Avec cinq millions de dossiers entrants chaque année, une gestion efficace et un flux d’information fluide sont nécessaires. Grâce aux numériseurs, la Swedish Transport Agency peut aujourd’hui traiter tous les dossiers le jour même de leur réception.

Les besoins de la Swedish Transport agency

La Swedish Transport Agency a été fondée en 2009 et résulte de la fusion de diverses autorités. L’Agence s’occupe des affaires relatives au trafic ferroviaire, maritime, routier et de l’aviation civile. Au sein de l’agence, le Traffic Registry Department administre le registre du trafic routier et la plupart des documents concernant les véhicules ainsi que les permis de conduire y sont traités.

Chaque année, le Traffic Registry Department traite près de cinq millions de dossiers. Le traitement efficace de ces dossiers requiert un système souple qui peut faciliter le traitement et les opérations de soutien.

Le défi

Les bureaux de la Swedish Transport Agency sont établis dans quinze emplacements au pays. Le traitement des divers dossiers est effectué dans neuf de ceux-ci. De 15 000 à 20 000 dossiers arrivent quotidiennement et l’objectif est de tous les traiter le jour même de leur arrivée.

Un système de capture d’image a été mis en œuvre dès 1991 afin de balayer et d’interpréter tous les documents entrants dans des numériseurs spéciaux. Depuis, ce système a été amélioré en fonction des nouvelles exigences.

Afin de s’assurer que les numériseurs fonctionnent sans heurts et qu’ils soutiennent les opérations et le travail quotidien, la Swedish Transport Agency a décidé d’impartir l’administration et les opérations à un fournisseur externe. Le choix s’est arrêté sur CGI.

« Nous avons décidé de demander l’aide d’un fournisseur externe qui pourrait gérer le système pour nous, afin de nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux », explique Thomas Eriksson, directeur du Service de registre de la circulation.

La solution

Afin de faciliter le traitement des dossiers entrants, le traitement s’amorce avant même que le document atteigne le numériseur. Lorsque les lettres arrivent par la poste, elles sont préparées et triées de manière à ce que les documents puissent être balayés facilement.

Les documents sont alors transmis aux employés de la Swedish Transport Agency chargés du flux des dossiers qui les placent dans les numériseurs. Certains de ceux-ci produisent des exemplaires numériques qui, plus tard, seront traités manuellement, tandis que d’autres interprètent et « lisent » les documents afin que l’information soit alimentée automatiquement dans un système de traitement des dossiers, puis transmise à l’agent approprié.

« Une fois que le document a été numérisé, la plus grande partie du traitement est, naturellement, automatisée. Le dossier est transmis directement à l’agent approprié, peu importe son emplacement géographique. Tous les documents sont également stockés dans des archives électroniques et sont accessibles à tous les agents », a affirmé Thomas Eriksson.

Le résultat

Aujourd’hui, nous opérons et nous administrons le système de capture d’images. Grâce à une organisation du travail efficace, la Swedish Transport Agency peut offrir un service rapide et amélioré à ses clients, sans avoir à accroître ses effectifs.

Étant donné que tout le personnel a accès simultanément aux archives électroniques, peu importe leur emplacement géographique, la recherche et la récupération du matériel archivé sont rapides et aisées.

Selon Thomas Eriksson, il serait impossible de traiter les documents entrants sans le système de saisie d’images.

« Il faudrait une quantité énorme d’employés pour traiter le tout. Il serait tout simplement impossible d’exploiter le système manuellement. »