités telles que la formation, la promotion de l’innovation et la diffusion de la culture scientifique. À titre de premier établissement de formation professionnelle des adultes en Europe, le CNAM accueille chaque année au-delà de 100 000 étudiants dans ses 150 bureaux, répartis dans 28 centres régionaux en France. Les étudiants à la formation continue sont issus de différents milieux professionnels, lieux et tranches d’âge, et possèdent des expériences variées. Au cours de leurs études, la plupart des étudiants sont également engagés dans des activités professionnelles.

L’effectif du CNAM est composé de 2 000 employés permanents (personnel enseignant et administratif) et de 7 000 fournisseurs professionnels.

Le défi

Les objectifs du projet se résument en peu de mots : unité, ouverture et qualité de l’information. En effet, depuis l’adoption de la Loi relative aux libertés et responsabilités des universités en 2007, le gouvernement vise trois principaux buts : « rendre l’université attrayante », « se libérer de l’immobilisme du modèle de gouvernance actuel » et « donner à la recherche universitaire une visibilité internationale »

Le CNAM s’est efforcé de répondre aux deux premiers objectifs par des actions qui visaient à le rendre plus attrayant auprès des étudiants potentiels, des professeurs et du monde professionnel, tout en les dotant d’outils efficaces de gestion et de création de rapports.

Notre solution

Le projet, nommé SISCOL, faisait partie d’une stratégie d’amélioration continue. Il était donc sujet à un développement continu, mis en œuvre de façon progressive. L’objectif du premier déploiement était de mettre un outil à la disposition de l’établissement en vue d’administrer toutes les activités centrées sur la création d’une structure pour la gestion de l’enseignement, y compris : l’offre de formations, la planification des cours et des examens, l’inscription des étudiants, la gestion des présences, la gestion de l’évaluation et les finances des étudiants (tarification, facturation, comptabilité). Cette première version a été déployée dans les établissements de la région de Paris.

Le CNAM a choisi comme outil le module SAP de gestion du cycle de vie des étudiants (SLCM). Le personnel de l’établissement a été particulièrement impressionné par la large couverture fonctionnelle du produit, la souplesse avec laquelle il façonne les différents cours de la formation et l’engagement ferme du partenariat intégrateur-éditeur à ce sujet.

Contraint par des échéances serrées et des dates limites inchangeables (la période d’inscription commençant un an après le déploiement du produit), le projet représentait un véritable défi. Les équipes du CNAM et de CGI ont travaillé de concert pour soutenir la transformation du CNAM et offrir un produit qui répondait aux exigences dans les délais prévus.

Après le succès de cette première étape de mise en œuvre en juin 2010 et moins d’un an après le début du projet, une nouvelle version a été conçue afin d’ajouter et d’améliorer certaines fonctionnalités. Plus précisément, cette étape visait à rendre l’outil accessible à de nouveaux établissements et à mettre en œuvre un nouveau portail Web conforme aux normes du marché les plus récentes, grâce à la technologie SharePoint de Microsoft. À long terme, l’objectif était d’améliorer la convivialité et d’intégrer le système dans le parcours migratoire des systèmes du CNAM.

En juin 2011, six mois après le début du projet, une nouvelle version, SISCOL V2, était en cours de production.

Principaux avantages

  • Les inscriptions sont transmises librement et facilement
  • Du temps est libéré pour les gestionnaires
  • La qualité des données est améliorée
  • Les inscriptions, la planification, et l’enregistrement des résultats scolaires se font avec un seul outil

« Tenter de mettre en œuvre un projet SAP en éducation dans un délai d’un an était ambitieux. Grâce aux efforts remarquables de tous les intervenants dans ce projet, la mise en œuvre de l’application SISCOL a été terminée à temps, ce qui représente un important accomplissement stratégique pour l’avenir du CNAM. Un événement marquant que nous n’oublierons pas de sitôt. »
Denis Corée, Direction des systèmes d'information du CNAM

Une véritable réussite

Le CNAM peut maintenant présenter son portail d’inscription. Les inscriptions sont transmises librement et facilement. Les gestionnaires passent moins de temps à traiter les demandes d’inscription et peuvent consacrer plus de temps à leur activité principale : le soutien aux étudiants.

La gestion des processus a amélioré la qualité des données et facilité la synergie immédiate entre les fonctions et les bénéfices engendrés. En fait, l’inscription, la planification et les résultats scolaires peuvent être sauvegardés par un seul outil, l’information est directement accessible pour faciliter le travail des gestionnaires et leur permettre de mieux conseiller les étudiants. Enfin, des données de qualité sont disponibles pour 19 établissements du CNAM, ce qui leur permet d’obtenir des indicateurs très précis pour gérer l’établissement.

Pourquoi choisir CGI?

En demeurant à l’écoute des besoins du CNAM, CGI a été en mesure d’offrir une solution novatrice fondée sur un module qui n’avait jamais été mis en œuvre auparavant en France, mais qui avait fait ses preuves dans de nombreuses universités étrangères telles que celles de Maastricht, d’Amsterdam et de Newcastle. Par conséquent, CGI est devenue le partenaire de choix pour aider le CNAM à diffuser l’innovation auprès du public.

Notre habileté à rester à l’écoute, à offrir du soutien ainsi que la relation étroite et la confiance que nous avons bâties ont été des facteurs clés de succès pour le CNAM. CGI et le CNAM ont développé une compréhension mutuelle. Ce partenariat solide et durable permet au CNAM de maîtriser ses outils et de contrôler son développement, tout en bénéficiant de l’expertise et du savoirfaire des équipes de CGI.

Apprenez-en davantage sur les capacités de CGI pour gouvernements d’États, provinciaux et locaux.

(Publié 2015)