Stratégies de migration de vos systèmes d’administration des polices d’assurance vie et de rentes

Les sociétés d’assurance vie et de régimes de retraite peuvent se buter à de sérieux obstacles lorsqu’elles migrent leurs systèmes d’administration des polices (PAS) existants ou transfèrent des blocs de polices lors d’acquisitions ou d’autres événements majeurs. Dans notre plus récente étude La voix de nos clients CGI, 77 % des dirigeants du secteur de l’assurance vie et des régimes de retraite ont affirmé éprouver des difficultés d’importance moyenne à élevée avec leurs systèmes existants. De plus, la migration vers le nuage et la modernisation des systèmes existants sont les deux principales priorités en technologie de l’information (TI) mentionnées par les dirigeants, respectivement.

La migration vers des systèmes modernes est un impératif d’affaires, mais ne constitue pas une démarche simple. Alors que mon précédent billet de blogue – Migrations des systèmes d’administration des polices d’assurance vie : les clés pour maintenir le cap – traitait de certaines des principales complications liées aux migrations des PAS existants, dans ce billet, j’examinerai plus en détail trois stratégies pour mettre en œuvre avec succès ces programmes vastes, complexes et potentiellement risqués.

1. Soyez réaliste – Évaluer avec précision l’ampleur et la complexité

Chaque migration de PAS comporte plusieurs éléments clés qui peuvent engendrer des défis :

• Plusieurs groupes de parties prenantes internes et externes;
• Plusieurs axes de travail, y compris l’approvisionnement en données patrimoniales et la définition de règles pour configurer correctement le système cible (la plateforme vers laquelle votre organisation migre) et assurer la continuité pour les équipes opérationnelles;
• Interdépendances complexes entre les opérations, les TI et les fournisseurs tiers;
• Problèmes importants liés au budget et au temps d’absorption qui nécessitent une prise de décision rapide et une agilité lorsque la mise en œuvre ne se déroule pas comme prévu.

Parallèlement, un manque d’expérience dans l’exécution de ces projets peut signifier qu’il existe peu de connaissances internes sur la façon de structurer et d’exécuter un programme comportant de telles interdépendances. Compte tenu de cette complexité, nous recommandons que toute organisation qui entreprend une migration établisse un bureau de programme solide qui assurera une représentation dévouée des parties prenantes suivantes.

• Propriétaires d’entreprise possédant une expertise, notamment dans les domaines suivants :
  • Actuariat/fabrication de produits;
  • Administration, avec un accent sur les complexités des services en vigueur;
  • Distribution et réclamations, si elles sont touchées par la migration.
• Responsables des TI :
  • Services d’applications et de données;
  • Services d’intégration, y compris les systèmes financiers et la gestion des documents;
  • Ingénierie de la qualité;
  • Analyse des systèmes/analyse d’affaires.
• Fournisseurs externes :
  • Équipe responsable du PAS source, s’il est entretenu/exploité par un tiers;
  • Équipe responsable du PAS cible, s’il est entretenu/exploité par un tiers.

Selon l’organisation de votre entreprise et le nombre de partenaires externes dont vous avez besoin, la liste ci-dessus peut s’allonger considérablement. Par exemple, lorsque les livres et registres de la société sont sujets à la migration, la gouvernance et la coordination peuvent rapidement devenir difficiles. L’absence de plan clair pour définir la propriété et les dépendances entraîne souvent des changements spontanés de méthodologie ou de stratégie, ce qui peut créer une série de défis liés à la qualité des données patrimoniales et à l’évaluation ou à l’équilibrage des politiques.

2. Pensez au-delà des données – L’analyse des produits est essentielle

Une migration est plus qu’un « simple projet de données ». Bien qu’il soit vrai que les données jouent un rôle considérable dans toute migration, les règles de gestion et la logique connexe sont tout aussi importantes. Étant donné que l’approche des systèmes source et cible en matière de configuration des produits et d’administration des politiques peut varier grandement, la mise en correspondance des données et des règles entre les systèmes peut être complexe.

Il est important de se concentrer dès le départ sur les complexités des produits d’assurance en mettant sur pied des équipes mixtes d’analyse des produits, surtout pour les produits comme les familles variables et indexées. Voici des exemples de domaines pour lesquels des défis se posent souvent :

• Règles et logique d’imputation des intérêts pour les produits liés aux placements;
• Application des règles fiscales;
• Logique de calcul et stockage de diverses valeurs de rachat brutes (p. ex. valeur de rachat calculée de façon dynamique par rapport à une valeur de rachat enregistrée);
• Interprétation de l’état des polices (p. ex. périodes de défaillance ou de grâce) entre les systèmes.

Enfin, il est essentiel de configurer correctement le PAS cible le plus tôt possible pour effectuer les mises à l’essai et le rapprochement une fois que les données d’essai sont extraites du PAS existant. Il s’agit souvent d’un goulot d’étranglement critique pour les produits complexes. Bien qu’il puisse être tentant de réduire la période de mise à l’essai et de rapprochement pour tenir compte des retards dans la configuration, une telle approche entraînera d’autres problèmes, y compris un manque de temps accordé aux essais opérationnels et l’introduction de défauts dans les activités après le déploiement.

3. Attirez et retenez les bons talents

Pour la plupart des sociétés d’assurance, la migration d’un PAS existant est une initiative stratégique, mais les équipes internes peuvent manquer d’expérience en matière d’exécution. La réussite repose sur différentes mesures : regrouper les meilleurs talents au sein de l’organisation et des partenaires externes, attribuer les responsabilités aux bonnes personnes et s’assurer que le projet est la priorité pendant les périodes clés.

Voici quelques exigences essentielles tirées de l’expérience de CGI dans le cadre de plusieurs programmes.

• Affecter des experts ayant une compréhension approfondie des produits et de l’actuariat – Il peut être difficile de recruter des professionnels possédant l’expérience nécessaire pour analyser et documenter des produits fabriqués il y a 30 ans. Toutefois, en trouvant ces personnes et en faisant de ces tâches une priorité, il est possible d’atténuer les problèmes de migration en aval découlant de produits mal configurés sur le système cible en raison d’exigences non respectées en matière de données et de règles de gestion.
• Faire appel à des experts opérationnels qui travaillent avec le système existant et les produits connexes – De nombreuses règles administratives obscures ne sont pas évidentes, même après une analyse approfondie. Les personnes qui travaillent quotidiennement avec le système possèdent des connaissances précieuses qui peuvent façonner positivement le modèle de l’état futur. Leur participation tout au long du projet pour assurer la prise en compte de toutes les nuances administratives permettra d’améliorer les résultats. Il est essentiel que les experts opérationnels participent à chaque étape du projet, de l’analyse aux essais d’acceptation par les utilisateurs (UAT), en passant par la conception.
• Mettre l’accent sur l’équipe des TI qui soutient le PAS existant – Du côté des TI, le bassin de talents est souvent limité. Pour de nombreux systèmes existants, le soutien est soit limité (les utilisateurs font le strict minimum et tentent d’éviter tout problème) ou externalisé. Dans bien des cas, de vastes parties du système n’ont pas été explorées depuis de nombreuses années, et la documentation est habituellement incomplète ou même manquante. Bien qu’il soit essentiel de trouver les bonnes ressources et d’assurer leur disponibilité tout au long du projet, il est tout aussi important d’avoir un « plan B » pour tirer parti des outils et des techniques d’analyse du code source. Chez CGI, par exemple, nous misons sur l’utilisation massive des outils CAST pour repérer les règles actuarielles et administratives essentielles intégrées aux codes existants et aux procédures stockées.

Accorder la priorité au projet de migration signifie qu’il faut remplacer les ressources clés. Pour les gros projets à long terme, il peut valoir la peine d’embaucher des sous-traitants qui soutiendront les activités courantes d’exécution afin que les ressources clés puissent se concentrer sur les problèmes critiques.

Voici des ressources externes à envisager.

Services professionnels du fournisseur responsable du PAS cible – Le fournisseur du système cible devrait offrir des services de conseil professionnels ainsi que des outils et des méthodologies propres à sa plateforme. Les sociétés d’assurance devraient inclure une analyse des outils et des processus de migration du fournisseur de la nouvelle plateforme dans leur revue diligente, à l’étape de planification du projet.

Partenaires spécialisés en migration – Des organisations comme CGI possèdent une vaste expérience, une méthodologie cruciale et des outils de pointe essentiels à la réussite d’un projet. Dans le cadre d’une migration de systèmes existants, les partenaires spécialisés sont des experts qui peuvent produire des résultats dans les délais et le budget prévus tout en gérant efficacement les risques. J’aime utiliser l’analogie de la personne à tout faire qui, à la longue, finit par trouver comment raccorder un commutateur à trois voies par essais et erreurs. Pour un électricien agréé, cependant, c’est un jeu d’enfant. Il en va de même pour votre projet de migration. Pour protéger vos investissements et obtenir les résultats souhaités, faites appel à des partenaires spécialisés dès le début de votre projet.

Gestion de programmes – Les petites sociétés d’assurance n’ont peut-être pas les compétences de base nécessaires pour assurer la migration de systèmes existants, surtout s’il s’agit d’une initiative à grande échelle. Des partenaires externes peuvent fournir des capacités supplémentaires axées sur la gouvernance et la méthodologie en matière de gestion des parties prenantes et d’exécution de projet. Ces capacités permettent d’économiser des coûts importants et de réduire les risques à long terme. Les sociétés d’assurance doivent évaluer honnêtement leurs capacités internes de gestion de programmes lorsqu’elles décident d’investir ou non dans un soutien externe.

Si l’accent est mis sur l’établissement d’un bureau de programme solide et l’attribution des responsabilités aux bons talents avant le lancement du projet, la migration du PAS sera couronnée de succès. Dans mon prochain billet de blogue, j’explorerai quelques-uns des éléments étonnants, mais importants, qui peuvent généralement nuire à un projet, et je formulerai des recommandations à cet égard. Communiquez avec moi pour découvrir comment CGI peut soutenir votre organisation dans sa démarche de transformation numérique.