Vi har både spännande och utmanande tider framför oss. 70 procent av de barn som föds idag beräknas bli över 105 år. Om tio år kommer antalet äldre över åttio år att vara 50 procent fler än idag. Under samma tidsperiod kommer den arbetsföra befolkningen bara att ha ökat med fem procent. För att vi som samhälle ska kunna hantera denna situation behöver vi hitta nya och smarta sätt att arbeta på. Men, inte bara det. Vi måste också med god framförhållning förstå hur det offentliga kan bli mer effektivt och organisera sig för att skapa en bättre och mer medborgarcentrerad verksamhet.
Josephine Jernberg, Mona Ekesryd och Thomas Wallenfeldt på CGI har alla stort fokus och lång erfarenhet från offentlig sektor där de bland annat arbetar med att stötta kommuner, regioner och myndigheter att bli mer informations- och datadrivna.
Varför bli mer datadriven
Inom det privata näringslivet har det under lång tid varit en stark trend att nyttja data för att öka produktivitet, få bättre beslutsunderlag och öka kundfokuset. Trenden finns också för offentlig sektor, men mognaden varierar och initiativen är spretigare. Vi har diskuterat drivkrafter och varför offentlig sektor behöver fokusera på området med CGI:s experter.
- I korta drag handlar det ju om att bli mer effektiva och att kunna planera för framtiden på ett mer tillförlitligt sätt, säger Thomas Wallenfeldt, ansvarig för Datadriven Hälso- och sjukvård på CGI. Genom att använda den information och data som verksamheterna redan har så kan de titta på hela verksamheten från en strategisk nivå och med ett långsiktigt perspektiv, utifrån hur befolkningen utvecklas, till hur de kan ge bättre service och vård för varje enskild individ.
- Så som offentlig verksamhet är organiserad är det exempelvis för en äldre sjuk person minst två olika huvudmän inblandade när det gäller sjukvård, läkemedel och hemtjänst, säger Josephine Jernberg, Senior Business Consultant, nationella e-hälsoteamet, CGI. Med hjälp av data- och informationsdelning skulle mängder av dubbeljobb kunna undvikas och samtidigt skulle individen kunna få avsevärt bättre service och omvårdnad.
Vinster med att utnyttja sin information
Digitalisering av offentlig sektor har pågått under lång tid. En grundsten i digitalisering är att utnyttja sin information och data. Många kommuner, regioner och myndigheter har börjat, men på de flesta håll finns det mycket mer att göra. Samtidigt sätter kostnadsökningar, inflation och ytterligare arbetsbelastningar press på många offentliga verksamheter. Finns det då över huvud taget utrymme för nyutveckling inom information- och datadrivet?
- Det finns stora besparingar att göra genom att bli mer datadrivna, säger Mona Ekesryd, Senior Consultant inom CGI:s nationella e-hälsoteamet med fokus på kommuner. Att få ordning på sin information är ett viktigt steg och en förutsättning för att kunna jobba informationsdrivet. Det kan låta som bara en kostnad, men det är inte ovanligt att en översyn över system och data gör att en rad system kan elimineras, vilket direkt sänker kostnaderna.
- Får man ordning på data och information går det sedan att börja jobba med de områden inom verksamheten som ger störst effekt och mest resultat, säger Josephine Jernberg. Idag är det exempelvis helt möjligt för medborgare att göra en rad mätningar själva i hemmet. Det gör att olika huvudmän kan ta del av realtidsdata som i sin tur ger olika typer av vård- och omsorgspersonal bättre beslutsunderlag. Det ger också den enskilda individen större kontroll över sin egen livssituation.
- Med olika typer av tekniska lösningar går det också att förse exempelvis hemtjänstpersonal med en lösning som gör att de kan rapporterar via en app i mobilen, eller till och med talar in information, som sen automatiskt uppdaterar alla relevanta system, fortsätter Mona Ekesryd. Idag är det inte ovanligt att en personal behöver uppdatera en rad olika system med samma information manuellt. Att automatisera detta kan spara mycket tid som i stället kan läggas på brukarna.
- I nästa steg går det att använda information för att bättre förstå hur vården ska kunna optimeras mellan sjukvård, primärvård, ambulans och akutsjukvård, säger Thomas Wallenfeldt. Dessa verksamheter agerar ofta i silos, men en patient rör sig inte i silos. Genom att använda hälsodata går det att hjälpa patienter både förebyggande och till rätt vårdinstans. Det kan göra att patienter får hjälp tidigare och inte behöver uppsöka sjukhus, som i sig fördyrar vården.
Bästa vägen till en datadriven verksamhet
Det finns stora skillnader över landet i hur långt olika offentliga verksamheter kommit i sin digitalisering och dataanvändning. Region Halland är en av de regioner som levererar bäst nytta till invånarna i Sverige vad gäller hälso- och sjukvård.[1] Kvaliteten är i topp och kostnaderna bland de lägsta i landet i och med att de på ett tidigt stadie börjat arbeta informations- och datadrivet. Samtidigt är andra verksamheter bara i startgroparna. Hur ska verksamheter gå till väga för att uppnå goda resultat utan att de behöver göra orimliga investeringar i projekt för att bli mer data- och informationsdrivna?
- Det kan idag finnas juridiska utmaningar med att dela data mellan olika huvudmän, som mellan omsorg och sjukvård, säger Mona Ekesryd. Det finns dock flera sätt att med gemensamma initiativ hitta vägar framåt.
- Det är viktigt att säga att det kan gå snabbt att få riktigt goda effekter genom att börja inom ett avgränsat och väl definierat område, säger Thomas Wallenfeldt. På ett mer övergripande plan är det viktigt att börja identifiera vilka områden som skulle kunna ge störst nytta och att sedan prioritera aktiviteterna för att säkerställa att resultat uppnås snabbt och att effekterna blir stora.
- Många tror att det främst rör sig om teknikprojekt, men faktum är att kanske 20 procent är teknik, resten är få processer, arbetssätt och organisation att jobba tillsammans med tekniken, säger Mona Ekesryd. Grunden är dock att få ordning på sin data och att ha en tydlig informationsstruktur. Det är ett grundjobb som måste göras för att mer övergripande och omfattande kunna genomföra datadrivna projekt eller att ställa om hela verksamheten. Vi på CGI har exempelvis en tjänst som heter ”Data Health Check”, som gör just detta.
- Ett viktigt arbete är också att förbereda verksamheten, eftersom den största effekten av att bli datadriven uppnås om arbetssätten också förändras, säger Josephine Jernberg. Här är det viktigt att arbeta nära verksamheten och med genomgripande förändringsledning.
CGI har i en rad projekt och initiativ arbetat med en rad olika offentliga verksamheter för att de ska bli mer datadrivna. Företaget har därför stor kunskap och förståelse för offentliga verksamheter, men också en utarbetad metodik för att göra kommuner, regioner och myndigheter mer datadrivna.
Viktiga steg i detta arbete är:
- Att sätta tydliga mål och ha en tydlig ledning
- Verifiera verksamhetens data, vilket kan göras med CGI:s tjänst ”Data Health Check”
- Förbereda och arbeta med organisationen genom förändringsledning
- Identifiera scenarios
- Anpassa processer och arbetssätt
- Utveckla eller anpassa tekniska verktyg
För verksamheter som vill utforska vad eller hur de kan uppnå fördelar med att utnyttja sin information och data finns mer information på CGI:s webbplats.
