Raindance – modernt affärssystem för ekonomistyrning

Processtödet hanterar arbetsflöde och attest av bokföringsorder i ett användarvänligt gränssnitt. Inregistrering sker antingen manuellt eller via inläsning av filer och Excel. Korrigeringsverifikation kan skapas vid ombokning av definitivsatt verifikation med koppling till ursprungsverifikationen. Vid all registrering sker förutom ordinarie giltighetskontroll på koderna även kontroll mot sambandskontrollregistret.

Raindance anläggningsredovisning är helintegrerat med övriga delar av Raindance. Det innehåller t ex funktionalitet för generering av preliminära anläggningar utifrån fakturor och bokföringsorder, aktivering av definitiva anläggningar, komponentindelning, planmässiga avskrivningar, kapitalränteberäkning, kalkylmässiga avskrivningar, skattemässiga avskrivningar och simuleringar för budget och prognos. Alla händelser kring en anläggning hanteras i anläggningsregistret som omfördelning, flytt, försäljning, utrangering och ger historik som sedan kan följas i utdata. All bokföring sker automatiskt till huvudboken via uppsatta konteringsinställningar i anläggningsregistret och liksom för alla delsystem finns kodplan och alla sambandskontroller redan i huvudboken.

I processstödet sker administration, fakturering och uppföljning av projekt. Projekt kan skapas och därefter underhållas löpande. Det finns även möjlighet till tidsregistrering i systemet såväl som i app.

I Raindance bokas moms upp automatiskt i huvudboken vid ankomstregistrering av leverantörsfakturor och utifrån momskod på kundfakturors fakturarader.
Det finns en färdig rutin för att hantera moms på utländska fakturor. Här styr fakturans innehåll av vara eller tjänst i kombination med landskod för leverantören till rätt momskod och därmed uppbokning på rätt momskonto i huvudboken. I de fall där all moms inte får bokas upp finns bra stöd för automatisk ombokning av delar av momsbeloppet, t ex utifrån schabloner i en pristabell och fakturans resultatkontering. Det finns även stöd för speciell hantering av moms för mobiler, datorer och byggmoms i de fall som är tillämpliga för byggherrar. Momsersättning söks fram och bokas upp via en rapport månadsvis och här finns även kompletterande kontrollrapporter för att se att rätt belopp bokas upp.
De momsbokningar som skett under månaden presenteras i rapporten Momsdeklaration och kan därifrån rapporteras vidare i eSKD-format om så önskas.

Nya kunder kan skapas antingen manuellt i kundreskontran eller via inläsning från försystem. För att underlätta vid registrering används kundtyper i Raindance vilket också möjliggör anpassade registreringsvyer. Förvalda tabellvärden kan användas, som t ex motpart, betalningsvillkor, kravgrupp, räntegrupp m fl. Dessa värden kan sedan ärvas ner till faktura/kontering och man kan använda båda fasta värden eller ange dessa som ändringsbara. Som tillägg kan koppling göras till folkbokföringsregistret Navet. Vid registrering av privatperson med personnummer registreras då automatiskt adressuppgifter från Navet på kunden i Raindance.

I processen från fakturering till betalning hanteras dels manuellt skapande av kundfakturor såväl som inläsning av fakturaunderlag från olika försystem. Oavsett om fakturor skapas manuellt eller läses in hanteras fakturering, betalningsrutiner och kravhantering på samma sätt. Stöd finns även för periodisk fakturering och samlingsfakturering. Distribution av fakturor sker elektroniskt enligt rådande standarder men kan även skrivas ut lokalt eller via utskriftstjänst med standardlayout som enkelt kan anpassas efter era behov.

I rutinen för kravhantering finns stöd för påminnelsehantering, anstånd, avbetalningsplan, räntefakturering, integration med inkassobolag samt automatisk hantering av osäkra fodringar och avskrivningar.

För övervakning av integrationer finns Integrationscentralen. På ett enkelt sätt hanteras eventuella avvikelser/fel vid import av kunder, kundfakturor, bilagor och även faktureringsavtal och mallar hanteras. När det finns något saknat eller felaktigt värde vid en import så stoppas det upp i Integrationscentralen för att på ett enkelt sätt kunna fångas upp och hanteras.

I Raindance är det möjligt att sätta upp ett automatiskt arbetsflöde för fakturor, upplägg av leverantörer, godkännande av abonnemang för automatkontering/attest och utbetalningar. Arbetsflödet styrs utifrån uppsatta attestregler och delegationsordningar och ger er möjlighet att bygga olika arbetsflöden för olika typer av fakturor, t ex abonnemang- och orderfakturor, per leverantör, per försystem, per projekt, höga belopp och representation m fl

• Smarta och enkla funktioner för avvikelsehantering i arbetsflödet minskar manuellt arbete och frigör resurser i er verksamhet
• Ni får en ökad flexibilitet i hantering av dokument i leverantörsreskontran
• Tydliggör arbetsprocesser och rutiner
• Anpassade flöden efter verksamhetens behov och krav
• Säkerställer att rätt dokument hanteras av rätt användare i rätt tid
• Bättre internkontroll och högra grad av regelefterlevnad

Vid skapande av leverantör anges först leverantörstyp. Detta görs för att enbart behöva arbeta med de fält som är relevanta för denna typ av leverantör och möjlighet att hämta in fördefinierade uppgifter för att minimera manuellt arbete. Därefter anges organisationsnummer för att automatiskt hämta in uppgifter och validerar leverantören mot ett externt register.

Raindance består av en modern webbshop för verksamhetens alla inköp med ett användarvänligt gränssnitt optimerat för inköp och effektiv administration. För att underlätta inköpsprocessen finns även en e-handelsapp som hanterar beställningar, en app för varumottagning/inleverans samt appar för att attestera faktura och beställningar. Alla filformat som inkommer via VAN-tjänst utgår ifrån SFTIs standarder och rekommendationer. Nya standarder eller standarförändringar införs i Raindance e-handelsprocess inom sex månader.

Läkemedelsartiklar visas i en egen vy i beställargränssnittet, skiljt från handelsvaror men innehåller samma funktionalitet för sökning och skapande av inköpslistor mm. Eftersom läkemedelsartiklar innehåller annan information än handelsvaror, visas kolumner med läkemedelsspecifik information som t ex beredningsform, styrka och inre förpackningstyp.

Raindance Leverantörsportal är en molntjänst som ger våra kunders leverantörer, som inte själva har tillgång till lämpliga IT-lösningar, möjlighet att använda elektroniska orderflöden och elektronisk fakturering. Det är en renodlad tjänstelösning som inte kräver någon installation i befintliga Raindance-system. Kunderna bestämmer vilka leverantörer de vill bjuda in för kommunikation via Leverantörsportalen. Leverantörerna kan själva registrera ett konto och själva administrera och underhålla sina företagsuppgifter. I Leverantörsportalen kan en ansluten leverantör ta emot elektroniska orders, skicka bekräftelser för att godkänna eller avvisa orders samt enkelt fakturera en order. Det går också använda Leverantörsportalen till enbart fakturering. Alla elektroniska meddelanden är baserade på Peppol BIS enligt SFTI rekommendationer.

I Raindance finns stöd för att automatisera en stor del av er fakturahantering genom matchning mot gjorda inköp, automatkontering och attest enligt uppsatta regelverk (abonnemang). Då fakturor behöver hanteras manuellt finns stöd för att förenkla hanteringen såsom konteringsmallar, arv från konteringsinformation från leverantör och kodkompletering utifrån tidigare angivna värden.

I funktionen övervakning finns en samlad informationsbild över alla fakturor i arbetsflödet. Till hjälp finns leverantörsfakturarapporter: Inte attesterat, Legat länge, Höga belopp, Stoppade dokument, Ej i workflow och Under utredning. Vid inläsning av filer med fakturor kommer dessa att gå via Integrationscentralen. Om det finns fel på en faktura stoppas den i Integrationscentralen och felet visas tydligt. Det kan t ex vara att uppgifter saknas på fakturan, leverantör inte finns upplagd, orimliga datum eller att referenskontroll slår till. I Integrationscentralen finns det möjlighet att t ex skapa upp leverantör, rätta enskild eller flera fakturor med samma fel samtidigt för att sedan skicka ut dem i arbetsflödet för vidare hantering.