Système de gestion intégrée du Kentucky
La mission du ministère des finances et de l'administration du Kentucky est de répondre aux besoins administratifs du reste des organismes de l’État. La mission principale du ministère est de fournir des services qui permettent aux organismes d’offrir un service de qualité supérieure et de mieux remplir leurs fonctions pour le grand public.
Le défi
Le ministère des finances et de l'administration du Kentucky était à la recherche du meilleur système de gestion intégrée (ERP) de sa catégorie pour l’aider à rationaliser et à réduire le coût des processus administratifs de l’État, à accroître le soutien au personnel administratif et aux directeurs et à améliorer le service offert aux partenaires à l’interne comme à l’externe.
L'aide que CGI a fournie
Réduire la complexité et le risque : Le Kentucky a choisi CGI pour l’aider à réaliser les objectifs de restructuration complète de l’État, l’initiative EMPOWER Kentucky, en raison de l’étendue de son expertise sur le plan de la gestion financière du secteur public et de son système de gestion intégrée CGI Advantage.
CGI a accéléré la transition de l’ancien système STARS de gestion financière du Kentucky vers le système CGI Advantage, qui comprend les meilleures pratiques, normes, améliorations et modifications intégrées en matière de gestion financière. Les autres accélérateurs comprenaient des plans comptables, des configurations, la création de comptes fournisseurs, des formulaires, des rapports, de la documentation relative aux projets et d’autres leçons retenues.
En raison de la connaissance approfondie de CGI concernant nos partenaires, la gestion financière du secteur public et les activités du Kentucky, l’implantation du système a été facilitée. CGI a également minimisé le risque en procédant à un déploiement progressif qui a permis de confirmer les hypothèses et d’inspirer confiance aux différents niveaux de partenaires. Par conséquent, STARS et les autres anciens systèmes ont pu être abandonnés sans heurt. CGI a offert une protection supplémentaire à l’investissement du Kentucky, en fournissant un guide du produit très clair, faisant participer l’État à la conception du système CGI Advantage et incluant toutes les modifications demandées par le Kentucky dans le plan de base d’Advantage.
Gestion des changements organisationnels : CGI a compris que la réussite de l’implantation du système par le Kentucky, de la poursuite des activités des organismes et des avantages découlant de la transformation dépendait du niveau de préparation des organisations et de leur capacité à gérer les changements. CGI a initialement travaillé avec les structures de gestion touchées par les changements et d’autres partenaires afin d’obtenir un consentement éclairé et de s’assurer de répondre à tous les besoins. CGI s’est également assuré que l’équipe responsable du projet et les organismes avaient des rôles et des responsabilités bien définis afin de répartir équitablement la charge de travail, les compétences et les risques. Du côté des utilisateurs, CGI s’est assuré que tous les partenaires étaient préparés de façon adéquate à utiliser le système par l’intermédiaire de formation, de documentation, d’un logiciel convivial et d’assistance en ligne.
CGI a fait tout son possible pour réduire au minimum les conséquences de la transition en utilisant des méthodes éprouvées et solides de mise en œuvre et de gestion des changements organisationnels, destinées à des projets complexes d’envergure touchant les TI du secteur public qui visent la gestion financière.
Un partenariat de longue date en constante évolution
Depuis 1998, CGI a joué un rôle à part entière en aidant le Kentucky à atteindre ses objectifs de rationalisation et de réduction du coût des processus administratifs, d’accroissement du soutien au personnel administratif et aux directeurs et d’amélioration du service offert aux partenaires à l’interne comme à l’externe. Dans le cadre de l’initiative de transformation EMPOWER Kentucky, CGI a assuré la transition de l’ancien système de gestion financière STARS du Kentucky vers le système Management Administrative Reporting System (MARS), à l’aide de CGI Advantage, la solution ERP conçue pour les gouvernements. CGI a également fourni des services de planification stratégique, de gestion des changements, de conception opérationnelle et de formation, ainsi que du développement de logiciel, de l’entreposage de données et des rapports.
MARS englobe la totalité de la documentation en matière de finance et de gestion pour toutes les institutions de l’État et il est devenu l’instrument principal utilisé par les différentes divisions du gouvernement et tous les ministères au sein des organes exécutifs, pour la saisie de données, le traitement des données et la création de rapports.
CGI a travaillé étroitement avec le client pour sélectionner les fonctionnalités essentielles de STARS (comme le contrôle de caisse et le nombre élevé de chèques) à intégrer dans le système CGI Advantage, pour combler les lacunes avant le transfert au nouveau système, et pour assurer une interface compatible avec les autres systèmes.
Le partenariat avec CGI s’est poursuivi après le déploiement du système MARS, avec la participation du Kentucky à la conception de la nouvelle génération de CGI Advantage, la solution ERP de CGI. Dans le cadre de ce partenariat, CGI a collaboré avec le Kentucky pour incorporer dans CGI Advantage des fonctionnalités et des adaptations incluses dans le système MARS.
En 2006, CGI a aidé le Kentucky à pousser plus loin la réalisation de sa transformation ERP en perfectionnant MARS afin de créer sur le Web le système d’information intégré eMARS, fondé sur des normes ouvertes et conçu sur une plateforme SOA. eMARS offre à l’État une solution de pointe unique et intégrée en matière de finance, d’approvisionnement, de budgétisation et d’entreposage de données, qui ne nécessite pratiquement aucune adaptation et qui comprend une option de mise à niveau simple.
Le Kentucky utilise également la solution de budgétisation de CGI Advantage pour ses capacités d’établissement des budgets, d’analyse et de création de rapports en temps réel; l’outil d’entreposage de données et de création de rapports infoAdvantage; et la solution de gestion des compétences de CGI Advantage.
Dans les nouvelles : Le Kentucky est le seul État des États-Unis à avoir reçu un « A » pour sa transparence en matière de dépenses gouvernementales dans le rapport du U.S.Public Interest Research Group paru le 13 avril 2010 : FOLLOWING THE MONEY: How the 50 States Rate in Providing Online Access to Government.
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