Gestion numérique des espaces de travail partout et en tout temps
Le monde du travail connaît un changement radical, et les formules de travail flexibles et le travail à distance sont maintenant monnaie courante. La gestion efficace des espaces de travail dans le contexte hybride d’aujourd’hui est devenue une priorité et un défi de plus en plus importants pour les organisations de tous les secteurs.
Door James vous aide à gérer intelligemment vos espaces de travail en vous offrant une vue d’ensemble de l’occupation et une méthode de réservation rapide et sécuritaire.
Door James contient un vaste éventail de fonctionnalités évoluées permettant de faire un suivi dynamique des ressources et des espaces de travail ainsi que d’ajuster les réservations en fonction des exigences changeantes.
Il s’agit d’une application mobile que vos employés peuvent utiliser pour réserver un poste de travail à partir de la maison ou en déplacement, et d’un panneau d’administration en ligne que votre personnel de la réception peut utiliser pour faire le suivi des espaces de travail disponibles, gérer les demandes de réservation d’espaces de travail et ajuster la capacité des bureaux en fonction de l’évolution de la demande.
Vues des espaces de travail et données sur l’occupation en temps réel
Grâce au plan d’étage interactif de l’application mobile, les employés peuvent voir en un coup d’œil les espaces de travail disponibles, y compris les bureaux et les salles de réunion, et l’équipement qui s’y trouve. Les couleurs indiquent le statut de chaque emplacement (occupé, disponible ou réservé).
Le personnel de la réception peut également accéder aux listes et à la disposition des bureaux par l’entremise du panneau d’administration, ce qui lui permet de localiser rapidement les employés et de visualiser la disponibilité des espaces de travail. La vue en liste des bureaux indique qui occupe ou a réservé un espace de travail, tandis que la vue en disposition affiche la disposition des bureaux et des espaces de travail avec un code de couleurs pour indiquer la disponibilité.
Capacité des bureaux et planification immobilière
Les données sur la capacité des bureaux sont quotidiennement mises à jour de façon automatique pour prévoir l’utilisation future en fonction des données historiques. Il est donc plus facile pour les employés et le personnel de la réception de déterminer les meilleurs moments pour réserver un bureau ou une salle. Ces données facilitent également la prise de décisions en ce qui concerne les besoins immobiliers actuels et futurs, ce qui vous aide à mieux évaluer le moment où il convient d’agrandir ou de réduire la taille de vos bureaux.
Mesures de sécurité
Door James offre un haut niveau de sécurité grâce à des badges numériques, des codes QR et des bornes d’inscription. Les employés utilisent un badge numérique pour s’identifier à leur arrivée à un bureau et s’enregistrent en scannant un code QR dans l’application mobile Door James.
Door James permet également aux employés d’organiser des réunions en toute sécurité avec des collègues et des visiteurs externes. Chaque participant reçoit une confirmation par courriel, ainsi qu’un code QR personnalisé ou un identifiant de réunion pour l’enregistrement et d’autres détails de la réunion. Une tablette à l’accueil permet à chaque participant de s’enregistrer à l’arrivée et de confirmer son départ. Un badge est imprimé pour les visiteurs externes. L’organisateur de la réunion reçoit une alerte automatique à l’arrivée de chaque participant.
Résolution des problèmes
Un système de billets intégré à l’application mobile permet aux utilisateurs de signaler les problèmes liés aux lieux de travail réservés, tels qu’une chaise défectueuse, un code QR manquant ou une table bancale.
Protection contre la COVID-19
Door James offre une protection accrue contre la COVID-19 et est conforme aux exigences gouvernementales grâce aux fonctionnalités suivantes.
- Données de fréquentation pour le suivi des contacts
- Alertes automatisées des aires nécessitant une désinfection pour le personnel de nettoyage
- Blocage sélectif des espaces de travail pour assurer la distanciation sociale
- Partage d’information sur les restrictions gouvernementales au sujet de la COVID-19
- Définitions flexibles des restrictions pour chaque bureau
- Certificats de vérification 3G de l’Union européenne
Mise en œuvre de Door James
Door James est une solution infonuagique de logiciel service hautement automatisée qui peut être déployée à tout emplacement en quelques clics seulement. Vous recevez par la suite une trousse de bienvenue et des résumés personnalisés pour les employés administratifs ou de l’accueil.
Nous pouvons vous aider à définir les exigences de votre organisation en matière d’espace de travail et à configurer Door James pour y répondre. N’hésitez pas à communiquer avec nous dès aujourd’hui.
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