Migrations des systèmes d’administration des polices d’assurance vie : les clés pour maintenir le cap

Depuis plus de 20 ans, les experts du secteur de l’assurance vie évoquent la nécessité pour les compagnies d’assurance de migrer leurs systèmes de gestion existants vers des plateformes modernes plus flexibles, plus simples et moins coûteuses à exploiter, tout en offrant des capacités de distribution numérique et de service à la clientèle.

Selon le dernier rapport La voix de nos clients, les efforts de modernisation des TI sont une priorité absolue dans les secteurs de l’assurance vie et des régimes de retraite. Et cette priorité est d’autant plus élevée qu’il existe un nombre important de fusions et d’acquisitions dans le cadre desquelles les compagnies d’assurance vendent ou acquièrent des blocs d’affaires qui exigent une administration rentable.

Alors pourquoi tant de compagnies d’assurance vie restent-elles liées à des plateformes d’administration obsolètes? Tout simplement parce que les migrations sont des opérations difficiles et qu’elles peuvent échouer si les bonnes personnes, la bonne gouvernance, la bonne méthodologie et les bons outils ne sont pas mis en place. Dans ce blogue, j’aborderai les défis habituels que pose la migration des systèmes existants et je partagerai avec vous les trois facteurs clés qui permettent d’obtenir de bons résultats.

Les défis habituels : ce n’est pas (qu’) une question de technologie

Mes conversations avec les chefs de la direction informatique et les chefs des opérations commencent souvent par le même constat : les systèmes d’administration des polices relèvent d’un système central en place depuis 30 ans, conçu avant même la naissance de certains membres de leur équipe. Il est vrai que les systèmes vieillissants engendrent des problèmes tels que le manque d’agilité et des délais de mise sur le marché trop longs, en particulier lorsque le personnel de soutien approche l’âge de la retraite. Toutefois, mon expérience m’a appris que la technologie elle-même est loin d’être le principal problème. Ne vous méprenez pas : il n’est certainement pas simple de trouver des analystes de systèmes performants en COBOL/CICS/VSAM/IMS. Mais il existe encore de nombreux professionnels hautement qualifiés qui ont l’habitude de travailler avec cette pile technologique. Et il existe de plus en plus d’outils utilisant l’IA pour faciliter l’ingénierie inverse du code existant.

Voici les défis les plus urgents qui, à mon avis, compliquent la migration des systèmes d’administration des polices obsolètes.

Complexité des produits

Le principal problème réside dans le fait que les produits pris en charge par les systèmes existants sont souvent très complexes, en particulier lorsque l’on ne se limite pas aux contrats d’assurance vie temporaire et de rentes simples et que l’on étende son activité à différents produits d’assurance vie complets, notamment ceux de types indexés ou variables. Les règles qui déterminent les valeurs des polices, les prestations de décès et la valeur de rachat d’un contrat d’assurance vie sont pour le moins compliquées.

Par exemple, j’ai sous les yeux une pile de documents relatifs à des produits élaborés dans les années 1990 et 2000, qui font généralement plus de 90 pages. Si la moitié de ces textes est du jargon juridique, les sections relatives aux coûts/primes/intérêts et aux règles administratives qui s’y rapportent font véritablement près de 50 pages. Bien entendu, ces documents s’appuient sur des protocoles, des fiches techniques de produits et de nombreux tableaux qui doivent tous être pris en compte dans les règles de gestion et les données connexes. En outre, un produit donné peut contenir plusieurs plans et variantes, chacun présentant des différences subtiles, mais significatives qui requièrent des règles légèrement différentes.

Modifications et mises à jour non documentées

Les produits et les systèmes sont souvent modifiés au fil du temps et toutes les modifications ne sont pas clairement documentées. Après de longues sessions d’examen des produits, il peut apparaître clairement qu’un système « ne fonctionne plus de la même manière » depuis qu’une nouvelle variante a été ajoutée. Ce constat est souvent suivi d’un discours de 15 minutes sur un sujet obscur comme les mécanismes d’imputation des intérêts. La bonne nouvelle, c’est que les différentes gammes de produits suivent des schémas de conception très similaires d’une compagnie d’assurance à l’autre. Aussi, avec un peu de discipline ainsi qu’une structure et une gouvernance très solides, il est possible de procéder à une ingénierie inverse des exigences relatives aux produits anciens et complexes.

Qualité et exhaustivité des données

Les systèmes d’administration de première génération ne collectaient souvent qu’un minimum de données sur les polices et les parties. Ces systèmes s’appuyaient plutôt sur les documents de la souscription ou de la police (qu’ils soient au format papier ou scannés) pour obtenir les renseignements requis. Au fil du temps, les systèmes ont été modifiés afin d’augmenter la quantité de renseignements stockés comme données, mais dans la plupart des cas, ces données n’ont pas été appliquées rétroactivement aux polices existantes. Il est donc fréquent de constater qu’il manque des informations essentielles, telles que le nom des bénéficiaires ou la catégorie de souscription dans les systèmes actuels. Bien souvent, la plupart des informations ont été saisies manuellement à partir de documents papier, ce qui signifie que la qualité est variable, voire médiocre.

Les clés du succès : les personnes, la gouvernance, les méthodologies et les outils

La bonne nouvelle, c’est qu’avec les bonnes personnes, une bonne gouvernance, les bonnes méthodologies et les bons outils, il est possible de migrer les produits provenant de systèmes d’administration existants, dans les délais et les budgets impartis, tout en répondant aux besoins des utilisateurs.

Voici les trois éléments clés à prendre en compte pour réussir la migration des systèmes.

1. Talents – Pour que les projets de migration réussissent, les entreprises doivent s’entourer des bonnes personnes, en interne comme en externe. Il faut des experts chevronnés possédant une vaste expérience en gestion de projets de migration complexes, ainsi que des experts spécialisés dans les domaines d’affaires, techniques et fonctionnels.
2. Gouvernance – Les projets de migration sont des exercices complexes et de grande envergure qui mobilisent de nombreux intervenants. Ils requièrent un cadre de gouvernance qui tienne compte de cette complexité et facilite la coordination et la communication. Les compagnies d’assurance peuvent accélérer leurs résultats grâce à des modèles de gouvernance et d’exploitation éprouvés et à une approche de transition intelligente.
3. Méthodologies et outils – Des stratégies, des méthodologies, des techniques et des outils éprouvés sont nécessaires pour réaliser des migrations à moindre risque. Cela comprend la cartographie des dépendances et des répercussions opérationnelles des applications, des infrastructures et des données et la mise au point de séquences de transfert optimisées à l’aide d’outils logiciels automatisés.

N’hésitez pas à me contacter pour me faire part de votre point de vue sur les stratégies efficaces et rentables de migration des systèmes d’administration existants.