Comté d’Honolulu (Hawaï)

Comté d'Honolulu (Hawaï) améliore l'efficacité des opérations et réduit les coûts d'exploitation

Le défi

Le comté d’Honolulu, à Hawaï, client de budgétisation depuis 2003, était aux prises avec une technologie dépassée et des systèmes existants disparates et des systèmes parallèles compartimentés sur une plateforme centrale désuète.

Lorsque le maire Hannemann cherchait un nouveau directeur et chef de l’information pour réviser le service des Technologies de l’information de sa ville et élargir les projets du gouvernement fondés sur le Web, il a eu recours à M. Gordon Bruce. Ce dernier, vétéran de plus de 30 ans dans l’industrie, s’est établi comme leader et technologue ainsi que chef de l’information au Queen’s Medical Center et à la succession de James Campbell – avec un déploiement réussi de progiciels de gestion intégrée à la grandeur d’entreprises.

À titre de directeur et chef de l’information d’Honolulu, M. Bruce s’est rapidement établi comme agent de changement. Pour atteindre les objectifs du comté, il s’est efforcé d’obtenir le plus grand profit; il a mis en place une technologie complète pour remplacer des systèmes parallèles redondants ainsi qu’une plateforme consolidée moderne, tous soutenus par un fournisseur de confiance réputé pour sa fiabilité et son succès avec les gouvernements des États et locaux.

Honolulu a choisi CGI (à la suite d’un processus rigoureux de sélection de progiciels de gestion intégrée) et la solution fondée sur le Web et conçue pour le gouvernement CGI Advantage^MD, élargissant leur système de budgétisation actuel pour inclure la gestion des finances, la budgétisation, l’approvisionnement, les ressources humaines et la paie ainsi que la veille économique.

La stratégie

Le projet a commencé en mai 2006 et s’est concentré sur la mise en place de la solution de gestion financière CGI Advantage. Les systèmes actuels d’Honolulu étaient à l’origine mis en place séparément, et ont été maintenus ainsi. L’intégration et la souplesse étaient donc prioritaires. En outre, en tirant parti de fonctions originales pour alimenter les affaires au quotidien, Honolulu éliminerait les systèmes parallèles et réduirait l’entrée de données redondantes. 

Il était aussi prioritaire de moderniser la technologie. L’ancienneté des systèmes et les technologies utilisées pour les développer a fait en sorte qu'il était difficile et coûteux de les maintenir et de les améliorer. Une technologie et une configuration modernes établiraient une plateforme normalisée, réduisant les coûts de maintenance et réduisant au minimum les personnalisations tout en assurant une souplesse en cas de changement.

L’architecture SOA (Service-Oriented Architecture) sur le Web a pavé la voie vers l’efficacité. Après une analyse minutieuse des processus d’affaires, Honolulu et CGI ont établi de nombreuses façons de tirer parti de l’automatisation, de l’élimination du traitement du papier et d’étapes encombrantes d’approbation utilisant des formulaires en ligne et un flux des travaux automatisé. 

« Il s’agit aussi d’un énorme changement de gestion, toujours en cours, dit M. Bruce. C’est un changement de culture, de la machines à écrire et du papier à l'ordinateur et à la souris. »

En travaillant de concert, Honolulu et CGI ont commencé à éliminer ces obstacles, offrant une communication constante et une importante formation pour encourager les gens à adopter des façons plus modernes et efficaces de faire affaires.

La technologie

Dans le cadre de ce projet, Honolulu est passé d’un environnement central à un environnement IBM AIX, établissant une base standard pour le progiciel de gestion intégrée ainsi que tout autre système utilisé par les services.

« Cette base offre des façons stimulantes et souples de soutenir la prochaine phase, la virtualisation de plus de 200 serveurs et l’ajout d’une nouvelle application serveur », affirme M. Bruce.

De plus, la division d’exploitation a réussi à effectuer un exercice de reprise après sinistre à l’aide d’un progiciel de gestion intégrée en octobre 2007, ce qui est un excellent moyen de tester le nouveau système.

Les résultats

Le comté d’Honolulu a mis en action sa solution de gestion financière CGI AdvantageMD en juillet 2007. De nos jours, plus de 20 services (y compris les Services environnementaux, les Services de conception et de construction et les Services budgétaires et financiers) et plus de 5 000 employés utilisent le nouveau système, des administrateurs aux commis. Ensemble, ils atteignent leurs objectifs et obtiennent de nombreux avantages :

• L’élimination du papier et l’utilisation de formulaires en ligne pour faire des soumissions;
• La rationalisation d’approbations exigeantes en main-d’œuvre, d’un niveau typique de 15 à un niveau de 4 ou 5, utilisant un flux de travail automatisé pour accélérer le processus d’approbation et pour favoriser le contrôle et la reddition de comptes;
• Le partage de données en temps réel et l’efficacité des déclarations permettant une plus grande visibilité et une meilleure collaboration inter-fonctionnelle;
• La consolidation des données financières en un référentiel central, éliminant quatre systèmes parallèles "maison" et les frais de maintenance associés;
• La modernisation de la technologie, la normalisation à une plateforme unique pour tous les projets des TI futurs et le fait de tirer parti de l’interopérabilité et de la consolidation des données des fournisseurs;
• La mise en place d’un plan de reprise après sinistre en temps réel;
• Le flux de travail électronique et le suivi électronique de documents améliorant le suivi et la conformité.

« Nous n’aurions pu atteindre nos objectifs sans créer cette entente, déclare M. Bruce. Nous avons entrepris ce projet sur un pied d'égalité et avons travaillé de concert pour le mener à bien avec succès. »

L’amélioration continue

Le comté d’Honolulu a commencé à effectuer les prochaines étapes en collaboration avec CGI : mise en place de la solution de gestion des ressources humaines, de la paie et de la budgétisation au rendement CGI Advantage. L’intégration de ces modules à la gestion des finances contribuera davantage à réaliser leur objectif d’améliorer l’efficacité, la reddition de comptes et le processus de déclaration relatives à la prise de décisions à la grandeur de l’entreprise.