Teams : pourquoi maîtriser le cycle de vie devient primordial

Accélérée par la crise sanitaire, la mise à disposition de solutions de collaboration et de visio-conférence a permis la continuité de nombreuses activités.

Parmi les solutions déployées, Microsoft Teams a su tirer son épingle du jeu au regard du nombre croissant d’utilisateurs quotidiens, passant de 44 millions avant les confinements à plus de 145 millions aujourd’hui. Cependant, si cette solution a permis de palier une carence collaborative en 2020, il est maintenant temps de se pencher sur l’encadrement du cycle de vie des équipes Teams afin de faire de cet outil une solution pérenne et agréable à utiliser au quotidien.

Problèmes courants de gestion du cycle de vie

Parmi les écueils récurrents que nous rencontrons chez nos clients qui ont déployé Microsoft Teams, parfois à la hâte :

• L’absence d’harmonisation de la nomenclature des équipes,
• L’inactivité des membres, des équipes et des canaux,
• L’accumulation de conversations, d’équipes et de canaux,
• Une gestion documentaire souvent compliquée,
• La classification des données et leur sécurisation,
• Le pilotage des usages, irrégulier voire inexistant.

A cela il faut ajouter les particularités métiers, souvent laissées de côté par une vision trop uniforme de la solution. Par exemple, les usages de type « projets externes » (réponses à appels d’offres, collaboration avec l’extérieur de l’entreprise) qui nécessitent de respecter un cycle de vie relativement court, une capitalisation rigoureuse et une gestion des droits adaptée, ne doivent pas être adressés avec la même approche que les usages « internes » (événementiel, communication, projets internes, gestion structurelle) qui ont tendance à avoir des cycles plutôt longs et une criticité de la capitalisation moindre.

Un cycle de vie articulé autour de trois phases

Le cycle de vie d’une équipe Microsoft Teams se définit en trois grandes phases autour desquelles de premières recommandations peuvent être évoquées :

1. La création de l’équipe : il est nécessaire d’encadrer le processus de création, tout en assurant sa simplicité, pour appliquer certaines règles : convention de nommage, propriétaires multiples, gestion du partage avec l’extérieur et contrôle de l’expiration. S’il est possible de réaliser cette standardisation à travers les outils déjà en place (SharePoint, ServiceNow…) le marché propose également des solutions de gestion automatisée de création d’équipes, voire même des modèles d’équipes définis en amont autour des besoins métiers et/ou organisationnels.
2. L’utilisation de l’équipe : pour assurer un usage optimal des équipes, il est important de mettre en place des actions de conduite du changement, via le partage de bonnes pratiques (des vidéos par exemple), un programme d’ambassadeurs, le management par l’exemple…
3. La gestion de la fin de vie : une date, ou à défaut une durée d’inactivité, doit être prévue pour déclencher des actions (automatiques ou manuelles) de fermeture des équipes. Ces actions doivent inclure un accompagnement à la capitalisation documentaire des informations pertinentes présentes dans l’équipe en fin de vie.

De façon à piloter l’ensemble de ces actions, la mise en place de tableaux de bord avec des KPI précis est vivement recommandée. Des outils tels que Power BI ou un interfaçage Graph API avec l’environnement Microsoft peuvent aider cette mise en place.

Notre approche

Nos clients ont en majorité déployé Microsoft Teams sans concevoir son cycle de vie en amont. De façon à corriger les mauvaises pratiques s’étant installées au fil du temps ainsi qu’à limiter la réapparition de ces dernières, nous recommandons une approche suivant deux axes :

• Le nettoyage initial se concentrera sur l’application de règles simples relatives à l’inactivité, la gestion des propriétaires, les équipes orphelines. L’utilisation d’un suivi des métriques avant/après permettra la mise en évidence immédiate du volume de stockage économisé, et de l’amélioration de l’expérience employé.
• La mise sous contrôle de l’environnement, démarrée en parallèle, consiste en la mise en place de règles de gestion des équipes (allant des conditions de création jusqu’aux suppressions définitives) qui seront imposées à tous à chaque étape du cycle de vie. La clé de la réussite de cet axe est de faire correspondre les règles aux besoins spécifiques et de s’assurer de la maintenabilité de ces dernières dans la durée. La mise en place de métriques à suivre permettra de garantir le respect et l’amélioration continue des règles.

Tout au long du développement de ces deux axes, l’accompagnement au changement aux équipes est un aspect primordial.

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