Vi vill alla att våra medarbetare ska vara motiverade för att prestera på topp. Därför sätter vi upp mål och har i många år följt upp dessa genom det traditionella medarbetarsamtalet. Men för att kunna ge rätt stöd vid rätt tidpunkt, och ge möjlighet för anställda att nå sin fulla potential, behöver vi verktyg som ger oss bättre möjligheter att ge feedback på medarbetarens arbetsuppgifter i realtid. Just det blir möjligt när vi realiserar kontinuerlig prestationshantering, eller Continuous Performance Management som det också kallas.
Vad innebär kontinuerlig prestationshantering?
Kontinuerlig prestationshantering kan ses som en del av Talent Management-processen. Det är en pågående process som sträcker sig över hela året och syftar till att skapa en kultur av regelbunden, öppen och meningsfull dialog och feedback mellan framförallt chef och medarbetare. Det bygger på närhet och korta coachande återkopplingar till skillnad från de traditionella processerna för prestationshantering som består av de nästan högtidliga årliga medarbetarsamtalen där chefer tillsammans med sina medarbetare dammar av de mål som satts upp ett år tidigare.
Processen kan liknas vid agila arbetssätt med kortare granskningscykler för att iterativt förbättra leveransen. Istället för att utvärdera efter ett projekt är slut, så utvärderar vi löpande under arbetets gång. På samma sätt gör vi med våra medarbetares utveckling.
Att realisera en process för kontinuerlig prestationshantering innebär att:
Anställda registrerar målrelaterade aktiviteter och resultat så att deras chefer får bättre överblick över deras prestation, och kan visa på det värde medarbetaren bidrar med.
Medarbetare länkar sina dagliga aktiviteter till sina mål för att sammanlänka sitt arbete.
Chefer ger frekvent feedback och coachning i realtid för de pågående aktiviteterna som medarbetaren arbetar med, för att hjälpa sina medarbetare utvecklas och nå sin fulla potential.
Medarbetare och chefer genomför regelbundna, strukturerade och meningsfulla 1:1 samtal genom att utgå från de pågående aktiviteterna.
Varför är kontinuerlig prestationshantering viktigt?
I en era som kännetecknas av innovation, där verksamheter kontinuerlig förändras, har medarbetarupplevelsen kommit att bli central. För att ett företag ska kunna prestera på topp behövs engagerade och produktiva medarbetare, även under osäkra tider. Därför måste ledarna säkerställa att medarbetare känner sig värdefulla och trygga genom en positiv medarbetarupplevelse.
Genom att ha en frekvent och pågående dialog om mål, aktiviteter och prestation blir det lättare att hålla samtalen naturliga och öppna. Medarbetare är olika så det blir lättare för chefer kan fånga upp de utmaningar som varje enskild medarbetarna står inför och ge coachning - innan uppgifterna faller mellan stolarna. Samtal kan på så sätt bli mer meningsfulla och skapa mervärde för både organisation och individ. Samtidigt får vi prestationsunderlag som ger en mer rättvis bild av våra medarbetare vilket bidrar till en mer faktabaserad lönerevision.
Några vanliga utmaningar handlade plötsligt om att se till att alla känner sig inkluderade, att få till regelbundna dialoger och att bli bekväm i kommunikation genom en skärm. Med de nya förutsättningarna har därför kontinuerlig prestationshantering blivit en allt viktigare process.
Att komplettera sina årliga medarbetarsamtal med en kontinuerlig process gör prestationsledningen framåtblickande, proaktiv och flexibel istället för tillbakablickande. Det är viktigt för att hjälpa medarbetare att utvecklas utefter sitt behov. Utvärderar vi våra mål långt i efterhand, riskerar vi att missa viktiga prestationer, utvecklingspotential, och feedbacken från chefer blir snarare reaktiv än proaktiv.
Distansarbete skapar nya utmaningar
Under 2020 ökade distansarbetet snabbt samtidigt som osäkerheten på arbetsmarknaden ökade. Det blev svårare för chefer att följa upp sina teammedlemmars arbete och ge feedback på deras arbetsinsatser eftersom de inte var lika synliga som tidigare. Hur långt man hade kommit i sina digitaliseringsprocesser blev kritiskt liksom den feedbackkultur som byggts upp i organisationen sedan tidigare. Några vanliga utmaningar handlade plötsligt om att se till att alla känner sig inkluderade, att få till regelbundna dialoger och att bli bekväm i kommunikation genom en skärm. Med de nya förutsättningarna har därför kontinuerlig prestationshantering blivit en allt viktigare process för att skapa naturliga och coachande samtal kring prestation och mål även på distans.
Att börja arbeta med kontinuerlig prestationshantering innebär en kulturförändring. Detta kan vara en utmaning, och för att lyckas behöver man kartlägga syftet och förmedla det till organisationen.
Att börja arbeta med kontinuerlig prestationshantering
Att börja arbeta med kontinuerlig prestationshantering innebär en kulturförändring. Detta kan vara en utmaning, och för att lyckas behöver man kartlägga syftet och förmedla det till organisationen. Det är också viktigt att förstå hur man arbetat tidigare och vad det är som kommer att förändras, och att säkerställa en samsyn kring det i organisationen.
Det finns också hjälpmedel tillgängliga för att bygga en kultur av kontinuerlig feedback och stötta kommunikationsprocessen. Sådana verktyg ska vara lättillgängliga för anställda och enkla att använda. Det ska vara en plats för anställda att registrera aktiviteter och prestationer mot uppsatta mål, och en plats för chefer att ge återkoppling. Möjligheten att hantera personal som arbetar både på distans och fysiskt på arbetsplatsen ska finnas. Det innebär att de behöver vara digitala och gärna mobila. På det här sättet kan vi skapa en kultur som genomsyrar hela organisationen med alla dess ledare och medarbetare. Fortsätter vi också att arbeta med positiv förstärkning under en förändringsprocess och att stötta det beteende som man syftar till att skapa underlättar vi processen ytterligare.
Webinar on demand
Vill du veta mer om kontinuerlig prestationshantering och våra digitala verktyg för detta så kan du ta del av vårt webbinarium från 24 mars 2021 eller boka ett möte med oss.
