Comment rendre le Digital Workplace plus responsable ?

L’empreinte carbone du numérique est supérieur à celui de l’aviation civile. Ce constat semble étonnant mais est pourtant bien réel. Peu d’actions sont cependant mises en place par les entreprises pour réduire leur consommation numérique. Regardons comment elles peuvent agir sur le Digital Workplace.

Selon TheShiftProject[1], au sein de la DSI, les équipements sont la source la plus énergivore avec deux tiers de la consommation totale (suivi des data centers et des réseaux). Le Digital Workplace constitue donc un volet essentiel dans la recherche de sobriété et de responsabilité numérique regroupant notamment les équipements (postes de travail, imprimantes, etc.) et les outils collaboratifs (intranet, mails, GED, etc.).

Agir sur le cycle de vie des équipements

Chaque équipement dispose d’un cycle de vie qui se décompose en trois grandes phases : l’achat, son usage et enfin, sa fin de vie. Chacune d’entre elles possède un impact environnemental qui doit être pris en compte dans la recherche de réduction de l’empreinte carbone de la DSI.

La phase d’achat est considérée comme étant la plus impactante sur l’ensemble du cycle de vie. Selon l’ADEME[2], l’empreinte globale de la production d’un poste de travail récent, incluant son écran, est de 1015 kg équivalent CO2 soit 50 000 mails envoyés avec une pièce jointe de 1Mo[3]. Pour agir efficacement sur ce volet, quelques actions peuvent être envisagées comme l’adoption d’une gestion responsable des achats tel que l’achat d’ordinateurs labélisés (ex: label epeat), reconditionnés, l’abandon des achats de masse ou encore l’adaptation de la politique achats  pour être en adéquation avec les besoins spécifiques de chaque collaborateur.

En moyenne, en entreprise, la durée de vie d’un poste de travail se situe entre 3 et 5 ans selon Francenum[4]. L’usage que vous faites de votre ordinateur détermine la durée de vie de celui-ci. Il est possible d’optimiser l’usage de votre poste de travail pour retarder sa fin de vie grâce à des petites actions comme monitorer les applications énergivores, utiliser à bon escient la mise en veille, l’économie d’énergie, et l’extinction du matériel, respecter les cycles de chargement ou encore désactiver les logiciels qui fonctionnent en tâche de fond.

La mise en place d’une stratégie de groupe (GPO : Group Policy Object) permet de centraliser la gestion de l'environnement utilisateur et la configuration des machines grâce à l'application de politiques. Des réglages tels que l’activation automatique du mode économie d’énergie ou encore l’adaptation de la luminosité en fonction de l’usage du collaborateur s’avèrent très efficaces pour baisser la consommation d’énergie de votre ordinateur et par conséquent, allonger sa durée de vie.

Enfin, la gestion de fin de vie est primordiale pour réduire l’impact des équipements sur la planète. Selon l’ADEPEM[5], ce sont plus de 50 millions de tonnes de déchets d'équipements électriques et électroniques (DEEE), difficilement recyclables, qui sont émis chaque année et envoyés dans des pays sous-développés, où les produits toxiques et les métaux lourds polluent le sol et les eaux. Les entreprises doivent donc monitorer leur parc informatique et procéder à la redistribution des équipements fonctionnels en interne, selon les besoins métiers.  Pour la gestion des déchets, les entreprises peuvent mettre en place un suivi assidu des DEEE et s’allier avec des partenaires de confiance qui traiteront les déchets émis.

Optimiser l’usage des outils collaboratifs

La crise du Covid-19 et les mesures de confinement ont poussé les entreprises à recourir dans l'urgence à l'adoption massive d’outils collaboratifs afin de poursuivre leurs activités. Cette expansion rapide des outils collaboratifs s’est faite sans calculer l’impact de ces derniers.

Parmi les tendances les plus visibles se trouve l’usage de la visioconférence qui a augmenté de 30% en 2 ans entre 2019 et 2021 selon Gartner[6]. La conférence audio consomme 14 fois moins de données échangées qu’une conférence vidéo[7]. Il est donc nécessaire de repositionner l’usage de la vidéo au bon niveau entre l’efficacité et la responsabilité numérique.

Selon l’ADEME, un salarié français reçoit en moyenne 58 e-mails et en envoie 33 par jour. Un e-mail simple émet 4g équivalent CO2 et 19g équivalent CO2 lorsqu’il est accompagné d’une pièce jointe de 1 MO. Pour réduire cette incidence environnementale, des actions rapides doivent être mises en place. Le nettoyage régulier de sa boîte mail, la baisse du nombre de destinataires des mails envoyés ou encore le partage de documents via un lien cloud peuvent réduire votre empreinte carbone.

L’utilisation d’applications de collaboration telles que Teams a significativement augmenté depuis l’instauration du travail hybride. De nombreuses entreprises n’ont pas ou peu anticipé la définition d’un cycle de vie de ces services composé de trois grandes phases : la création, l’animation et la suppression. Par exemple, pour un usage optimal et responsable des équipes Teams, il est primordial de cadrer la création des équipes, définir une gouvernance et assurer un suivi des activités de nettoyage.

Plusieurs leviers peuvent être enclenchés pour réduire l’impact sur l’environnement du Digital Workplace. Il est parfois difficile de savoir par où commencer, quand il s’agit d’initier une démarche Numérique Responsable. Un accompagnement aux bonnes pratiques est donc nécessaire pour repositionner les usages au bon niveau.