Posti Group Oyj, l’une des plus grandes entreprises de traitement de colis et d’envois postaux en Finlande, a travaillé avec CGI pour planifier et exécuter la transformation numérique de ses systèmes de ressources humaines et renouveler son système de paie.
Le système de traitement des salaires de Posti avait atteint la fin de son cycle de vie et devait être mis à jour pour répondre aux exigences actuelles et futures. La réalisation d’un projet complet de transformation numérique exigeait une planification minutieuse et une bonne gestion de projet de la part des différentes parties concernées.
Les équipes de paie de Posti sont responsables du paiement des salaires des six sociétés de Posti Group en Finlande, qui produisent près de 20 000 bulletins de salaire par mois. L’objectif principal était de faciliter le travail quotidien des experts en automatisant et en développant des processus pour accroître leur efficacité.
« Notre but était de développer un ensemble de solutions modernes fonctionnant dans un environnement opérationnel multidimensionnel avec plusieurs conventions collectives et groupes de salariés différents », décrit Päivi Vehniäinen, responsable des services de ressources humaines et de paie chez Posti Group Oyj.
Le processus de paie quotidien de Posti ne pouvait pas être interrompu pendant la durée du projet. Il devait fonctionner avec l’ancien système jusqu’à ce que le nouveau soit mis en service par étapes. De plus, il existait d’importantes interdépendances entre les systèmes à renouveler, ce qui a eu une incidence sur la planification et le calendrier du projet. Les différentes organisations de Posti et leurs différences, par exemple en matière de conventions collectives, ont également dû être prises en compte.
La solution de gestion de la paie de CGI nous aide à réaliser notre objectif principal : le paiement à temps et complet de tous les employés de Posti Group. De plus, cette solution améliore l’efficacité des fonctions de paie en automatisant le traitement et la vérification de toutes les transactions de paie.
Processus collaboratif bien défini
L’introduction de la solution de paie de CGI a commencé par un processus approfondi et une définition des besoins, qui ont été réalisés à distance pendant la pandémie de COVID-19. Marja-Kaisa Lääkkölä, chargée de projet chez CGI, explique comment l’équipe de projet s’est concentrée dès le début sur la transformation globale et l’intégration de plusieurs interfaces.
« Nous avons identifié un total de 42 flux de données différents. Les horaires et les interprétations des différents groupes d’employés devaient être pris en compte. De plus, des modifications de conventions collectives sont entrées en vigueur au cours du projet et ont dû être prises en compte dans le nouveau système de paie », explique Mme Lääkkölä.
Une coopération étroite à différents niveaux a contribué à la réussite du projet planifié et échelonné.
Une bonne collaboration fonctionnelle et ouverte entre Posti et CGI est l’une des principales raisons du succès du projet. Dès le début, le comité directeur s’est réuni toutes les deux semaines en accordant une attention particulière au modèle de gestion de projet. Cette approche axée sur les résultats s’est traduite par un travail concret de coopération.
Lorsque des défis se présentaient, Posti et CGI collaboraient pour trouver des solutions adéquates. Par exemple, si les calendriers d’un autre projet lié à la transformation du système de paie étaient prolongés, les experts de CGI mettaient en œuvre des changements dans les entreprises de Posti qui n’étaient pas concernées par ce projet.
Fonctions automatisées et options de rapport étendues
Le projet de numérisation des systèmes de ressources humaines de Posti s’est achevé comme prévu en novembre 2022. L’introduction du nouvel outil s’est déroulée conformément aux attentes et le changement de système n’a entraîné aucune erreur dans le versement des salaires. Un système entièrement nouveau, doté de nouvelles fonctionnalités, a été mis en service dans les délais prévus.
« La solution de gestion de la paie de CGI nous aide à réaliser notre objectif principal : le paiement à temps et complet de tous les employés de Posti Group. De plus, cette solution améliore l’efficacité des fonctions de paie en automatisant le traitement et la vérification de toutes les transactions de paie », a déclaré Mme Vehniäinen.
Résultats d’affaires
- Le système de paie de CGI calcule le salaire de plus de 20 000 employés
- Fonctions automatisées et options de rapport étendues pour inclure différentes conventions collectives et groupes de salariés
- Traitement rapide des salaires
- Accroissement de l’efficacité
