Aktivstyring i Dynamics 365 FO: Sådan kommer du godt i gang

Aktivstyring (asset management) er et nyt modul i Microsoft Dynamics 365, som kan give produktionsvirksomheder en mere struktureret tilgang til vedligeholdelse af deres produktionsudstyr - i tæt integration med de øvrige moduler i Dynamics 365 FO.

Fordelene er mange, fordi aktivstyring blandt meget andet kan hjælpe med at skabe overblik, øge driftssikkerheden, sænke omkostningerne til reparationer og uforudsete driftsstop - og i sidste ende hæve kvaliteten og effektiviteten.

Denne artikel er den tredje og sidste i CGI's serie, der sætter fokus på nogle af de nye moduler i Dynamics 365 FO. Du kan læse de to andre her:
Landingsomkostninger i Dynamics 365 FO: En ofte overset mulighed og her: Brug maskinlæring med Microsoft Azure til behovsprognoser i Dynamics 365FO.

I det følgende vil jeg give en introduktion til, hvordan du kommer godt i gang med aktivstyring. Jeg tager så vidt muligt udgangspunkt i den danske version af Dynamics 365 FO.
Det efterfølgende ord i parentes viser hvad funktionen/knappen/menupunktet hedder, hvis applikationen er sat op med engelsk som systemsprog. Dog er ikke alle funktioner/menupunkter oversat til dansk.

Hvem er aktivstyring relevant for?

Aktivstyring er især relevant for produktionsvirksomheder med højt specialiseret produktionsudstyr til kritiske processer og særligt tilpassede maskiner og værktøjer.

Denne type virksomheder har som regel deres egne produktionstekniske afdelinger med ansvar for at vedligeholde, optimere og måske endda selv designe nye aktiver til produktionen.
Et godt eksempel er procesindustrien, men andre produktionsvirksomheder kan også opnå store fordele med aktivstyring i Dynamics 365 FO.

Stil dig selv følgende spørgsmål:

• Består dit produktionsmiljø af specialiseret, kundetilpasset og/eller meget komplekst udstyr eller værktøjer?
• Har din virksomhed betydelige investeringer i fx bygninger, værktøj, produktionsudstyr og/eller andre håndgribelige aktiver?
• Har virksomheden en teknisk afdeling, som sørger for at produktionsanlægget kører?
• Er I udfordret af nedbrud, der går ud over stabiliteten i produktionen?
• Går det ud over produktkvaliteten hvis produktionsanlægget ikke kører stabilt og pålideligt?

Hvis du kan svare ja til et eller flere af de spørgsmål, er aktivstyring måske relevant for din virksomhed.

Aktivstyring - de basale komponenter

Aktivstyring er et selvstændigt modul i Dynamics 365 FO med mange funktioner, der understøtter vedligeholdelse af aktiver. Lad os se på nogle af de basale komponenter i modulet.

Aktiver (assets) - de fysiske, håndgribelige ting, virksomheden ejer. Det kan fx være bygninger, maskiner, værktøj, køretøjer osv. Et aktiv er forbundet til et arbejdssted.

Arbejdssted (functional location) - stedet, hvor et aktiv er installeret eller på anden måde hører til. Desuden kan et aktiv have et underordnet aktiv.

Underordnet aktiv (sub-asset) -  og det samme gælder arbejdssteder, som hver kan have et underordnet arbejdssted.

Underordnet arbejdssted (sub-functional location) - fx en fabrik med flere produktionslinjer.

BEMÆRK: Når et arbejdssted først er sat op i aktivstyring i Dynamics 365 FO, er stedet låst og kan ikke flyttes igen. Derfor er det vigtigt først at have et visuelt overblik over, hvordan arbejdssteder og aktiver skal sættes op, inden man opretter dem i modulet.

Vedligeholdelsesanmodning (maintenance request) - indikerer, at en bestemt maskine skal serviceres eller repareres. Før arbejdet kan udføres, bliver anmodningen omdannet til en arbejdsordre.

Arbejdsordre (work order) - beskriver hvordan service-eller reparationsarbejdet på det pågældende aktiv skal udføres. På en arbejdsordre er det desuden muligt at tildele ressourcer og budget samt tilføje tjeklister og noter. En arbejdsordre er forbundet til en arbejdsordretype.

Arbejdsordretype (work order type) - som kan være preventive dvs. forebyggende, corrective dvs. udbedrende eller inspection, altså undersøgende. Under en arbejdsordre er der yderligere et niveau, nemlig vedligeholdelsesjob i arbejdsordre.

Vedligeholdelsesjob i arbejdsordre (work order job) - som betyder, at en arbejdsordre kan omfatte flere jobs på flere aktiver.

Arbejdsordrepuljer (work order pool) - bruges til at gruppere flere arbejdsordrer sammen på samme måde som det fx gøres i produktionspuljer.

Indkøb (procurement) - gør det muligt at oprette indkøbsordrer (purchase orders) eller indkøbsrekvisitioner (purchase requisitions) fra arbejdsordrejobs. Denne funktion er nyttig, når der fx er brug for bestemte dele til at udføre vedligeholdelse af et aktiv.

Vedligeholdelsestidsplan (maintenance schedule) - bruges til enhver form for vedligeholdelse af et aktiv inden for en bestemt tidsramme. Funktionen giver overblik over den forventede plan for forebyggende vedligeholdelse, anmodninger m.m. Desuden kan aktiviteter i tidsplanen omdannes til arbejdsordrer.

Rapporter (reports) - Der findes flere forskellige standardrapporter i aktivstyring til Dynamics 365 FO, bl.a. 

• Aktiver - tilstandsvurdering (assets – condition assessment)
• Aktiver -  aktivforbrug (asset consumption (aktivforbrug)
• Aktiver - aktivfejl (asset fault))
• Vedligeholdelsesanmodninger - vedligeholdelsesanmodningsliste (maintenance requests – maintenance request list)
• Vedligeholdelsesanmodninger - detaljer for vedligeholdelsesanmodning (maintenance requests – maintenance request details)
• Arbejdsordrer – arbejdsordreforbrug (work orders - work order consumption)
• Arbejdsordrer - vedligeholdelsesnedetid (work orders - maintenance downtime)
• Arbejdsordrer - arbejdsordrerapport (work orders - work order report)

BEMÆRK: Hvis aktivstyring ikke er sat korrekt op, fx med processer, der ikke afvikles som de er beregnet til, kan nogle rapporter vise sig at være ukorrekte.

Aktivstyring er et omfangsrigt modul til Dynamics 365 FO. Derfor er det vigtigt at dele implementeringen op i mindre bidder og at sikre korrekt opsætning i forhold til virksomhedens konkrete behov.
Lige så vigtigt er det at have kontinuerligt fokus på aktivstyring med løbende optimering og tilpasning i takt med, at der kommer nye funktioner til og virksomhedens behov udvikler sig.

Overvejelser og spørgsmål

CGI kan hjælpe dig med at sætte aktivstyring korrekt op i Dynamics 365 FO, så din virksomhed får maksimal værdi af modulet.

Vi hjælper dig også med at afdække behov, gøre dig de rigtige overvejelser og besvare spørgsmål som fx

• Hvordan er licensstrukturen for aktivstyring?
• Har vi brug for projektmodulet - og i hvilket omfang?
• Hvordan integrerer aktivstyring sammen med de andre moduler i Dynamics 365 FO?
• Spiller aktivstyring sammen med mobile enheder?
• Hvordan implementerer vi en strategi for korrigerende, forebyggende eller tilstandsbaseret vedligeholdelse af vores aktiver?
• Hvordan kommer vi godt i gang - og hvor skal vi begynde?

Kontakt os nu. Vi er klar til at hjælpe.