Digitalisering och optimering är oftast inte en lyx, utan helt enkelt en nödvändighet för att kunna reagera på förändringar, vässa konkurrenskraften och kanske till och med för att överleva när en bransch genomgår stora förändringar. Vägen till digital affärsutveckling går dock alltid via en grundlig analys av processer och värdekedjor.

För att hjälpa verksamheter att hantera detta använder vi på CGI en modell vi kallar Value Stream Analysis. Det är ett effektivt verktyg som vi ursprungligen utvecklade för att använda i förberedelserna för stora ERP-implementationer och uppgraderingar.

Value Stream Analysis handlar om att identifiera och analysera problemområden och processer för att hitta dem som ger mest värde att optimera. Vår erfarenhet visar också att Value Stream Analysis med fördel kan användas som ett fristående och kostnadseffektivt verktyg för att skörda lågt hängande frukter snabbt.

Vissa förberedelser krävs dock. Men det krävs inte mycket för att få en bra utgångspunkt. För att skapa ett så optimalt utgångsläge som möjligt har vi identifierat fem viktiga frågor som alla verksamheter bör ställa sig innan de påbörjar någon form av digital affärsutveckling.

1. VILKA ÄR VÅRA RIKTIGA UTMANINGAR?

Detta handlar om att ta reda på var det "gör ont" genom att använda en strukturerad ram som identifierar utmaningarna. Istället för att göra individuella intervjuer samlar vi människor från flera avdelningar och pratar öppet om de olika processerna och problemen. Det skapar transparens och nya insikter i hela organisationen.

2. VAR ÄR VI NU?

Övningen här går ut på att bestämma det som kan kallas företagets mognad i förhållande till digitalisering. Detta kan mätas i flera dimensioner, bland annat:

  • Processmognad - har vi arbetsflöden och processer som alla följer, eller gör vi saker på vårt eget sätt?
  • Organisatoriskt - hur beroende är vi av individer? Har företaget ett PMO (projektledningskontor), där man är van vid att hantera flera projekt?
  • KPI:er och rapportering - följer vi samma KPI:er och rapporter?
  • Masterdata - hur är datan organiserad och hur hög (eller låg) är dess kvalitet?
  • IT-plattform: Har vi många föråldrade system? Kan vi skala vår plattform, eller begränsar den oss?

3. NÄR RENODLADE VI SENAST VÅRA PRODUKTER OCH TJÄNSTER?

Ta en lång och grundlig titt på förhållandet mellan kostnader och intäkter för varje enskild produkt eller tjänst. Kanske väntar en överraskning eller två och ofta dyker den allestädes närvarande 80/20-regeln  upp här.

Omvänt måste man också inse att vissa produkter eller tjänster som vid första anblicken verkar mindre lönsamma kan vara strategiskt motiverade, till exempel på grund av konkurrens på marknaden, eller för att produkten kompletterar och därmed indirekt stöder försäljningen av andra produkter.

Tricket är att identifiera dem och aktivt ta ställning till hur och hur väl IT-strategin stöttar varje enskild produkttyp.

4. HAR VI ETT BUSINESS CASE VI KAN AGERA PÅ?

Vad vill vi uppnå - och hur? Många projekt börjar med en affärsplan som har hypotetiska, övergripande mål. Målen måste sätta riktningen för ett projekt, men ofta är de för vaga för att du faktiskt ska kunna använda dem till någonting. Därför måste målen brytas ner så att de blir konkreta och mätbara. När du väl har gjort det har du grunden för ett business case du faktiskt kan agera på.

5. HAR LEDNINGEN UNDERLAG DE KAN LEDA UTIFRÅN?

Om ledningen ska lyckas med att hantera komplexa projekt och fatta rätt beslut längs vägen måste det finnas ett användbart ramverk och en uppsättning riktlinjer som passar projektet. Övningen är att översätta målen till milstolpar som gör att ledningen kan fatta beslut som stöder projektet på bästa möjliga sätt.

VARNING FÖR FALLGROPAR

Slutligen en välmenande uppmaning att undvika de två mest uppenbara fallgroparna som kan sätta käppar i hjulen för alla typer av digital affärsutveckling:

  • Processerna först, sedan tekniken. Teknik är bara ett hjälpmedel, inte målet i sig. Value Stream Analysis handlar först och främst om att identifiera och analysera de problemområden och processer som ger störst värde att optimera.
  • Och till sist, se till att både verksamheten och IT är inblandade. Digital affärsutveckling handlar om att få IT att stötta verksamhetens behov. Därför är det avgörande att både verksamheten och IT-avdelningen sitter med vid bordet från början. Att utveckla företagets verksamhet är en resa som alla i företaget måste vara del av.

Kontakta oss för att förstå mer om hur CGI kan hjälpa ditt företag med Value Stream Analysis.