Établir de nouvelles normes en matière de gestion des documents

À PROPOS DE L'OTAN

L'Organisation du Traité de l'Atlantique Nord (OTAN) considère que la normalisation et l'échange de données sont essentiels à l'amélioration de l'efficacité et de la rentabilité et, de façon générale, ses pays membres s'alignent sur le même mode de pensée. Avec l'aide de Logica, qui fait maintenant partie de CGI, l'OTAN établit de nouvelles normes en matière de gestion des documents pour favoriser le transfert de l'expertise. Leur nouveau système, utilisé en tant que service essentiel, concrétise désormais la stratégie de gestion des connaissances à long terme de l'OTAN. En appliquant les principes de l'architecture orientée services (AOS), le système d'information principal peut maintenant avoir recours à ce système de gestion pour, entre autres, stocker des documents.

Le défi

Dans un passé récent, l'échange d'information et de connaissances au sein de l'organisation était entravé par des structures organisationnelles très complexes, des exigences de sécurité strictes et un important roulement du personnel. Habituellement, les pays membres de l'OTAN délèguent le personnel pour une période de trois ans et leurs données sont stockées sur des serveurs de fichiers locaux. Afin d'évaluer adéquatement et facilement les documents à l'échelle de l'organisation et de respecter la réglementation interne, nous avons créé un système de gestion des documents multisite.

Notre solution

Nous avons entièrement conçu, planifié et développé la solution. En tant que fournisseurs de services informatiques et de consultation, nous avons également pris en charge le déploiement à l'échelle de l'OTAN, y compris l'assistance technique aux employés et leur formation. Une équipe internationale d'environ 20 spécialistes était à la disposition de l'OTAN afin d'assurer la réussite du projet – et la sécurité de l'investissement en TI de l'OTAN.

Nos partenaires ont apporté une expertise supplémentaire : HP s'est chargé de l'installation et de la configuration du matériel et Microsoft a participé à la conception de l'architecture. Notre filiale, Integrata Training, a élaboré et mis en œuvre tous les programmes de formation, y compris la formation assistée par ordinateur. Grâce à leur vaste expérience en matière de projets d'envergure et de gestion des documents, nos experts tiennent compte de tous les facteurs essentiels liés au succès d'un système de gestion des documents. C'est pourquoi, en cours de planification et d'exécution du projet, nous avons mis l'accent sur la qualité et un haut niveau d'acceptation des utilisateurs.

Le système de gestion des documents de l'OTAN est l'un des premiers systèmes informatiques multisites de l'organisation. Par l'entremise de notre solution, plus de 25 000 employés civils et militaires en Europe, en Turquie et aux États-Unis peuvent travailler sur le « réseau secret » fermé de l'OTAN, comprenant 23 sites.

• Conception et développement – Lors de processus de communication et de coordination très denses, on peut maintenant établir, à l'échelle de l'organisation, des flux de travaux uniformes fondés sur les exigences fonctionnelles et d'efficacité en matière de gestion des documents. Les procédures de diffusion et de signature des documents de l'OTAN, par exemple, sont entièrement prises en charge. L'octroi des droits d'accès au système est extrêmement strict. Les documents dotés d'une cote de sécurité élevée ne sont tout simplement pas affichés, pas même dans les résultats de recherche. Le moteur de recherche du système de gestion des documents tient compte des métadonnées et du texte intégral. Le traitement des documents est simplifié grâce à l'intégration complète à Microsoft Office.
• Mise en œuvre – Pour préparer le déploiement à chaque site, nous avons effectué une analyse complète sur place. Nous avons ensuite créé une trousse d'installation au sein d'un cadre de gestion sur mesure, adapté à la structure organisationnelle et aux exigences en matière de droits d'accès de chaque site. Nous avons mis cette trousse à l'essai avant chaque déploiement.
• Migration des données – Le cadre de gestion de l'édition d'arrière-plan requiert que les documents à transférer soient classés et balisés à l'aide des métadonnées nécessaires. Notre expert en édition d'arrière-plan a soutenu le personnel de l'OTAN au cours des procédures de migration des documents et a téléchargé des milliers de documents sur place.
• Formation – Parallèlement au déploiement, les gestionnaires en TI, les utilisateurs expérimentés (des administrateurs fonctionnels) et les utilisateurs de chaque site ont suivi une formation intensive. Une application de formation assistée par ordinateur a par la suite été mise en œuvre. Tout au long de la phase de déploiement, nous avons offert un soutien aux utilisateurs et aux administrateurs de l'OTAN par l'entremise d'un centre d'assistance technique créé spécialement pour le projet.
• Utilisation – Dès qu'ils accèdent au système, les utilisateurs trouvent leurs documents dans les répertoires, créés de façon automatique, et peuvent ainsi être productifs et efficaces. Toutes les nouvelles métadonnées sont insérées automatiquement dans les documents, lorsque possible.