Många verksamheter inom offentlig sektor står inför utmaningar, vilket kräver nya arbetssätt och lösningar. AI-teknik kan spela en stor och viktig roll, men måste användas på rätt sätt och med en genomtänkt strategi för hela verksamheten. Varbergs kommun har inlett sitt viktiga strategiska arbete med att genomföra en så kallad AI Maturity Assessment tillsammans med CGI för att mäta mognadsnivån för AI.
Varbergs kommun ligger i Hallands län med 19 tätorter och 6 serviceorter. Totalt har kommunen cirka 68 000 invånare, en god ekonomi och hög kvalitet i verksamheten. Kommunen har redan digitaliserat en rad arbetsmoment, men har också identifierat utmaningar när det gäller personal- och kompetensförsörjning, investeringsbehov, ökade statliga krav och behov av att ställa om verksamheten.[1] Det gör att kommunen behöver hitta nya vägar för att kunna leverera på sitt välfärdsuppdrag. Smarta beslutsstöd, AI, digitalisering och andra hjälpmedel förväntas avlasta och förenkla i verksamheten samtidigt som omställningen måste kunna hanteras av organisationen och ske på ett hållbart sätt. [2]
Daniel Leon är utvecklingsstrateg hos Varbergs kommun. Han är med och leder och samordnar digitaliseringsarbetet i kommunen och ser att AI kan komma att spela en mycket viktig roll för kommunen framöver. Samtidigt som kommunen har ambitiösa digitaliseringsplaner, vill de också göra genomtänkta val där organisationen, processer, juridik och medborgarvärde väger tungt och tas i beaktan.
- Studier och forskning visar att färre måste göra mer inom en rad områden inom det offentliga, säger Daniel Leon. För att det ska vara möjligt krävs ett effektivt och genomtänkt digitalt stöd. Vi har en ganska öppen ambition när det gäller AI. Vi vet att vi vill använda AI – men på rätt sätt.
Det finns mycket som AI kan göra för kommuner. Många repetitiva uppgifter kan hanteras eller effektiviseras med hjälp av AI, maskininlärning eller RPA. En kommun har också väldigt mycket data, där AI-drivna språkmodeller (så kallade LLM, Large Language Model) kan hjälpa till att leta och snabbt hitta rätt bland informationen.
AI-teknik kan också spela en viktig roll i kommunens planering och beslutsfattande, där tekniken kan användas för att verifiera resultat och underlag, eller bistå med prediktiva analyser kring behov och utvecklingen framåt. Detta kan i sin tur ligga till grund för utbyggnad av medborgarservice, som vård, skola omsorg.
- Inom vissa områden skulle vi exempelvis kunna ta hjälp av AI för att ge medborgarna svar eller besked snabbare, säger Daniel Leon. Ta exempelvis hantering av ekonomiskt bistånd till medborgare. Där har vi tagit del av andra kommuners lärdomar. Det ligger nära till hands att det är viktigt för medborgarna att få snabba utbetalningar. Det visade sig dock att ett snabbt besked var viktigare än själva utbetalningen. Att verifiera ansökningar och automatisera sammanställningen av underlag är något som AI kan bidra med och som kan innebära en snabbare återkoppling.
För att kunna bygga vidare på digitaliserings- och AI-strategin ville Daniel Leon och hans kollegor skapa ett bra underlag och en trovärdig analys av nuläget, för att kunna bygga en tydlig plan, som tar alla viktiga delar i beaktan.
- När det gäller AI så är det viktigt att det inte bara blir ett teknikprojekt, säger Daniel Leon. Det handlar också mycket om kompetens, organisation och hur initiativen ska kunna utvecklas framöver. Samtidigt får vi inte avvika från grunden i den kommunala verksamheten och att vi även fortsättningsvis bygger en robust verksamhet.
Varbergs kommun valde att genomföra CGI:s AI Maturity Assessment, som är utformad för att verksamheter ska kunna utvärdera sina förmågor inom AI, se vad som krävs för att kunna utnyttja AI på ett bra sätt samt kunna utforma en genomtänkt och bra plan och strategi för AI framöver.
- Det är möjligt att genomföra en mognadsmätningen själv, men genom att ta hjälp av CGI fick vi en mycket mer genomtänkt analys av resultatet och framför allt väldigt professionell och kunnig hjälp med att identifiera gap och bygga planen framöver, berättar Daniel Leon. Att också få hjälp med att prioritera och skapa planen framåt var ovärderligt.
Inom organisationen har medarbetarna varit väldigt positiva till att delta i mognadsmätningen. Många har tyckt att det varit spännande att vara med i processen och många är sugna på att komma igång.
- Det är kul att så många är intresserade och engagerade, men det är viktigt att vi inte bara kastar oss in i olika AI-projekt, säger Daniel Leon. Mognadsutvärderingen har givit svart på vitt vilka områden och delar som måste vara med i AI-planen. Vi behöver exempelvis vara väldigt noga med vilken information som används och lämnas ut. Dessutom är det många juridiska frågor som vi behöver stöta och blöta.
Med resultatet från CGI:s AI Maturity Assessment har kommunen nu en bra plattform att stå på, men också förutsättningar för att kunna använda AI på ett ansvarsfullt och genomtänkt sätt.
- Det är väldigt viktigt att vi är med på AI-tåget, inte minst för att samla kunskap, erfarenheter och bygga upp egen kompetens, säger Daniel Leon. Det ger oss också bättre förutsättningar för att kunna nyttja AI på ett bra och hållbart sätt, som ligger i linje med verksamheten och våra mål samt att vi skapar processer och rutiner från början. Jag tycker också att det är viktigt att vi tar oss tid att dokumentera vad vi gör och hur vi kommer att använda och integrera AI i verksamheten. Med underlaget från AI Maturity Assessment har vi mer kunskap och därmed kan vi skapa en mer hållbar roadmap.
- Samarbetet med CGI har varit väldigt bra, säger Daniel Leon. Kompetensen och engagemanget hos CGI:s konsulter har varit mycket hög och en stor tillgång. Jag måste också ge dem en stor eloge för deras attityd. De har varit väldigt positiva genom hela processen, med fullt fokus på vad som går att göra. Det har givit oss en mycket bra energi och entusiasm i hela organisationen.
Att arbeta tillsammans med CGI genom hela utvärderingen har givit både verksamheten och Digitaliseringsenheten stora möjligheter att reflektera över AI och hur verksamheten bäst kan utnyttja tekniken. Daniel Leon har också flera bra insikter i hur verksamheten ska organiseras för att få bästa utväxling på sina AI-initiativ.
-Jag ser att vi skulle behöva ett AI core team, som kan arbeta fram en tydlig strategi, principer, processer och mål, berättar Daniel Leon. Den grupperingen kan sedan arbeta med kommunens jurister för att få de juridiska delarna på plats. De kan även ge IT-avdelningen i uppdrag att ta fram en teknikplan kopplat till AI-initiativen. En viktig del är också att ha HR med på tåget. Detta core team kan sedan agera som ett stöd för hela verksamheten. När utvecklingen är snabb, både för tekniken, och för verksamheten, är det ännu viktigare att verksamheten får bra vägledning.
Med ett solitt och genomarbetat underlag där teknik, medarbetare och medborgare tagits i beaktan kan Varberg kommun nu utveckla sin digitaliseringsstrategi och sina AI-initiativ. Detta med förvissning om att de projekt de väljer, kommer att komma både verksamhet och kommunen tillgodo på ett ansvarsfullt, hållbart och effektivt sätt.
Är du intresserad av att få hjälp med din AI-strategi eller -plan framåt, tveka inte att kontakta oss på CGI. Vi har lång erfarenhet av att utveckla genomföra och driva innovativa AI-projekt för en rad olika verksamheter.
[1] https://varberg.se/analys-varberg/analys-2024/analys-av-malomradena/en-effektiv-hallbar-och-nytankande-organisation
[2] https://varberg.se/analys-varberg/analys-2023/valfardsuppdraget-forandras
